Вопрос 3 Методы инвентаризации.

На предприятиях Украины наиболее распространены следующие методы про­ведения инвентаризации.

1. «Книжная» инвентаризация проводится с применением специальных книг, принцип построения которых схож с принципом построения оборотных ведомос­тей (с указанием ориентировочной (постоянной) номенклатуры ценностей( обычно типографским способом).

Следуя данному методу, комиссия занимается пересчетом ТМЦ и фиксирова­нием их количества и цены (на момент инвентаризации) в книге для инвентари­зации в специализированных подразделениях (на складах) с постоянной номен­клатурой ТМЦ.

2. Непрерывная (перманентная) инвентаризация проводится непрерывно в тече­ние отчетного года. Сначала определяется полная номенклатура ТМЦ, а затем (в течение года) осуществляется систематический контроль за наличием, хранением и ис­пользованием ТМЦ на складах. Этот ме­тод позволяет выявлять недоработки и ошибки в организации и ведении ана­литического (количественного) учета.

3. «Карточная» инвентаризация проводится с помощью книжных карточек и карточек по партиям ТМЦ.

Суть данного метода заключа­ется в применении инвентарных ярлы­ков (смотри пособие), на которых указываются: структур­ная единица (место проведения инвентариза­ции), название ТМЦ, ее реквизиты (марка, сорт и т.д.), номенклатурный но­мер, единица измерения, количество, сведения о движении ТМЦ на пред­приятии, ответственные лица. Ценность этого метода — в возможности конт­роля за ТМЦ при непрерывном производственном цикле (в ходе инвентари­зации). Ярлыки хранятся вместе с соответствующими ТМЦ, их используют для составления описей.

4. Применение «территориальной» инвентаризации оптимально в боль­ших фирмах, занимающихся торговлей крупными (оптовыми) партиями ТМЦ. Большие складские сектора делятся на зоны, где процесс погрузки-разгрузки разделяется территориально. При таком методе инвентаризации ТМЦ в кон­тейнерах доставляются в указанные зоны, а комиссия на месте проверяет фак­тическое наличие ТМЦ в контейнерах. Полученные данные фиксируются на ярлыках или в книжных карточках. К сведениям в первичных документах до­бавляются коды контейнеров и др. Как правило, этот метод используется при достаточно высокой автоматизации учетных процессов на предприятии. Пос­ле заполнения первичных документов информация направляется на обработ­ку в компьютерную базу данных или на регистрацию в специальном журнале.

Вопрос 4 .Документальное оформление инвентаризации

Согласно п.1 и п.2 ст.9 Закона о бухучете, основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирую­щие факты осуществления хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее завершения. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов мо­гут составляться сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бу­мажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязатель­ные реквизиты:

• название документа (формы);

• дату и место составления;

• название предприятия, от имени которого составлен документ;

• содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйствен­ной операции;

• должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность се оформления;

• личную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Для оформления инвентаризации как одного из учетных процессов на пред­приятии используются формы типовых документов. Законодательством Украины утверждены только некоторые из них. Инструкция № 69 не содержит ни типовых форм инвентаризационных описей, ни ссылок на другие законодательные акты их содержащие.

В связи с этим, следует использовать типо­вые формы двух видов: формы, утвержденные законодательными актами Украи­ны, и формы, утвержденные Постановлением № 241.

Применение старых форм соответствует законодательству. Это прямо разрешено п.2.7 Положения № 88. «Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете».

Постановление № 241 содержит формы типовых докумен­тов для проведения инвентаризации различных объектов (формы бланков для учета инвентаризируемых объектов, типовые формы бланков инвентаризацион­ного ярлыка, актов инвентаризации и т.д.). В числе документов, утвержденных действующим украинским законодательством, следует перечислить следующие:

- инвентаризационная опись ТМЦ - ф. № М-21, утвержденная приказом Минстата от 21.06.1996 № 193;

— акт инвентаризации наличия денежных средств — форма приложения 1 к Положению о ведении кассовых операций.

Важно, что документы, используемые при инвентаризации, упоминаются в Перечне типовых документов, которые составляют при деятельности органов го­сударственной власти и местного самоуправления, других учреждений, органи­заций и предприятий, где указаны сроки хранения этих документов. Данный Перечень утвержден приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.1998 № 41. зарегистрированным в Минюсте 17.09.1998 № 576/3016.

Перечень документов, которые оформляются при полной инвентаризации, с указанием сроков их хранения приведен в таблице ( см. Пособие стр.9) .

Все данные, полученные комиссией во время инвентаризации, вносятся в инвентаризационные описи (акты инвентаризации), в которых название ценностей и их количество приводится в номенклатуре, а также в единицах измерения, принятых в учете.

Чтобы предотвратить внесение изменений без ведома комисси на каждой странице описи (акта) прописью проставляется количество порядковых номеров ценностей (позиций), записанных на этой странице, и общее количество в нату- ральном измерении независимо от того, в каких единицах измерения килограммах, метрах и др.) они отражены ( см. стр.19).

Помарки и подчистки в инвентаризационных описях не допускаются. В случае обнаружения ошибок, они должны быть исправлены в соответствии с требованиями Положения № 88. Так, согласно п.4.2,4.4 указанного Положения

ошибки в первичных документах, учетных регистрах и отчетах, составленных ручным способом, исправляются корректурным способом. Исправление ошибки должно быть подтвер.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей. Все исправления должны быть заверены всеми членами комиссии.