2.6 Система подготовки презентаций

Презентация– это упорядоченная последовательность слайдов и слайд-фильмов, раздаточные материалы, а также конспект и планы докладов, хранящиеся в одном файле.Слайд– отдельная страница презентации, включающая разные объекты презентаций: заголовок, текст, графику, диаграммы, таблицы, рисунки, рисованные объекты, фотографии, формулы, видеоклипы, видеофильмы. Слайды можно распечатывать на бумаге или на прозрачной пленке.

Раздаточный материал– это распечатанные в компактном виде несколько слайдов на одной странице с целью закрепления восприятия слушателями темы доклада и возможности самостоятельно вернуться к теме доклада.

Конспект доклада– текст доклада, при печати которого на каждой странице будут выведены уменьшенное изображение слайда и текст, составляющий его содержание.

Как правило, для создания презентаций используются два программных продукта: MicrosoftPowerPointилиOpenOfficeImpress.Файлы Power Point имеют расширение .pptx.

Общие принципы создания презентаций

Существуют некоторые общие принципы, которыми рекомендуется руководствоваться при создании презентаций.

• На восприятие одного слайда необходимо от 1 до 5 минут.

• На слайде может быть от 20 до 60 слов.

• Каждый слайд должен иметь свой заголовок, т.е. один слайд – одна мысль.

• Информация должна быть структурирована – списки, таблицы и рисунки работают лучше, чем текстовые блоки.

• Презентация должна быть выдержана в едином строгом стиле.

Классификация презентаций

Презентации можно классифицировать по некоторым признакам, определяющим требования к их оформлению и представлению: по способу представления, по способу управления представлением, по области применения.

По способу представленияинформации презентации делятся на линейные и со сценарием. В линейных презентациях материал расположен по порядку: начало, продолжение, завершение. Такой вид презентации используется в обучающих презентациях, рекламных роликах и др. Презентации со сценарием предполагают показ слайдов, снабженных анимированными объектами, видеоматериалом, звуковым сопровождением, а также спецэффектами.

По способу управленияпредставлением презентации можно разделить на интерактивные и непрерывные. Интерактивные презентации выполняются под управлением пользователя. Непрерывные презентации позволяют предоставлять информацию в автоматическом режиме.

По области примененияпрезентации можно разделить на следующие виды.

Маркетинговые – отражают направления деятельности компании, виды услуг.

Торговые – используются дилерами или торговыми агентами при заключении сделок, продаже товаров и услуг.

Обучающие презентации – используются при обучении персонала, в учебных заведениях при чтении лекций, выполнении лабораторных работ и практических заданий.

Корпоративные презентации – ориентированы на потенциальных инвесторов или освещают финансовую деятельность компании и т. д.

Работа в Microsoft Power Point

Среда разработки презентаций

Рабочее окно программы Power Pointпредставляет собой стандартное окноWindowsи включает строку заголовка, ленту, панель быстрого доступа, рабочее окно, строку состояния.

В рабочем окне размещены три объекта: шаблон слайда, окно структуры документа и Заметки к слайду. Шаблон слайдазанимает большую часть экрана, на нем, собственно, и ведется разработка слайда.Окно структурыдокумента предназначено для быстрого просмотра и перемещения по слайдам и имеет две вкладки:СлайдыиСтруктура. В режимеСлайдыинформация выводится в виде последовательности мини-слайдов. В режимеСтруктурана экран выводится только текстовая информация, разделенная на кадры, рисунки не выводятся. В данном окне можно копировать, вставлять, удалять и перемещать слайды. Заметки к слайду могут содержать дополнительную текстовую информацию, поясняющую содержание текущего слайда.

Структура ленты и строки состояния рабочего окна программы Power Point аналогичны структуре ленты и строки состояния этих объектов в текстовом процессоре Word. В левой части строки состояния слева указаны номер текущего слайда и общее число слайдов в презентации, тема оформления слайдов, используемый язык редактирования документа. В правой части строки состояния расположены кнопки режимов просмотра, настройки масштаба и кнопкаВписать слайд в окно. Кнопка Вписать слайд в окно подгоняет размеры слайда к размеру рабочего окна, сохраняя соотношение сторон слайда.

Методика создания презентаций

Можно указать несколько способов создания презентации: начать с чистого листа и все операции выполнять в Power Point; использовать для презентации заранее подготовленный текст документа; использовать шаблоны Power Point; использовать существующую презентацию.

Начать с чистого листа. Этот способ можно использовать, когда мало текстовой информации и предполагается доклад с демонстрацией кадров, давая пояснения. При больших объемах текста этот путь не эффективен.

