2.2 Документы как средство товарной информации

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [9].

Основополагающими реквизитами, позволяющими идентифицировать документ, являются учетный и/или регистрационный номер, а также наименования организации и/или подпись компетентного лица с указанием его должности, организации, фамилия, имя, отчество утверждающего (принимающего) документ. Документ должен содержать дату утверждения (принятия) и/или ввода.

Для проведения товарной экспертизы экспертам и экспертным организациям приходится создавать информационные ресурсы и системы.

Информационные ресурсы — отдельные документы и/ или массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и т. п.) [9].

Информационные системы — организационно-упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующие информационные процессы [9].

Информационные процессы — процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации [9].

Эксперты при подготовке и проведении экспертизы осуществляют информационные процессы по поиску, сбору и обработке необходимой информации. Многие экспертные организации являются собственниками информационных ресурсов и систем, в состав которых входят необходимые нормативные, технические и технологические документы по качеству товаров, процессов и услуг. Однако этих информационных ресурсов оказывается недостаточно, когда объектом экспертизы выступают конкретные партии товаров, а также новые товары. Это обусловливает необходимость обращения экспертов к другим владельцам документированной информации, и в этой ситуации эксперт выступает как пользователь (потребитель) информации.

Пользователь (потребитель) информации — субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

Часть недостающей информации эксперт получает из заявки и прилагаемых к ней документов. Другую часть информации эксперт может получить от заказчика или других владельцев недостающей ему информации. Третью часть информации эксперт приобретает самостоятельно в ходе экспертной оценки, а также анализа протоколов испытаний, результатов измерений и др. Однако в условиях неопределенности остается еще одна часть информации, которая может быть недоступна эксперту, например при проведении документальной экспертизы при отсутствии товара.

Результатом поиска, сбора, обработки и анализа всей или части необходимой информации являются принятие экспертом решения и оформление его в виде заключения.

Информационные процессы, осуществляемые экспертом, охватывают все виды необходимых документов. Среди них особое место принадлежит нормативным документам.

Нормативный документ – документ, содержащий правила, общие принципы, характеристики, касающиеся определенных видов деятельности или их результатов, и доступный широкому кругу потребителей (пользователей).

Принципиальное отличие нормативных документов от технических и технологических заключается в том, что они содержат общие нормы, правила и характеристики для одноименных объектов экспертизы, которые регламентируются как обязательные или рекомендательные. Эти документы применяются в различных сферах деятельности. Принято различать нормативные документы в области стандартизации, метрологии, сертификации, торговли, ветеринарии, санитарии и гигиены. Все эти документы должны использоваться экспертами при проведении товарной экспертизы.

К нормативным документам в области стандартизации относятся стандарты:

– международные,

– региональные,

– государственные,

– отраслевые,

– предприятий и обществ,

– правила и нормы,

– общегосударственные классификаторы технико-экономической информации [12].

Для товарной экспертизы используются все указанные виды нормативных документов в области стандартизации, но наиболее часто применяются стандарты всех категорий на продукцию и услуги, на процессы. Стандарты на методы испытаний эксперты используют чаще всего в части правил отбора проб и образцов. Так как испытания товаров проводятся в основном в испытательных лабораториях, а эксперты пользуются лишь простейшими измерительными методами, то стандарты, регламентирующие методики определения показателей качества, непосредственно эксперты применяют реже. Однако эксперты, работающие в испытательных лабораториях, используют их очень широко.

При проведении товарной экспертизы наибольшее распространение среди всех видов стандартов получили стандарты на продукцию, а также на услуги. Экспертная оценка товаров чаще всего проводится путем установления соответствия действительных значений показателей качества объектов экспертизы требованиям стандартов или ТУ. Поэтому эксперт должен не только знать эти требования, но и обладать навыками работы со стандартами на продукцию. При этом окончательное решение эксперт принимает только после сопоставления фактического качества с требованиями к нему на основе стандартов, а в заключении обязательно делает ссылку на соответствующий стандарт.

