5.4 Документооборот и его организация

Своевременное создание и получение первичных документов, передача их в установленном порядке и в сроки для отражения в учете производятся в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

Под документооборотом понимаетсядвижение документов от момента их оформления, оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры и до сдачи их на хранение в архив. Правильно организованный документооборот обеспечивает своевременность и полноту учета хозяйственных операций, а также не допускает дублирования учетных данных. Поэтому документооборот занимает особое место в плане организации бухгалтерского учета в организациях. Схема его приведена на рисунке 5.2.

Бухгалтерия

Выписка (получение) документов

Проверка документов:

- по форме;

- по существу;

-арифметичес- кая

Обработка документов:

- группировка;

- таксировка;

- контировка

Архив

Рисунок 5.2 – Схема документооборота

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации бухгалтерского учета, специфики работы, уровня научной организации труда, степени компьютеризации учетных работ, величины предприятия и т.д. Однако для всех документов наряду с этим существуют общие этапы движения. Этих этапов в документообороте можно выделить пять:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи их для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером. Все документы проверяются по существу, форме и правильности арифметических подсчетов и вычислений. Проверка по существу заключается в выяснении соответствия хозяйственных операций, оформленных документами, действующему законодательству, правилам выполнения этих операций, нормам, сметам, плановым заданиям, а также их хозяйственной целесообразности. Проверка документов по форме преследует цель установить полноту и правильность заполнения всех реквизитов, подлинность подписей, а также четкость и ясность оформления. Проверка арифметических подсчетов и вычислений состоит в выяснении правильности записи цен, итогов, сумм и других арифметических действий, произведенных при оформлении документов.

Документы, оформленные с нарушением установленного порядка, возвращаются для соответствующего дооформления. Проверенные и принятые бухгалтерией документы содержат лишь количественную характеристику хозяйственных операций. Для отражения в бухгалтерском учете количественные сведения, содержащиеся в документах, необходимо показать в денежном выражении. Для этого и производится таксировка документов.

Таксировка документов-это расценка операций по движению материальных ценностей в денежном выражении. Таксировка производится работниками бухгалтерии на основании действующих в организации ценников на материалы, инструменты, топливо, запасные части и т.д.

После таксировки документы отражаются в аналитическом и синтетическом учете;

4) обработка документов вручную или машинным способом.

Документы группируют по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают котировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры.

Группировкасводится к подбору однородных документов по содержанию хозяйственных операций, группам материалов, характеру. Например, в отдельные пачки группируются документы по приходу и расходу материалов, отгрузке продукции, расходные и приходные кассовые ордера и т.д., а внутри пачкипо местам хранения, источникам поступления, наименованиям ценностей, назначению расходов и т.д.

Итоги по группам или отдельным документам записываются в накопительные ведомости.

Группировка документов -подготовительный процесс для отражения хозяйственных операций в учетных регистрах. Порядок записи операций в учетные регистры зависит от формы бухгалтерского учета. При журнально-ордерной форме учета предусматривается совмещение хронологической и систематической регистрации хозяйственных операций, чем достигается большая наглядность учетных данных и сокращение работ по учету. Кроме того, широко применяется совместное отражение операций в аналитическом и синтетическом учете.

Контировка– это указание в первичном или сводном документе бухгалтерских счетов для последующей записи (проводки) по ним хозяйственной операции из документа.

По данным записей в учетных регистрах устанавливается корреспонденция счетов и отражаются операции по счетам синтетического учета. В дальнейшем бухгалтерия работает уже с этой обобщенной (синтезированной) информацией в регистрах. Сами первичные документы передаются для хранения в текущий архив бухгалтерии и служат для различного рода справок, уточнений и проверок в данном отчетном периоде.

В настоящее время таксировка, группировка и запись документов в учетные регистры осуществляются в организациях с помощью вычислительных машин. Бухгалтерия и другие отделы получают готовые сводки и отчетные формы, включая бухгалтерский баланс.

Документы после их отражения в бухгалтерском учете сдаются в архив;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров, форм отчетности.

Для хранения в архиве вся первичная документация группируется и накапливается на рабочих местах в бухгалтерии в специальных скоросшивателях (папках). Документы группируются по месяцам, видам операций, счетам и тем регистрам, в которые была занесена информация с первичных документов. Эти группировочные признаки (месяц, год, счет, регистр и т.п.) указываются на лицевой стороне скоросшивателя и на его корешке, что облегчает поиск необходимой документации. После того, как истечет отчетный год и исчезнет потребность в них первичные документы переплетаются в специальные книги и передаются из текущего архива бухгалтерии в архив организации для стационарного хранения.

Организация работы архива, порядок и сроки хранения документов определяются действующим законодательством по архивному делу. В каждой организации за создание и организацию работы текущего архива бухгалтерии несет ответственность главный бухгалтер, а архива организации – его руководитель.

Основные требования к организации архива – обеспечение сохранности документации и ограничение доступа к ним. Поэтому текущий архив в бухгалтерии организуется в отдельных помещениях или в помещениях бухгалтерии в виде отдельных металлических шкафов или стеллажей, запирающихся на замки. Книги или папки с документацией хранятся по месяцам и годам в строго определенном порядке. Выдача документов из архива осуществляется по разрешению главного бухгалтера, а изъятие – по разрешению руководителя в соответствии с действующим законодательством. При этом составляется протокол изъятия, копия которого остается в организации. В протоколе указывается, какие документы (номера, суммы и другие реквизиты) изъяты, кем и на каком основании. При необходимости с документов снимаются копии.

Документы, хранящиеся в архивах, имеют различные сроки хранения. Эти сроки устанавливаются законодательными актами (инструкциями) архивных органов, исходя из важности информации, сроков исковой давности и других фактов, определяющих потребность в хранении документа. Например, трехлетний срок хранения установлен для оправдательных документов, вспомогательных и контрольных ведомостей, журналов и книг, пятилетний срок – для актов ревизий и проверок, Главных книг и журналов и др., для лицевых счетов по расчетом с персоналом – 75 лет (минус возраст). Постоянное (бессрочное) хранение установлено для годовых бухгалтерских отчетов и балансов, пояснительных записок к ним, для протоколов по их рассмотрению и утверждению, для передаточных, разделительных и ликвидационных балансов и некоторых других документов. Списание документов из архива осуществляется комиссией, с участием работников архивных органов.