Использование готового текстового документа. Для этого надо руководствоваться следующим алгоритмом:

1. Выполнить некоторые подготовительные операции над исходным текстом: создать копию текстового документа и использовать ее для дальнейшей работы; выделить в документе фрагменты текста приемлемого объема, которые будут помещены в один слайд, и оформить их стилем заголовка № 2; расставить заголовки к каждому фрагменту текста и оформить их стилем заголовка № 1; определить текст, который будет помещен в качестве заметок к слайдам; сохранить полученный документ на диске и закрыть документ в текстовом процессоре.

2. Загрузить документ в программу Power Point: ввести команду Файл,Открыть, установить в окне диалогаОткрытие документатип файловВсе файлы; загрузить подготовленный файл презентации. Программа автоматически формирует слайды, внося заголовки, оформленные стилем Заголовок 1, в заголовок слайда, а текст, оформленный стилем Заголовок 2, в слайд.

3. Открыть в текстовом процессоре Word подготовленный ранее файл презентации: вставить пустые слайды в местах размещения таблиц, формул, рисунков.

Добавление новых слайдов в Power Point осуществляется командой Создать слайдвкладкиГлавнаяленты; скопировать и вставить в слайды необходимые рисунки; скопировать и вставить в область Заметки к слайду текст заметок.

1. Приступить к оформлению документа.

Использование шаблона.

Power Point предоставляет пользователю возможность создать презентацию на определенную тему, используя готовые шаблоны. Для этого введите команду Файл, Создать: в открывшемся окне диалога можно выбрать понравившуюся тему. Представленная здесь же презентация Power Point 2010 позволит ознакомиться с возможностями программы загрузив шаблон и открыв его в режиме показа. Можно найти подходящие шаблоны на сайте Office.com.

Использование существующей презентации. В этом случае важно сохранить стиль оформления, а не содержание. Сохраните слайды, которые будут вам необходимы, и замените в них текст. Остальные слайды удалите. В принципе, достаточно оставить заголовок и один из слайдов, чтобы сохранить стиль оформления документа.

Управление внешним видом рабочей среды

Лента содержит несколько постоянно открытых вкладок: Главная, Вид, Вставка, Дизайн, Переходы, Анимация, Показ, Рецензирование. Каждая из вкладок содержит набор команд, сгруппированных по функциональному назначению. Управление внешним видом рабочего окна программы осуществляется с помощью вкладкиВиди группы команд в правой части строки состояния, о которых упоминали ранее. ВкладкаВидсодержит несколько групп команд, позволяющих управлять режимами просмотра, настраивать параметры слайдов, выдач, заметок, внешний вид окна редактора, управлять масштабом изображения, открытыми окнами.

Режимы просмотра презентации и образцы документов

Power Point предоставляет пользователю четыре режима просмотра презентации: Обычный, Сортировщик слайдов, Чтение и Показ слайдов.

Обычный режим просмотра слайдов предназначен для разработки презентации.

Сортировщик слайдовпозволяет быстро просматривать презентацию и осуществлять перемещение отдельных слайдов или групп слайдов в требуемое положение. Этот режим соответствует многостраничному режиму просмотра документов в текстовом процессоре Word.

Режим чтения– это полноэкранный режим просмотра документа. В этом режиме отображаются и спецэффекты, примененные к кадрам.

Показ слайдов– это представление презентации целевой аудитории. Управление показом в ручном режиме осуществляется с помощью клавиш управления курсором «вверх» и «вниз», PgUp, PgDn, а также команд контекстного меню. Команда Страница заметок из группы Режимы просмотра презентаций позволяет просмотреть страницу заметок вместе со слайдом.

Создание слайдов

Power Point 2010 имеет мощные средства для разработки слайдов: ввода и редактирования текста, вставки различных объектов. Все необходимые элементы для создания слайда сосредоточены на вкладке Главная. На ней размещены:

группа Буфер обмена– содержит команды вырезания, копирования, вставки с использованием буфера обмена, форматирования по образцу – достаточно щелкнуть дважды мышкой по кнопке Форматирование по образцу, чтобы применить этот формат к другим частям документа;

группа Слайдыпозволяет создать новый слайд и предоставляют пользователю шаблоны размещения информации на слайде.

группы Шрифт, Абзац, Рисование, Редактированиеаналогичны соответствующим командам Word 2010.

Вкладка Рецензированиепозволяет проверять орфографию, добавлять примечания к тексту заметок, пользоваться справочниками, переводчиком текста с других языков, выбирать язык редактирования справок, примечаний, интерфейса.

