Технологія роботи з полями документа ms Word Характеристики полів

Поле — певний набір команд, реалізований спеціальними кодами, що застосовується для вставлення в документ додаткової інформації (наприклад, номера сторінки, поточної дати в колонтитулах).

Поля використаються в якості місцезаповнювачів для даних, які можуть змінюватися, а також для створення складених документів: конвертів, наклейок тощо. Нижче наведені типові випадки використання полів.

• Відображення відомостей про документ, таких як ім'я автора, розмір файлу або число сторінок. Для цього використаються поля AUTHOR,FILESIZE,NUMPAGES.

• Виконання обчислень. Для цього використається поле =(Формула).

• Злиття документів, що дозволяє автоматично змінювати певну частину документа, об'єднувати документи, створювати документи, які різняться тільки, наприклад, прізвищем одержувача тощо.

В інших випадках для додавання необхідних даних простіше використати команди й параметри. Наприклад, можна вставити гіперпосилання, використовуючи поле HYPERLINK, але простіше скористатися командоюГиперссылкав менюВставка.

Кожне поле визначається такими характеристиками:

• Код поля- текстовий заповнювач, що показує місце, де будуть відображатися зазначені відомості із джерела даних; і містить інструкції, що генерують результат поля. Коди полів відображаються усередині фігурних дужок.

• Значення поля- текст або графічні об'єкти, вставлені в документ у результаті виконання програмою MSWordінструкцій, що містяться у коді поля. Коли виконується друкування документа або коли коди полів сховані, замість кодів полів у документі відображаються значення полів. Реалізовано можливість перемикання між режимами відображення кодів полів і їхніх значень. Таку операцію можна зробити, наприклад, за допомогою контекстного меню поля (рис. 4.1.29). Значення полів можуть змінюватися автоматично при кожному відкриванні документа, якщо встановлено відповідний параметр. Для заборони зміни значення поле виділяють, натискують на клавішіCrtl+F11, після чого командаОбновить полеконтекстного меню правої клавіші миші стає неактивною. Для зняття блокування зміни натискують на клавішіCtrl+Shift+F11.

• Ключ- особлива інструкція, яка розміщується в коді поля і викликає виконання певної дії. Ключ починається символами «\*». Наприклад, вставка в поле ключа\*FirstCapsвизначає, що перша буква слова в значенні поля прописна.

Розглянемо приклад. Нехай треба вставити у текст поточну дату. Для цього використовується поле, код якого має такий загальний вигляд:

DATE[\@ ''Формат даты/времени''][ключи]

Якщо є вимога, щоб дата виводилася по формату типу «17 червня 2007 р.» і цей формат зберігався при кожному відкритті документа, то кодполя має бути таким:

{DATE\@ ''dMMMMyyyy'p.''' \*MERGEFORMAT}

У цьому коді \*MERGEFORMAT – це ключ, який забезпечує збереження формату виведення дати при кожному наступному відкритті документа.

Відповідно до цього коду у документ буде вставлятися значення поля– конкретна дата, наприклад, 20 червня 2007 р.