УТВЕРЖДЕНО
приказом Председателя Агентства
Республики Казахстан по делам
государственной службы
от 05 июня 2013 года № 1354
Положение об Отделе административной работы и внешних связей
1. Общие положения
-
Отдел административной работы и внешних связей (далее - Отдел) является структурным подразделением Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы (далее - Агентство).
-
Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законами Республики Казахстан и иными нормативными правовыми актами, регулирующими сферу государственной службы, Положением об Агентстве Республики Казахстан по делам государственной службы, приказами Председателя Агентства, а также настоящим Положением.
-
Структура, штатная численность Отдела утверждается Председателем Агентства в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
В состав отдела входит сектор документационного обеспечения и контроля (далее – Сектор).
2. Основные задачи, функции, права и обязанности Отдела
-
Задача: Документационное обеспечение и контроль исполнения документации Агентства, совершенствование форм и методов работы по документообороту в Агентстве и его территориальных органах.
Функции:
-
первичная обработка входящей корреспонденции, проверка правильности доставки и целостности вложений;
-
регистрация входящей корреспонденции, предварительное рассмотрение поступивших документов, оценка их содержания, авторства, сложности и новизны поставленных вопросов на основании установленного в Агентстве распределения обязанностей;
-
проверка правильности оформления документов передаваемых Сектору исполнителями для отправки, проверка наличия приложений указанных в основном документе. Возврат неправильно оформленных документов исполнителям.
-
регистрация и отправка адресату подписанных документов, ведение реестра документов отправленных на бумажном носителе, ведение реестра возвратных документов.
-
участие в разработке и реализации стратегического и операционного планов Агентства по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;
-
ведение секретного делопроизводства, в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан по защите государственных секретов;
-
постановка документа на контроль, определение сроков исполнения в соответствии с нормативными правовыми актами, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля по поручению руководства, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства о состоянии исполнения;
-
своевременное напоминание структурным подразделениям Агентства о сроках исполнения контрольных документов и поручений руководства Агентства;
-
подготовка информации для руководства Агентства о состоянии исполнительской дисциплины;
-
выдача и учет бланков строгой отчетности и учетных форм;
-
ведение архива Агентства, организация составления номенклатуры дел, перечня документов образующихся в деятельности Агентства с указанием сроков хранения;
-
организация взаимодействия с территориальными органами Агентства по вопросам реализации задач, поставленных перед отделом в пределах курируемых вопросов;
-
проведение проверки в структурных и подведомственных подразделениях Агентства по организации и состоянию делопроизводства;
-
получение от всех подразделений центрального аппарата Агентства и его территориальных органов документов, справок, и других материалов, необходимых для выполнения возложенных задач;
-
в пределах своей компетенции давать указания по вопросам исполнения контрольных документов, соответствующего оформления архивных документов обязательные для исполнения работниками структурных подразделений Агентства;
-
пользование в установленном порядке информационными банками данных, имеющимися в распоряжении Агентства;
-
проведение проверки утечки секретных сведений при осуществлении несекретной переписки.
-
обеспечение подготовки и протоколирования заседаний Коллегии Агентства, аппаратных совещаний;
-
обеспечение контроля за своевременным и качественным исполнением поручений Президента, Администрации Президента, Премьер-Министра, Канцелярии Премьер-Министра, Парламента Республики Казахстан, государственных и отраслевых программ, нормативных правовых актов, относящихся к компетенции Агентства, а также обращений физических и юридических лиц, поручений Председателя, заместителей Председателя и Руководителя аппарата.
2.Задача: обеспечение двустороннего и многостороннего сотрудничества в сфере государственной службы.
Функции:
-
разработка предложений и реализация мер по установлению и расширению международного сотрудничества в сфере государственной службы;
-
разработка и согласование меморандумов о сотрудничестве в сфере государственной службы с уполномоченными органами зарубежных стран и международными организациями;
-
взаимодействие с международными партнерами в рамках реализации проектов и программ по совершенствованию государственной службы;
-
координация вопросов международного сотрудничества в рамках межправительственных комиссий;
-
поддержка рабочих контактов с международными партнерами;
-
организация и проведение встреч и мероприятий по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
3. Задача: информационное сопровождение
Функции:
-
проведение государственной информационной политики Агентства
Республики Казахстан по делам государственной службы в части формирования положительного общественного мнения о государственной службе в целом;
-
обеспечение взаимодействия Председателя с центральными СМИ, подготовка пресс-конференций, брифингов с участием Председателя Агентства и его заместителей;
-
создание журналистского пула в целях эффективного взаимодействия;
-
разработка предложений и рекомендаций по улучшению и совершенствованию информационной политики Агентства;
-
разработка и реализация медиа-планов, концепций информационной работы в сфере государственной службы;
-
участие в подготовке проектов интервью и статей Председателя, после визирования руководителями структурных подразделений Агентства согласование текстов официальных выступлений;
-
координация работы сайта;
-
аккредитация представителей СМИ для освещения деятельности Агентства, а также во время служебных поездок Председателя по регионам и за рубеж;
9) оказание консультационной, методической и организационной помощи при подготовке материалов для СМИ, координация контактов с прессой, согласование материалов, подготовленных для прессы структурными подразделениями Агентства.
4. Задача: обеспечение деятельности Председателя Агентства
Функции:
Организационное обеспечение:
1) формирование графика работы Председателя;
2) подготовка заседаний и совещаний, проводимых Председателем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);
3) контроль за ведением и оформлением протоколов заседаний и совещаний, проводимых Председателем;
4) ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результаты встреч и переговоров;
5) доведение до исполнителей поручений Председателя;
6) контроль исполнения отдельных поручений и распоряжений Председателя;
7) организация проведения приема граждан Председателем (запись на прием, информирование посетителей и пр.);
Информационно-аналитическое обеспечение:
8) удовлетворение информационных потребностей Председателя;
9) обеспечение информацией о состоянии выполнения структурными подразделениями Агентства возложенных на них функций и задач;
10) анализ и систематизация материалов и документов, поступающие на имя Председателя, на предмет их полноты, актуальности, четкости изложения, исполнения и учета ранее данных поручений;
11) определение и отбор источников информации;
12) подготовка проектов соответствующих решений;
13) сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для Председателя;
14) правильная интерпретация и систематизация полученных данных;
15) проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;
16) исключение дублирования информации;
17) представление данных в едином и удобном для восприятия формате;
18) постоянное обновление данных.
Материально-техническое обеспечение:
19) заказ транспорта, билетов;
20) организация встреч, переговоров;
21) сопровождение на встречах, в поездках др.
Права и обязанности Отдела:
-
принимать решения и давать указания по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, которые обязательны для выполнения всеми структурными подразделениями Агентства;
-
для реализации своих задач и функций запрашивать и получать в установленном порядке от государственных органов, структурных подразделений Агентства, подведомственных организаций необходимые данные, справки, пояснения, информацию по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;
-
привлекать с согласия руководства Агентства, работников других структурных подразделений Агентства для подготовки проектов нормативных актов и других документов, а также для разработки и осуществления мероприятий, проводимых Отделом в соответствии с возложенными обязанностями;
-
осуществлять иные полномочия, в соответствии с законодательством Республики Казахстан, а также актами и поручениями руководства Агентства.