Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
ГСДОУ.doc
Скачиваний:
22
Добавлен:
26.02.2016
Размер:
453.12 Кб
Скачать

3.4.3.2. В организациях, имеющих большой объем документов по

каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного

хранения составляются ежегодно каждым подразделением под

непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

По этим описям документы сдаются в ведомственный архив. Описи,

подготовленные структурными подразделениями, служат основой для

подготовки сводной описи организации, которую готовит

ведомственный архив, и по которой он сдает дела на государственное

хранение.

Допускается включать в опись дела за несколько лет в

организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел.

Описи на дела по личному составу (личные дела) могут

составляться за несколько лет с валовой нумерацией дел.

Описи дел составляются по установленной форме в 2 экз.

(3 экз.).

При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный

архив на обоих экземплярах описи против каждого дела,

включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце

каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество

фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих

дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием -

передачу дел, указывается дата.

При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в

делах.

3.4.3.4. Вместе с делами из структурных подразделений в

ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки

на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные

формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

4. Механизация и автоматизация работы с документами

Механизация и автоматизация документационного обеспечения

управления направлены на повышение эффективности труда работников

управленческого аппарата, сокращение трудозатрат на

документирование, обработку, передачу, использование документной

информации, упорядочение документооборота.

Механизация и автоматизация работы с документами должны

осуществляться на основе упорядоченной системы документирования

управленческой деятельности, унификации и сокращения количества

применяемых форм документов, рационализации документооборота.

Механизация и автоматизация внедряются на всех этапах

документационного обеспечения управления: подготовка документов,

их копирование и оперативное размножение, экспедиционная

обработка, регистрация и поиск, оперативное хранение и

транспортировка, контроль исполнения, сбор на хранение и др.

4.1. Состав комплексов средств механизации и автоматизации

работы с документами

Автоматизация работы с документами осуществляется путем

создания и внедрения автоматизированных информационно-поисковых и

других систем сбора, обработки и анализа информации, а также

решения отдельных задач документационного обеспечения управления с

использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест.

Средства механизации и автоматизации работы с документами

должны быть совместимыми и предусматривать возможность их

объединения в единую систему.

Состав комплектов применяемых средств и программного

обеспечения зависит от конкретных условий работы аппарата

управления с документами, а именно: от организационной структуры

аппарата управления, его размещения, условий труда работников; от

количества и содержания документов, от потребности в оперативной и

ретроспективной информации; от степени централизации работ с

документами. Комплекс технических средств должен обеспечивать сбор

и передачу информации, ее запись на машинные носители, ввод

информации в ЭВМ, решение задач и вывод результатов обработки в

форме машинограмм или видеограмм, а также совместимости с другими

автоматизированными информационными системами.

При внедрении новых технологий работы с документами необходимо

руководствоваться социальной экономической целесообразностью их

внедрения, учитывать возможность приобретения технических средств

в определенные сроки, наличие пригодных помещений, возможность

привлечения специалистов для обслуживания техники, ее ремонта и

т.п.

4.2. Применение средств механизации

4.2.1. К техническим средствам составления и изготовления

текстовых документов относятся пишущие машины, пишущие и

организационные автоматы.

Технические средства для изготовления, копирования и

оперативного размножения документов включают средства

фотокопирования, диазокопирования, электрофотографического

копирования и др., а также средства оперативной полиграфии

(гектографические, офсетные и др. машины).

К техническим средствам хранения документов относятся

различного рода шкафы, стеллажи, картотеки. Для хранения карточек

применяются: картотеки настольные (до 1 тыс. карт), стационарные и

механизированные (свыше 1 тыс. карт и необходимость оперативного

поиска), плоские (при необходимости обзора).

Для хранения до 1 тыс. дел применяются шкафы, в том числе с

папками для подвесного хранения.

Для хранения и оперативного поиска свыше 1 тыс. дел

применяются шкафы стационарные и механизированные.

При наличии микрокопировальной техники документы и информация

могут храниться на микрофильмах или микрофишах.

К техническим средствам экспедиционной обработки относятся

конвертовскрыватели, нумераторы, датировщики, фальцевальные,

адресовальные, маркировальные, конвертовальные, пачковязальные

машины, машины для подшивки бумаг и др.

4.2.2. Технические средства используются централизованно и

децентрализованно. Централизованно используются лишь такие

средства, которыми технически невозможно или экономически

нецелесообразно оснащать каждое рабочее место.

4.3. Автоматизация работы с документами

4.3.1. Автоматизированная технология работы с документами

осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной

подготовки документов, автоматизированных ИПС и решения других

задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных

рабочих мест (АРМ). При этом должна обеспечиваться

информационно-техническая совместимость средств вычислительной

техники между собой и с централизованными базами (банками) данных.

4.3.2. Автоматизированная подготовка часто повторяющихся

текстов документов осуществляется на базе банка текстовых

заготовок. В банк включаются унифицированные формы и тексты

документов, постоянные части текстов, названия должностей, фамилии

и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические

текстовые формулы, придающие документам правовой характер,

формализованные описания структур и содержания документов и др.

Индивидуальные документы подготавливаются традиционным

машинописным способом.

Документ, подготовленный средствами ВТ, используется в форме

машиночитаемого, видеограммы, машинограммы. Машиночитаемые

документы и машинограммы используются в управленческом аппарате на

правах подлинника (ГОСТ 6.10.4-84); запрещается перепечатывать

машинограмму на пишущих машинах. Транспортировка (передача,

пересылка) документа на машинном носителе осуществляется с

сопроводительным письмом.

Автоматизированная подготовка документов осуществляется на

автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах

обработки информации.