За змістом резолюція буває:

1. Резолюція-підтвердження. Якщо документ не вимагає ніяких дій з боку колективу, він супроводжується резолюцією: “До виконання”, “До наказу”, “До керівництва” тощо, залежно в якому внутрішньому документі установи враховується його зміст. Зазначається підпис керівника, дата; термін виконання документа не вказується, бо мається на увазі найближчий за часом відповідний внутрішній документ установи.

2. Резолюція-розгляд. Якщо документ потребує вжити заходів чи пропонується на розгляд колективу, то керівник вказує безпосередньо виконавця, термін виконання, підпис, дату. Текст формулюється таким чином: “Підготувати відповідь до…”, “Вжити заходів”, “Розглянути й доповісти в десятиденний термін”, “Негайно підготуйте відповідь”, “Обговорити на засіданні” тощо.

Якщо в резолюції документа вказано декілька виконавців, то особа, вказана першою, є відповідальною за виконання документа й організовує роботу інших співвиконавців, які за вказівкою керівника виконують роботу. Ініціали виконавця вказують після прізвища.

Заголовок до тексту. Кожний службовий документ, незалежно від його змісту, призначення, виду, має заголовок, який відбиває головну ідею документа. Він друкується в лівій верхній частині сторінки під датою і номером документа. Заголовок має бути лаконічним, точним і максимально повно розкривати суть документа. До нього ставиться запитання “Про що?” і дається відповідь. Про надання відпустки, Про заохочення працівників, Про роботу комісії, Про перенесення вихідних днів тощо.

Крапка після заголовка не ставиться, текст не береться в лапки.

Заголовок до тексту в документах, виготовлених на бланках формату А5, не зазначається.

Відмітка про взяття документа на контроль. Якщо документ вимагає виконання і береться на контроль, на ньому проставляється відмітка про контроль у вигляді букви “K” (контроль) чи слова “КОНТРОЛЬ” на лівому полі документа на рівні заголовка.

Текст. Найважливішими вимогами до тексту є: достовірність та об’єктивність, максимальна стислість при повноті інформації, точність, яка усуває можливість подвійного сприйняття тексту.

При читанні документа велике значення має послідовність інформації, чітке вирізнення її основних частин, тобто структура тексту.

Під структурою тексту розуміємо сукупність текстових компонентів, розміщених в певній послідовності.

Текст документа має складатися з трьох, логічно пов’язаних між собою частин: вступу, основної частини (доказу) і закінчення.

У вступній частині зазначають причину написання документа.

В основній – викладають суть питання, наводять докази, пояснення, міркування.

У закінченні формулюють мету, заради якої складено документ, пропозицію, згоду, відмову, прохання тощо.

У більшості випадків текст документа складається з двох смислових частин: у першій викладають причини, підстави чи мету укладання документа, у другій – висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рішення, рекомендації.

Для кращого сприйняття документа його текст ділять на абзаци – найпростіші компоненти тексту, які складаються з однієї чи кількох фраз (речень) і характеризуються єдністю і закінченням змісту. Як правило, абзац містить не більше двох-трьох речень. З абзацу починають кожну нову думку.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на наступну сторінку не можна переносити тільки підпис. На сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано: а) відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу; б) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці; в) переносити слово на межі сторінок, треба перенести це слово на нову сторінку.

Якщо документ має додатки і це зазначено в тексті, то реквізит оформляють так: Додаток: на 5-й стор. У 2-х прим.

Якщо в тексті документа немає відомостей про додатки, то в реквізиті наводять їхні назви із зазначенням кількості аркушів у кожному, а також кількість примірників.

Наприклад:

Додатки: 1. Проект наказу на 8-й стор. У 2-х прим.

2. Доповідна записка до проекту наказу на 3-й стор. У 2-х прим.

Якщо до документа додають інший документ, то реквізит оформляють так:

Додаток: лист Обласної податкової адміністрації

від ___№___ та додаток до нього, всього на 3-х стор.

