7.4 Сортировка списков

При выполнении различных задач может возникнуть необходимость сортировки списков. Сортировать можно как числовые, так и текстовые данные и даты. Текстовые данные можно отсортировать как в алфавитном порядке, так и в порядке, обратном алфавитному. Числовые данные сортируются в порядке возрастания или в порядке убывания. Аналогично сортируются даты. Сортировать можно как строки списка, так и столбцы.

Сортировка строк

По умолчанию строки списка сортируются по содержимому одного из столбцов. Однако можно сортировать по содержимому двух и трех столбцов.

При использовании функций списка выделение списка производится автоматически. Но пользователь может предварительно выделить для сортировки лишь часть списка. Чтобы выполнить сортировку, нужно выбором пунктов меню Данные, Сортировка… открыть диалоговое окно «Сортировка диапазона» (рис. 7.3).

Рисунок 7.3 – Диалоговое окно Сортировка диапазона

Если первая строка выделенного диапазона содержит заголовки столбцов, то следует в области Идентифицировать поля по выбрать переключатель подписям (первая строка диапазона). Если же будет выбран переключатель обозначениям столбцов листа, то сортировка будет выполняться с учетом данных первой записи выделенного диапазона.

Диалоговое окно имеет три области:

Сортировать по – указывается поле, по которому следует сортировать в первую очередь.

Затем по – указывается поле, по которому следует сортировать во вторую очередь, если при сортировке по первому полю образовались группы записей с одинаковым содержимым поля, по которому выполняется сортировка в первую очередь.

В последнюю очередь, по – указывается поле, по которому следует сортировать в третью очередь.

Поля, по которым выполняется сортировка, выбираются из списков, раскрывающихся щелчком на кнопках в областях выбора полей сортировки. В этих же областях можно выбрать порядок сортировки – по возрастанию или по убыванию. Если при сортировке текстовых данных нужно различать прописные и строчные буквы, следует щелчком мыши на кнопке Параметры… раскрыть диалоговое окно «Параметры сортировки» (рис. 7.4) и установить флажок Учитывать регистр.

Рисунок 7.4 – Диалоговое окно Параметры сортировки

Практическое задание.Выполнить несколько вариантов сортировки по одному, двум и трем столбцам.

Если вы неправильно отсортировали список, выберите команду «Правка, Отменить сортировку» или нажмите клавиши <Ctrl>+<Z> сразу же после операции сортировки, чтобы вернуть исходное состояние списка.

Если перед сортировкой выделить диапазон внутри списка, появится предупреждающее диалоговое окно «Обнаружены данные вне указанного диапазона». Выберите переключатель «Автоматически расширить выделение» или «Сортировать в пределах указанного выделения». Если выбрать второй переключатель, будет отсортирована только выделенная часть списка, а смежные поля и записи не изменятся. Это может повлиять на содержимое записей.

Сортировка по столбцам. По умолчанию сортировка выполняется по строкам. Если же нужно сортировать по столбцам, то следует открыть окно «Параметры сортировки» и в области Сортировать включить переключатель столбцы диапазона.