Управление корпоративным 11 контентом – Управление 
(Manage)
Управление документами (Document Management)
Управление информацией, значимой с точки требований законодательства или бизнеса (Records Management)
Управление цифровыми активами (Digital Asset Management)
Управление электронной почтой (Email Management)
Управление веб контентом (Web Content Management)
Организация взаимодействия (Collaboration)
Управление бизнес процессами (Business Process Management, Workflow).
Эти задачи могут пересекаться и включать в себя другие, и выделение этих дисциплин носит достаточно условный характер.
Управление корпоративным |
12 |
контентом – Аутсорсинг (Outsourcing)
Использование услуг другой организации по хранению документов
Управление корпоративным 13 контентом – Доставка 
(Delivery)
Задачи:
управление правами доступа
управление отчетами, печатью и публикациями
организация доступа с мобильных устройств.
межведомственный электронный документооборот (МЭДО).
Технологии:
Управление правами доступа к цифровой информации (DRM, Digital Rights Management), «водяные знаки» (Watermark)
Электронная подпись, инфраструктура публичных ключей подписи (PKI, Public Key Infrastructure)
Преобразование (Transformation), форматирование (Format), сжатие (Compression) и объединение (Syndication) информации
XML, JSON, SOAP, REST.
Преимущества 14
электронного 
документооборота
Технологические преимущества связаны со снижением затрат на ведение делопроизводства и документооборота:
почти нулевая цена печати и распространения документов (15-30% расходов на бумажное делопроизводство);
низкая стоимость редактирования и подготовки документов (за счет использования специализированных систем);
сокращение цикла подготовки документов за счет процедур электронного представления, рецензирования и распространения;
расширение среды для представления документов (возможность включения данных мультимедиа) и т.д.
Преимущества 15
электронного 
документооборота
Организационные преимущества связаны с повышением качества работы организации в целом, к ним относят
Прозрачность бизнес-процессов.Повышение исполнительской дисциплины.
Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников.
Обеспечение конфиденциальности информации.Легкость внедрения инноваций и обучения.Развитие корпоративной культуры.
Рост конкурентных преимуществ.
Факторы, способствующие16
развитию электронного 
документооборота:
появились долговечные электронные носители информации (магнитные и оптич. носители позволяют хранить информацию более 10 лет);
дешевеют компьютеры и увеличивается их вычислительная мощность;
совершенствуется программное обеспечение (мощные текстовые процессоры, дружелюбные интерфейсы, редакторы подготовки презентаций, инструментальные средства подготовки документов для публикации в Internet и т.д.);
снижается стоимость связи (с 1980 г. в 70 раз);
разрабатываются стандарты на представление, хранение и индексирование информации.
Общие проблемы внедрения 17 
систем ЭДО
Человеческий фактор (консерватизм сотрудников или руководства)
Структурная чехарда (слабая формализация бизнес-процессов)
Отсутствие документооборота
Необходимость придания электронному документу юридической силы
Взаимодействие с внешним миром
Миграция существующих документов
Электронный |
18 |
|
|
документ |
|
Электронный документ – это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.).
Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.). документ можно быстро найти.
Электронные |
19 |
|
|
документы |
|
Основной принцип электронного документооборота – ориентация на работу с документами.
В электронном документообороте обрабатываются следующие типы документов:
1. Бумажные документы. Сам документ не хранится в СЭД, но в системе есть какая-либо информация о нем. Чаще всего это БД учета бумажных документов, где хранятся атрибуты документа, ключевые слова, история работы с документом, адрес в архивной системе и т.д. Такая БД позволяет проводить поиск документов по атрибутам и ключевым словам, контролировать исполнение документов, генерировать различные отчеты и т.д.
2. Электронные образы бумажных документов – результат сканирования в графическом формате. Такие документы подобны фотографиям – их можно просматривать, но нельзя редактировать.
3. Электронные документы – файлы, созданные в формате одного из используемых приложений или полученные в результате распознавания. Обычно содержат информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе.
Классификация 20
электронных документов
В зависимости от типа информации, содержащейся в документе, электронные документы бывают:
1. Неструктурированные – тексты на естественном языке, графическая информация или данные мультимедиа. Для управления такими документами используются специализированные системы, которые предоставляют пользователям дополнительные возможности по регистрации, поиску, разграничению прав доступа к документам.
2. Структурированные – информация, которая может быть четко представлена в виде полей определенного типа и размера (в виде таблиц). Эти документы представляют собой записи в таблицах баз данных и для работы с ними используются специализированные модули.
3. Комбинированные (связанные) – содержащие как структурированную, так и неструктурированную информацию.