7.2 Функция автозаполнения

Функцию автозаполнения целесообразно применять при формировании списка, в котором содержатся повторяющиеся значения. Чтобы эта функция работала, нужно последовательно выбрать пункты меню Сервис/Параметры. В открывшемся диалоговом окне «Параметры» выбрать вкладку Правка и установить флажок Автозаполнение значений ячеек.

Если данный режим включен, то при вводе текста в ячейку таблицы процессор проверяет содержимое других ячеек данного столбца. Если в этих ячейках имеется текст, первые символы которых совпадают с символами текста, введенного ранее, процессор предлагает этот вариант текста. В случае, когда предлагаемый текст подходит для данной ячейки, ввод его можно на этом закончить и перейти к следующей ячейке. Если же не подходит, то следует продолжить ввод. Например, в рассматриваемой таблице дважды встречается фамилия Попов. При попытке второй раз ввести эту фамилию процессор после набора первой же буквы предлагает слово Попов. Поскольку именно эту фамилию нужно ввести, достаточно нажать клавишу <Enter> или одну из клавиш управления курсором – фамилия Попов будет введена в ячейку. При вводе фамилии Потапов процессор вновь предложит фамилию Попов. Так как в данном случае нужно ввести другое слово, следует продолжить его ввод в обычном режиме.

Практическое задание.Ввести в таблицу еще несколько записей, в которых могут повторяться записи в ячейках. Обратить внимание на то, как работает функция автозаполнения.

7.3 Использование формы

Табличный процессор позволяет выполнять ряд операций с применением диалогового окна формы. Применение этого окна упрощает выполнение таких операций, как дополнение списка новыми данными, поиск информации, редактирование имеющихся сведений, удаление ненужных данных.

Чтобы открыть окно формы, нужно выделить любую ячейку в пределах списка и выбрать пункты меню Данные, Форма. В заголовке диалогового окна (рис 7.2) отображается номер листа рабочей книги (или название листа, если таковое ему присвоено). В левой части окна в столбец расположены заголовки колонок таблицы. Правее заголовков расположены поля ввода данных. Если в таблице имеются данные, то в них представлено содержимое первой строки списка. Правее полей имеется линейка прокрутки. С помощью ее можно выводить в форму записи других строк таблицы в пределах списка. Правее полей ввода данных расположен ряд кнопок, над которыми выведены сведения об общем количестве записей в списке и номер текущей записи.

Рисунок 7.2 – Окно формы

Назначение кнопок следующее:

Добавить – выводит очередную свободную строку для ввода новых данных.

Удалить – удаляет текущую запись. При этом восстановить удаленную запись кнопкой Отменить на панели инструментов или соответствующим пунктом меню Правка невозможно.

Вернуть – используется при редактировании записи для отмены введенных

изменений.

Назад – возвращает предыдущую запись.

Далее – переводит на следующую запись.

Критерии – используется при поиске записей по заданному критерию.

Закрыть – завершает работу с окном формы.

Редактирование записей с помощью формы

Для редактирования записи нужно открыть окно формы и, используя кнопки Далее и Назад, найти нужную запись. По умолчанию при отображении записи в диалоговом окне формы выделено первое поле. Редактирование данных выполняется так же, как и редактирование обычного текста. Перейти к следующему полю можно либо щелчком мыши на соответствующем поле, либо используя клавишу <Tab> (для перемещения на следующее поле) или комбинации клавиш <Shift>+<Tab> (для перемещения на предыдущее поле).

Вводимые изменения сохраняются при переходе к следующей записи или при нажатии клавиши <Enter>. После щелчка на кнопке Закрыть диалоговое окно формы закрывается, а введенные изменения сохраняются. Кнопка Вернуть или клавиша <Esc> отменяют внесенные изменения.

Ввод новой записи

Чтобы ввести новую запись в таблицу, нужно открыть диалоговое окно формы и щелкнуть на кнопке Добавить – открывается данное окно со свободными полями. После завершения ввода данных следует нажать клавишу <Enter> – новая запись появляется в списке на следующей строке.

Поиск записей

Для поиска определенной записи с помощью формы данных используются критерии поиска. Чтобы задать критерий поиска, нужно открыть окно формы данных и щелкнуть на кнопке Критерии. В нужном поле ввести критерий поиска и щелкнуть на кнопке Далее – в форме появляется первая после текущей запись, удовлетворяющая заданному критерию. Чтобы продолжить поиск в прямом направлении, следует щелкнуть на кнопке Далее, а в обратном – на кнопке Назад. Перед щелчком на кнопке Критерии рекомендуется сделать текущей первую запись. В этом случае можно будет использовать только кнопку Далее.

Например, нужно выделить записи о сотрудниках с именем Петр. Для этого необходимо открыть форму данных, сделать первую запись текущей и щелкнуть на кнопке Критерии. В поле Имя ввести Петр и щелкнуть на кнопке Далее – в форме отображается первая запись, отвечающая заданному критерию (в рассматриваемом примере – это запись под номером 5). Для продолжения поиска по этому критерию вновь щелкнуть на кнопке Далее – отображается следующая запись (в рассматриваемом примере – это запись под номером 9).

Можно задать критерии в нескольких полях. В этом случае поиск производится одновременно по всем заданным критериям. Будут найдены все записи, удовлетворяющие одновременно всем заданным критериям. Если в рассматриваемом примере задать в качестве первого критерия списка по имени Петр, и в качестве второго – должность Секретарь, то будет найдена запись под номером 9.

Так производится поиск, если критерий задан точно. Можно выполнять поиск и по приближенным критериям. Для такого поиска используются в критериях обобщающие символы * (звездочка) и ? (знак вопроса). Звездочка заменяет произвольное число неизвестных символов, а знак вопроса – один неизвестный символ. Например, если нужно найти записи для сотрудников, фамилии которых начинаются с буквы К, то в качестве критерия поиска следует в поле Фамилия записать К* – будут найдены все записи, у которых фамилии сотрудников начинаются с буквы К.

При поиске числовых значений и дат можно использовать в критериях операторы сравнения:

= – равно;

< – меньше;

> – больше;

<> – не равно;

<= – меньше или равно;

>= – больше или равно.

Например, если надо найти все записи о сотрудниках, день рождения которых ранее 1 января 1960 года, то в поле Дата рождения следует вписать формулу <01.01.60. Если интересуют записи о сотрудниках, оклады которых не превышают 400 грн., то в поле Оклад следует ввести формулу <=400 грн.

Практическое задание. Опробовать процедуру редактирования записей в форме и поиск записей по различным критериям поиска.