- •Источник публикации
- •Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения
- •1.1. Государственная система документационного обеспечения
- •2.1.7. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на
- •2.1.11. Документы - приложения могут быть трех видов:
- •2.2.2. Работа по унификации включает:
- •2.3.2.9. Изображение Государственного герба ссср помещается на
- •2.3.3.3. В случае необходимости по решению министерства,
- •2.4.4. В распорядительных документах организаций, издаваемых
- •3.1.1.2. Предварительное рассмотрение документов проводится с
- •3.2. Информационно-поисковая система по документам организации
- •3.2.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
- •3.2.1.3. Регистрация документов производится в пределах групп,
- •3.2.1.4. Документы регистрируются на регистрационно -
- •3.2.3. Оперативное хранение документов
- •3.2.5.3. Номенклатура дел организации составляется службой
- •3.2.5.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел,
- •3.2.5.5. Номенклатура дел в организации составляется по
- •3.3. Контроль исполнения документов
- •3.3.1. Сроки исполнения документов
- •3.4.1.2. Экспертиза ценности проводится на основе номенклатур
- •3.4.2.2. Обложки дел постоянного и долговременного хранения
- •3.4.3.2. В организациях, имеющих большой объем документов по
- •4.1. Состав комплексов средств механизации и автоматизации
- •4.3.3. Автоматизированная регистрация документов производится
- •4.3.4. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе
- •10 Дней;
- •45 Дней до начала года; квартальная: направление за 45 дней до
- •3. Документы по организации рабочих мест и условий труда
- •5. ГосТы
- •6. Межотраслевые унифицированные системы документации
3.4.3.2. В организациях, имеющих большой объем документов по
каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного
хранения составляются ежегодно каждым подразделением под
непосредственным методическим руководством ведомственного архива.
По этим описям документы сдаются в ведомственный архив. Описи,
подготовленные структурными подразделениями, служат основой для
подготовки сводной описи организации, которую готовит
ведомственный архив, и по которой он сдает дела на государственное
хранение.
Допускается включать в опись дела за несколько лет в
организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел.
Описи на дела по личному составу (личные дела) могут
составляться за несколько лет с валовой нумерацией дел.
Описи дел составляются по установленной форме в 2 экз.
(3 экз.).
При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный
архив на обоих экземплярах описи против каждого дела,
включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце
каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество
фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих
дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием -
передачу дел, указывается дата.
При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в
делах.
3.4.3.4. Вместе с делами из структурных подразделений в
ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки
на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные
формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.
4. Механизация и автоматизация работы с документами
Механизация и автоматизация документационного обеспечения
управления направлены на повышение эффективности труда работников
управленческого аппарата, сокращение трудозатрат на
документирование, обработку, передачу, использование документной
информации, упорядочение документооборота.
Механизация и автоматизация работы с документами должны
осуществляться на основе упорядоченной системы документирования
управленческой деятельности, унификации и сокращения количества
применяемых форм документов, рационализации документооборота.
Механизация и автоматизация внедряются на всех этапах
документационного обеспечения управления: подготовка документов,
их копирование и оперативное размножение, экспедиционная
обработка, регистрация и поиск, оперативное хранение и
транспортировка, контроль исполнения, сбор на хранение и др.
4.1. Состав комплексов средств механизации и автоматизации
работы с документами
Автоматизация работы с документами осуществляется путем
создания и внедрения автоматизированных информационно-поисковых и
других систем сбора, обработки и анализа информации, а также
решения отдельных задач документационного обеспечения управления с
использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест.
Средства механизации и автоматизации работы с документами
должны быть совместимыми и предусматривать возможность их
объединения в единую систему.
Состав комплектов применяемых средств и программного
обеспечения зависит от конкретных условий работы аппарата
управления с документами, а именно: от организационной структуры
аппарата управления, его размещения, условий труда работников; от
количества и содержания документов, от потребности в оперативной и
ретроспективной информации; от степени централизации работ с
документами. Комплекс технических средств должен обеспечивать сбор
и передачу информации, ее запись на машинные носители, ввод
информации в ЭВМ, решение задач и вывод результатов обработки в
форме машинограмм или видеограмм, а также совместимости с другими
автоматизированными информационными системами.
При внедрении новых технологий работы с документами необходимо
руководствоваться социальной экономической целесообразностью их
внедрения, учитывать возможность приобретения технических средств
в определенные сроки, наличие пригодных помещений, возможность
привлечения специалистов для обслуживания техники, ее ремонта и
т.п.
4.2. Применение средств механизации
4.2.1. К техническим средствам составления и изготовления
текстовых документов относятся пишущие машины, пишущие и
организационные автоматы.
Технические средства для изготовления, копирования и
оперативного размножения документов включают средства
фотокопирования, диазокопирования, электрофотографического
копирования и др., а также средства оперативной полиграфии
(гектографические, офсетные и др. машины).
К техническим средствам хранения документов относятся
различного рода шкафы, стеллажи, картотеки. Для хранения карточек
применяются: картотеки настольные (до 1 тыс. карт), стационарные и
механизированные (свыше 1 тыс. карт и необходимость оперативного
поиска), плоские (при необходимости обзора).
Для хранения до 1 тыс. дел применяются шкафы, в том числе с
папками для подвесного хранения.
Для хранения и оперативного поиска свыше 1 тыс. дел
применяются шкафы стационарные и механизированные.
При наличии микрокопировальной техники документы и информация
могут храниться на микрофильмах или микрофишах.
К техническим средствам экспедиционной обработки относятся
конвертовскрыватели, нумераторы, датировщики, фальцевальные,
адресовальные, маркировальные, конвертовальные, пачковязальные
машины, машины для подшивки бумаг и др.
4.2.2. Технические средства используются централизованно и
децентрализованно. Централизованно используются лишь такие
средства, которыми технически невозможно или экономически
нецелесообразно оснащать каждое рабочее место.
4.3. Автоматизация работы с документами
4.3.1. Автоматизированная технология работы с документами
осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной
подготовки документов, автоматизированных ИПС и решения других
задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных
рабочих мест (АРМ). При этом должна обеспечиваться
информационно-техническая совместимость средств вычислительной
техники между собой и с централизованными базами (банками) данных.
4.3.2. Автоматизированная подготовка часто повторяющихся
текстов документов осуществляется на базе банка текстовых
заготовок. В банк включаются унифицированные формы и тексты
документов, постоянные части текстов, названия должностей, фамилии
и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические
текстовые формулы, придающие документам правовой характер,
формализованные описания структур и содержания документов и др.
Индивидуальные документы подготавливаются традиционным
машинописным способом.
Документ, подготовленный средствами ВТ, используется в форме
машиночитаемого, видеограммы, машинограммы. Машиночитаемые
документы и машинограммы используются в управленческом аппарате на
правах подлинника (ГОСТ 6.10.4-84); запрещается перепечатывать
машинограмму на пишущих машинах. Транспортировка (передача,
пересылка) документа на машинном носителе осуществляется с
сопроводительным письмом.
Автоматизированная подготовка документов осуществляется на
автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах
обработки информации.