Підпис – обов’язковий реквізит службового документа, що надає йому юридичної сили. Посадова особа підписує документи в межах її компетенції. Документи, що створюються в установах, функціонують на правах єдиноначальності, їх підписує одна посадова особа. На документах, що приймають колегіальні органи, ставлять два підписи. Наприклад, рішення підписують голова і секретар колегіального органу. Так підписують і протокол.

Два і більше підписи ставлять на документах, за зміст яких відповідає кілька осіб. Договір і контракт підписують сторони, які домовляються.

Документи, що складає комісія, наприклад, акти, підписують всі її члени.

Підписи на документі розміщують один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді.

При підписанні документів колегіальних органів зазначають обов’язки осіб, що підписали документ, а не їхні посади. Наприклад:

Голова зборів Л. К. Сергієнко

Секретар О.І. Коваль

При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розміщують на одному рівні. Наприклад:

Ректор ЧНУ Ректор ЧДТУ

Р.М.Петренко О.І.Величко

Підпис ставлять праворуч під текстом через два-три рядки після його закінчення.

Найменування посади, звання пишуть ліворуч від прізвища, яке зазначають на рівні останнього рядка посади. Наприклад:

Декан будівельного факультету Павлюк М. М.

Погодження. Проекти підготовлених документів перед тим, як їх підписувати, досить часто погоджують з зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами.

ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО

Директор школи №25 Протокол засідання вченої ради

________В. І.Шпак держуніверситету

20.05.02 23.05.09 №56

Візи. Внутрішнє погодження оформляється візою погодження документа. При оформленні візи, крім особистого підпису візувальника, наводять розшифрування підпису та дату (в разі потреби зазначають посаду особи, яка візує документ). Наприклад:

Головний лікар Юрисконсульт

___________ Ю.О. Кудрявцев ___________ Ю.М. Гайдаренко

13.08.09 14.08.09

Проекти розпорядчих документів: наказів, вказівок, постанов колегіальних органів, як правило, візують на зворотному боці останнього аркуша першого примірника документа.

В установі повинен бути перелік найважливіших документів з назвами осіб, візи яких необхідні при їх оформленні. Такий перелік доцільно дати в додатку до інструкції з діловодства.

Позначка про завірення копії. Позначка про завірення копії розміщують нижче реквізиту “підпис документа”. Відповідно до ДСТУ проставляють запис “Згідно з оригіналом”, називають посаду, звання особи, яка завірила копію, її особистий підпис, розшифрування.

Позначка про виконавця. На документах, які виходять з установ, ставлять позначку про виконавця із зазначенням прізвища працівника, який виконував документ, з номером його телефона. Така позначка дозволяє у разі необхідності, швидко зв’язатись з виконавцем, який добре знає питання.

Може знаходитись як на лицьовій, так і на зворотній стороні останнього аркуша документа в лівому нижньому кутку.

На документах, що мають гриф обмеження доступу, вказують не лише кількість примірників, але й адресу кожного. Наприклад:

Іванова Алла Дмитрівна

455-55-00

прим. №1 – за адресою

прим. №2 – до відділу №2

прим. №3 – до справи 04

Позначка про виконання документа і направлення його до справи. Після виконання цієї позначки документ підшивають до справи. Відмітка може містити посилання на дату й номер документа, що засвідчують його виконання, чи при відсутності такого, короткі дані про виконання, слова “До справи”, номер цієї справи, підпис, дату. Підпис і дату ставить виконавець, який працював з документом, або керівник структурного підрозділу. Цей реквізит розміщують на нижньому полі ліворуч. Наприклад:

Відповідь направлено

10.07.02 №02-12/123

До справи 12-12

М. Мороз 11.07.02

Специфіка офіційно-ділового листування полягає в тому, що незалежно від того, хто є безпосереднім укладачем документа й кому безпосередньо його адресовано, офіційним автором та адресатом документа майже завжди є організація в цілому.