8

Задание для практической работы № 7.1 сортировка списков

Создайте новую книгу с именем ПР № 7.1 Фамилия.

Напечатайте на первомлистев первойстрокеПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА№ 7.1

во второйстроке – свою фамилию, инициалы и вставьте дату и время,

в третьейстрокенапечатайте: Тема занятий: Сортировка данных.

Задание 1. Выполните на втором листе книги практические задания

п. 7.1 «Функции списка» и п. 7.2 «Функция автозаполнения»

Задание 2. Выполните практические задания

п. 7.3 «Использование формы» и п. 7.4 «Сортировка списков»

Полученную книгу сохраните в личной папке, а затем скопируйте ее в папку control группы.

Тема 7. Сортировка списков.

ЦЕЛЬ: изучить технологию работы со списками; получить практические навыки фильтрации данных

7.1 Функции списка

Табличный процессор Excel имеет специальные средства, которые облегчают работу с большими массивами данных – так называемые функции списка.

Список представляет собой непрерывный диапазон ячеек рабочего листа, содержащий данные определенной структуры, который может использоваться в качестве базы данных. После организации информации в форме списка данные можно сортировать, фильтровать и подводить итоги. Каждый столбец списка содержит данные одного типа. Столбцы списка называются полями. Каждая строка списка образует запись.

Список может быть создан в любой части рабочего листа. Чтобы создать список, введите названия полей в каждом столбце той части рабочего листа, где нужно сформировать список. Необходимо убедиться в том, что область рабочего листа под именами полей не содержит никаких данных, чтобы список можно было расширять. Классическим примером списка является список людей с именами, фамилиями, адресами и т. д. Освоим методы работы со списками на примере таблицы Список сотрудников.

Практическое задание. Создайте и сохраните новую книгу под именемПР № 7.1 Фамилияв своей папке.

На новом листе создайте таблицу Список сотрудников (рис. 7.1)

Список сотрудников
N	Фамилия	Имя	Должность	Дата рождения	Адрес	Телефон	Оклад
1	Котов	Андрей	Продавец	6 Декабрь, 1948	Южная 4, кв.12	34-45-12	125,00 грн
2	Попов	Игорь	Продавец	23 Апрель, 1956	Семеновская 34, кв.89	23-45-07	250,00 грн
3	Крылова	Екатерина	Менеджер	1 Август, 1979	Центральная 18, кв.4	34-90-11	420,00 грн
4	Климчук	Татьяна	Директор	16 Май, 1955	Нагорная 8, кв.4	56-45-78	756,00 грн
5	Попов	Петр	Продавец	23 Январь, 1974	Пушкинская 48, кв.14	55-44-32	235,00 грн
6	Попов	Олег	Координатор	2 Март, 1965	Ивановская 16, кв.6	26-67-84	312,00 грн
7	Орлов	Игорь	Менеджер	23 Февраль, 1979	Пироговская 26, кв.10	34-17-09	400,00 грн
8	Гаврилова	Мария	Референт	5 Июнь, 1978	Рыночная 12, кв.7	56-32-73	320,00 грн
9	Смирнов	Петр	Секретарь	19 Декабрь, 1980	Лесная 7, кв.8	34-76-65	190,00 грн
10	Нечаев	Юрий	Водитель	30 Июнь, 1975	Озерная 6, кв.45	34-56-87	242,00 грн
11	Потапов	Сергей	Водитель	24 Ноябрь, 1961	Пушкинская 8, кв.34	56-21-80	456,00 грн

Рисунок 7.1 – Таблица Список сотрудников

Программа выделяет списки автоматически и при выполнении некоторых операций (применении функций списков) автоматически выделяет их. При автоматическом выделении списка программа сравнивает содержимое первой и второй строк списка. Если данные в этих строках отличаются по типу или оформлению, процессор считает первую строку заголовками столбцов и не обрабатывает ее.

При автоматическом определении и выделении списка признаком его конца является первая пустая строка. Поэтому следует удалить пустые строки. Если же их не удалять, то перед применением функций списков нужно будет выделять ячейки вручную. Функции списка нельзя применять к несмежным ячейкам.

Из вышесказанного можно сделать следующий вывод – для того чтобы Excel определял данные в таблице как список необходимо:

1. чтобы формат, используемый в заголовках столбцов, отличался от форматов остального содержания таблицы (в нашей таблице заголовки выделены полужирным шрифтом и центрированы);

2. чтобы все данные в столбцах, кроме заголовков имели одинаковое оформление;

3. при вводе данных не оставлять пустых строк и строк, содержащих дефисы или подчеркивание.

Процессор содержит следующие функции списка: сортировка; фильтр.

Списки Excel являются довольно гибкой структурой данных в том смысле, что можно изменять порядок следования записей; можно фильтровать содержимое списка, чтобы отобразить только определенные записи; использовать функции автозаполнения, формы, итогов.