В настоящее время принят ряд стандартов, регламентирующих качество услуг розничной торговли (общие требования к услугам, обслуживающему персоналу и др.). Эти стандарты также обязаны использовать эксперты, особенно в Системе сертификации услуг розничной торговли.

Основополагающие стандарты — организационно-технические и общетехнические — регламентируют общие понятия и положения, поэтому они также применяются, хотя и фрагментарно.

Санитарные правила и нормы (СанПиН) — нормативные документы, устанавливающие санитарно-гигиенические требования к продукции, услугам, процессам производства, транспортирования, подготовки к продаже и реализации. Соблюдение санитарно-гигиенических требований наиболее важно для пищевых продуктов, а также кулинарной продукции, производимой на предприятиях общественного питания, поэтому для них разработан комплекс СанПиН.

В этих СанПиН содержатся требования не только к санитарно-гигиеническим режимам производства, хранения, транспортирования и реализации, но и к производственному, обслуживающему персоналу, срокам хранения особо скоропортящихся пищевых продуктов. Кроме того, даются рекомендации по нормам технического оснащения предприятий розничной торговли и указания по санитарно-бактериологическому контролю. СанПиНы дополняют стандарты на продукцию, процессы и услуги [16, с. 49].

Строительные нормы и правила (СНиП) — нормативные документы, устанавливающие требования к функциональному назначению, эргономическим свойствам, надежности и безопасности зданий, сооружений или их отдельных элементов.

СНиПы могут применяться экспертами при проведении комплексной товарной экспертизы в случаях, когда технологические особенности производственных помещений или хранилищ (складов) могут определенным образом повлиять на основополагающие характеристики товаров. Например, несоблюдение минимально допустимых расстояний от стен, отопительных или охлаждающих приборов может стать причиной ухудшения потребительских свойств, товарных потерь. Несоблюдение требований по гидроизоляции складов может привести к отмоканию товаров.

Нормативные документы в области торговли представлены Правилами торговли (продажи), Правилами по охране труда, Типовыми положениями по эксплуатации контрольно-кассовых машин, методическими рекомендациями, методиками, нормами, разработанными и утвержденными ранее Министерством торговли РБ, а также другими министерствами и ведомствами.

Эксперты, проводящие экспертизу потребительских товаров, а также услуг розничной торговли, должны знать и уметь применять эти документы. Согласно основным положениям Правил торговли продавец обязан:

– иметь необходимые нормативные документы и соблюдать их требования;

– подтверждать при реализации сертификацию товаров, подлежащих обязательной сертификации, одним из перечисленных технических документов (подлинник сертификата, его заверенная копия, товарно-сопроводительные документы, оформленные на основании подлинника или его заверенной копии);

– доводить до сведения покупателя необходимую информацию о торговой организации, товаре и предоставляемых услугах, в том числе о порядке возврата или обмена товаров потребителем [4, с. 51].

Частные разделы Правил торговли определяют основные операции предреализационной подготовки и порядок продажи следующих товаров: хлеба и хлебобулочных изделий, мясных и молочных продуктов, яиц, маргарина, рыбной продукции, а также тканей, одежды, меховых товаров, обуви, теле-, радиотоваров, электробытовых, парфюмерно-косметических товаров, автомототранспортных средств, прицепов, номерных агрегатов, изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней.

Нормативные документы в области транспортирования товаров используются при проведении товароведной экспертизы по качеству товаров, так как их приемка проводится в соответствии с документами, утвержденными транспортными министерствами и ведомствами.

В этих нормативных документах регламентируются условия и сроки перевозки грузов соответствующими транспортными средствами. Эксперт должен знать и соблюдать установленные в этих нормативных документах требования к перевозке грузов, если он участвует в экспертизе товаров, подлежащих длительному транспортированию. В экспертной деятельности используются организационно-методические документы в области стандартизации, метрологии и сертификации, а также экспертизы товаров.

Организационно-технический документ (ОТД) — документ, устанавливающий основополагающие правила в определенной системе и утвержденный компетентным органом.

Технические документы содержат в отличие от нормативных документов конкретные характеристики товаров и/или товарных партий, с помощью которых до заинтересованных субъектов доводится необходимая информация об ассортименте, качестве, количестве и цене, а иногда и о правилах эксплуатации или использования. Эта информация носит констатирующий характер, относится к конкретной партии и/или упаковочной единице и/или единичному экземпляру товара.