Шаблоны слайдов содержат местозаполнители. Пустые местозаполнители служат для ввода текста, местозаполнители с картинками служат для вставки объектов: таблиц, графиков и диаграмм, рисунков SmartArt, рисунков из файлов, картинок, клипов мультимедиа и даже фильмов.

Вставка объектов

Вкладка ВставкаPower Point 2010 мало чем отличается от одноименной вкладки ленты Word 2010. Здесь наше внимание может привлечь группа Мультимедиа. Она предоставляет возможность вставки видеоматериалов из файла, видеосайта, организатора клипов. Список типов видеофайлов, которые можно использовать в Power Point, практически не ограничен. Для воспроизведения файла звука или видео требуется универсальный проигрыватель, который воспроизводит мультимедийные файлы и управляет такими устройствами воспроизведения, как приводы компакт- и видеодисков.

Группа Ссылкипозволяет вставить гиперссылки на веб-страницу, рисунок, адрес электронной почты или программу.

Объект SmartArt служит для визуального представления информации в виде списков, последовательности переходов, иерархии, отражения связи между объектами. После выбора элемента SmartArt открывается вкладка ленты для работы с данным объектом, содержащая две вкладки: КонструкториФормат, позволяющие вести настройку параметров объектов.

Оформление слайдов и представление презентации

Выполняется оформление слайдов с помощью вкладок Дизайн, ПереходыиАнимация.

Вкладка Дизайнпредоставляет пользователю возможность выбрать тему из предлагаемого списка. Выбранная тема может быть применена ко всем слайдам или к выделенным слайдам. Обычно выбирается одинаковый тип для всех слайдов. Исключение можно сделать для титульного листа.

Вкладка Переходыпозволяет создать эффекты, происходящие при смене кадра. После выбора варианта перехода можно изменить его параметры. Здесь же можно подобрать звук, сопровождающий смену кадра и временные параметры перехода.

Вкладка Анимация– это добавление к тексту или объекту специального видео- или звукового эффекта. Можно применить анимацию к тексту, рисункам, фигурам, таблицам, графическим элементам SmartArt и другим объектам в презентации. К одному и тому же объекту анимационные эффекты можно применять последовательно один за другим.

Подготовка и представление презентации

Настройка параметров представления презентации осуществляется с помощью команд вкладки Показ слайдов. Power Point позволяет использовать несколько режимов показа слайдов:

непрерывный показ с начала;

показ с текущего кадра;

произвольный показ только отдельных кадров;

широковещательный показ удаленным зрителям, использующим средства веб-браузера.

Создание страниц заметок

Страницы заметок можно создавать непосредственно во время разработки каждого слайда. По окончании создания презентации страницы заметок можно оформить с помощью команды Вид, Образец заметок. При печати слайдов в верхней части страницы выводится миниатюра слайда.

Раздаточные материалы

Раздаточные материалы – это распечатанные слайды. Подготовка раздаточного материала к печати осуществляется командой Вид, Образец выдач. После ввода команды появляется вкладкаОбразец выдач. На этой вкладке можно установить параметры страницы, ориентацию выдач (книжная или альбомная), ориентацию слайда (также книжная или альбомная), число слайдов на странице, указать необходимость вывода верхнего и нижнего колонтитулов, даты и времени, изменить тему и фон.

Сохранение и использование презентаций

Сохранение презентации осуществляется командами Сохранить, Сохранить какиСохранить и отправить менюФайл. Первые две команды сохраняют файлы на своем компьютере. КомандаСохранить и отправить позволяет выполнить при сохранении некоторые преобразования и отправить файл по назначению. В частности, при сохранении презентацию можно преобразовать в видеофайл – командаСоздать видео.

При отправке презентации по электронной почте рекомендуется использовать форматы .pdf и .xps. Достоинством этих форматов является то, что документы этих форматов одинаково выглядят на большинстве компьютеров, сохраняются шрифты, исходное форматирование и изображения, содержимое нельзя легко изменить.

Контрольные вопросы

1. Что такое презентация, слайд?

2. Что такое раздаточный материал, конспект доклада?

3. Расскажите ? алгоритмЭтапысоздания презентации с использованием текстового документа.

4. Какие существуют режимы просмотра презентации?

4. Какие объекты могут использоваться для оформления презентации?

6. Какие эффекты можно использовать для улучшения восприятия материала?

7. Как подготовить раздаточный материал?

8. Как подготовить конспект доклада?

9. Как производится настройка параметров показа презентации?

10. Какие способы представления презентации вам известны, каковы их особенности?