Приемы работы с таблицами.

Добавление, редактирование и удаление данных в таблице осуществляется в режиме таблицы. Необходимо дважды щелкнуть в нужной таблице в окне базы данных или выделить таблицу, а затем щелкнуть на кнопкеОткрыть.

Рис.9. Окно работы с данными в таблице.

Каждая запись имеет слева кнопку (маркер записи). Щелчок на этом маркере выделяет всю запись и готовит ее к копированию, перемещению, удалению. Щелчок правой кнопкой на выделенной записи открывает контекстное меню для операций с записью.

Маркер, находящийся в левом верхнем углу таблицы, — это маркер таблицы. Щелчок на нем выделяет всю таблицу, а правый щелчок открывает контекстное меню для операций с таблицей в целом.

Если содержимое поля не полностью умещается в ячейке таб­лицы, столбец можно расширить. При наведении указателя мыши на границу между столбцами указатель меняет форму. Теперь границу можно перемещать методом перетаскивания, а двойной щелчок, выполненный в этот момент, автоматически устанавливает ширину столбца равной длине самого длинного значения в данном поле.

Контекстное меню записи позволяет удалять, копировать и перемещать записи и управлять высотой строки

Р

Контекстное меню столбца позволяет сортировать записи, копировать, удалять и перемещать столбцы, управлять их шириной и режимом отображения

ис. 10. Приемы работы с записями таблицы.

Рис.11. Приемы работы с полями таблицами.

• Ввод данных в поля MEMO

В режиме таблицы можно вводить данные в поле MEMO, но увидеть данные сразу обычно невозможно. Нажатие <Shift+F2> открывает увеличенное окно ввода, удобное для работы с большими текстами.

• Добавление данных в поля объекта OLE можно следующим образом:

1. В приложении Windows, содержащем данные для вставки в поле, выделить нужные данные.

2. Выполнить команду Правка - Копировать.

3. Перейти в Access и поместить курсор в поле объекта OLE необходимой записи.

4. Выполнить команду Правка - Вставить.

Ключи

Для реляционных СУБД, таких как Access, данные разных категорий хранятся в разных таблицах. Это позволяет исключить избыточность информации. Однако между таблицами должна быть установлена связь. Только тогда будет обеспечиваться правильная обработка данных. Выше уже говорилось о таких понятиях, как уникальные поля и ключевые поля. Для рациональной, правильной работы с базой данных необходимо познакомиться еще с понятиями первичного и вторичного ключа, а также индексированного поля.

• Первичный ключ -одно или несколько полей, по которым однозначно идентифицируются записи в таблице. Первичные ключи увеличивают быстродействие и делают возможным добавление связей по умолчанию. Для первичных ключей всегда необходимо использовать данные, которые никогда не будут повторяться (номера покупателей, счетов, страховок, накладных). Иногда имеет смысл в качестве первичного ключа использовать комбинацию полей. В этом случае говорят, что таблица имеет двойной (тройной и т.д.) сцепленый ключ.

По умолчанию первичные ключи в списке табличных данных отображаются первыми.

В режиме конструктора таблиц первичный ключ можно задать следующим образом: выбрать одно или несколько полей; щелкнуть на пиктограмме “ключ” основной панели инструментов Access. Слева от имен полей появится пиктограмма с изображением ключа.