Технический документ — документ, содержащий конкретную информацию о характеристиках товара, необходимых для его идентификации в процессе товародвижения [2, с. 66-67].

Основное назначение этого документа — обеспечение идентификации и прослеживаемости товаров и/или товарных партий на всех этапах товародвижения. Это облегчает работу эксперта, когда при выявлении нестандартных товаров необходимо установить причины возникновения дефектов, а в случае обнаружения критических дефектов и изъять товары конкретной товарной партии.

Технические документы подразделяются на:

– товарно-сопроводительные,

– эксплуатационные,

– проектно-конструкторские [2, с. 68].

Степень их применимости зависит от вида товарной экспертизы. Так, при экспертизе товарных партий по количеству и качеству руководствуются в первую очередь товарно-сопроводительными документами. При экспертизе товаров длительного пользования, которые возвращает потребитель, важное место отводится эксплуатационным документам для выявления соблюдения правил эксплуатации. Экспертиза новых товаров зачастую начинается с экспертизы проектно-конструкторских документов.

Эксперт при проведении товарной экспертизы изучает и анализирует информацию, содержащуюся во всех товарно-сопроводительных документах:

– количественных (накладных, отвесах, заборных или маршрутных листах);

– качественных (сертификатах соответствия, страны происхождения, гигиенических, фитосанитарных, карантинных, заявлениях-декларациях, удостоверениях о качестве, протоколах испытаний, актах списания);

– расчетных (счетах-фактурах, счетах, чеках);

– комплексных (товарно-транспортных или железнодорожных накладных) [5, с. 275].

Эксперт может использовать как отдельные товарно-сопроводительные документы, так и их совокупность (массивы), обратив при этом особое внимание на наличие обязательных документов: сертификатов соответствия, товарно-транспортных накладных, при необходимости — удостоверений о качестве, а для импортных товаров — сертификата страны происхождения, справки или ее копии к грузовой таможенной декларации.

Содержащаяся в этих документах информация должна тщательно анализироваться и проверяться путем сопоставления с дублирующей ее информацией в эксплуатационных документах, а также на маркировке.

Технологические документы предназначены для передачи и хранения информации о технологических процессах по разработке, производству, хранению и транспортированию продукции.

Технологический документ — документ, содержащий описание рецептур, конструкций, технологических процессов, характерных для разных этапов жизненного цикла продукции и/или услуги.

К технологическим документам, чрезвычайно важным в работе экспертов, относятся сборники производственных рецептур (в общественном питании — сборники рецептур кулинарных блюд), технологические инструкции по производству продукции, а также инструкции по хранению товаров отдельных групп, инструкции по приемке товаров по количеству и качеству, инструкции по применению норм естественной убыли. Особое место занимают инструкции по проведению экспертизы потребительских товаров.

Технологические документы дополняют и конкретизируют нормативные документы. Так, инструкции по хранению дополняют соответствующие стандарты на методы хранения или общие технические условия стандартов на продукцию (раздел: хранение). В отличие от стандартов в инструкциях подробно устанавливаются режимы, способы размещения и сроки не только отдельных видов, но и сортов товаров.

Инструкции по хранению используются экспертами в случаях, когда объектом экспертизы являются товары после длительного хранения, в результате которого они претерпели значительные количественные и качественные изменения.

Таким образом, документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Информационные процессы, осуществляемые экспертом, охватывают все виды необходимых документов. Среди них особое место принадлежит нормативным документам. Нормативный документ – документ, содержащий правила, общие принципы, характеристики, касающиеся определенных видов деятельности или их результатов, и доступный широкому кругу потребителей (пользователей). Принято различать нормативные документы в области стандартизации, метрологии, сертификации, торговли, ветеринарии, санитарии и гигиены. Все эти документы должны использоваться экспертами при проведении товарной экспертизы.

Технологические документы предназначены для передачи и хранения информации о технологических процессах по разработке, производству, хранению и транспортированию продукции.