МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО “Белорусский государственный

экономический университет”

Кафедра технологии производства

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу “Делопроизводство”

Студент ФФБД,

2-й курс, РФН-1 В.А.Ковалёва

Проверил В.В.Паневчик

МИНСК 2009

Содержание

Вариант 9

1. Роль научно-технической документации в управлении (проектная, конструкторская, технологическая). Задачи, решаемые Единой системой конструкторской документации (ЕСКД), Единой системой технологической документации (ЕСТД) и Единой системой технологической подготовки производства (ЕСТПП).

2. Какие реквизиты применяют при удостоверении документов? Каковы структурные элементы и варианты оформления реквизита “Подпись”? С какой буквы (прописной или строчной) пишут слово “заявление” при оформлении заявлений и где его располагают?

3. В каких случаях издают распоряжение по основной деятельности и по личному составу? Состав реквизитов. Технология создания. Требования к тексту. Какие различают протоколы в зависимости от полноты освещения хода заседания и в чём их особенности?

4. Составить заявление на имя декана факультета финансов и банковского дела с просьбой предоставить материальную помощь.

5. 5.1 В связи с производственной необходимостью и в целях совершенствования технологического процесса и рекламы продукции подготовить приказ по ЗАО “Технолог” о внесении изменений в штатное расписание: исключить должность инженера в проектно-конструкторском отделе и ввести должность программиста-конструктора; в отделе маркетинговых коммуникаций ввести должность менеджера по рекламе; исключить должность экономиста по продажам в отделе маркетинговых коммуникаций и ввести должность маркетолога-исследователя. Самостоятельно заполнить недостающими данными.

5.2 Составить сводный приказ по ОАО “Альфадор” и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:

1) об увольнении Кузьмича П.П., экономиста, за прогул без уважительных причин. Основание: докладная начальника цеха, объяснительная Кузьмича П.П. (п.5 ст.42 ТК);

2) направлении в командировку Сергеева А.П., ведущего специалиста отдела снабжения, на предприятие “Азот” г.Гродно на 5 дней с 20.05.2010 по 24.05.2010 для заключения договора о поставке удобрений. Основание: докладная записка начальника отдела (ст.91-95 ТК);

3) объявления выговора Королёву И.Р., юрисконсульту, за опоздание на работу 20.05.2009 на 25 минут. Основание: объяснительная записка Королёва И.П., докладная записка заведующей отделом (применение дисциплинарных взысканий – п.4-9 ст.42 ТК).

6. Составить акт списания имущества “Западбанка” согласно приказу председателя правления от 26.04.2009 №51. в результате работы комиссии была выявлена непригодность имущества к дальнейшему использованию, так как истёк срок его эксплуатации. В связи с этим установлено, что данное имущество (по прилагавшемуся к акту перечню) подлежит списанию. Остальные данные указать самостоятельно.

7. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Оформить аттестационную характеристику на служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности.

8. Составить письмо-запрос в адрес ОДО “Мажор” с просьбой выслать предложение на два копировальных аппарата с программным управлением в соответствии с прилагаемыми техническими условиями, обозначив крайнюю цену, условия платежа и срок поставки. Кроме того, высказать заинтересованность в двух комплектах быстроизнашиваемых частей с указанием цены каждой части в отдельности.

9. Составить письмо по вопросам поставки оборудования.

10. Определить порядок расположения дел в разделе номенклатуры “Бухгалтерия” и заполнить все графы номенклатуры дел. Известны следующие заголовки дел: бухгалтерские отчёты по бюджету, капитальным вложениям; заключения балансовой комиссии; штатное расписание организации; кассовая книга; книга регистрации выдачи доверенностей; ведомости на выдачу зарплаты сотрудникам; документы по инвентаризации зданий и сооружений; картотека учёта основных средств; номенклатура дел бухгалтерии; переписка с центральными и местными финансовыми организациями по вопросам бухгалтерского учёта и др. Недостающую информацию указать самостоятельно.

11. Сотовая связь.

12. Список использованных источников.

1) Роль научно-технической документации в управлении (проектная, конструкторская, технологическая). Задачи, решаемые Единой системой конструкторской документации (ЕСКД), Единой системой технологической документации (ЕСТД) и Единой системой технологической подготовки производства (ЕСТПП).

Единая система конструкторской документации (ЕСКД)	устанавливает единые правила выполнения, оформления и обращения чертежей, схем, текстовых материалов и других конструкторских документов; обеспечивает возможность взаимообмена конструкторскими документами между различными предприятиями; снижает трудоемкость проектно-конструкторских разработок; улучшает условия технологической подготовки производства, кооперации промышленных изделий и оперативной подготовки документации для быстрой переналадки действующего производства при освоении новой продукции.
Единая система технологической документации (ЕСТД)	обеспечивает полное взаимопонимание между разработчиками и исполнителями технологических операций; создаёт условия для использования информации из технологических документов для автоматических систем управления производством (АСУП) с применением электронно-вычислительных машин (ЭВМ); устанавливает определённые виды графических и текстовых документов, которые в совокупности или отдельно определяют технологический процесс изготовления или ремонта изделия.
Единая система технологической подготовки производства (ЕСТТП)	устанавливает единый для всех предприятий и организаций системный подход к выбору и применению методов и средств технологической подготовки производства (ТПП), соответствующих достижениям науки и техники; максимально сокращает сроки освоения новых изделий и обеспечивает их выпуск в соответствии с государственным Знаком качества с начала серийного производства; обеспечивает высокую мобильность промышленности, которая оперативно может быть переключена на выпуск требуемой номенклатуры изделий.

2) Какие реквизиты применяют при удостоверении документов? Каковы структурные элементы и варианты оформления реквизита “Подпись”? С какой буквы (прописной или строчной) пишут слово “заявление” при оформлении заявлений и где его располагают?

Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными реквизитами, применяемыми при удостоверении документов, являются подпись, гриф утверждения и печать.

Реквизит “Подпись” выступает обязательным элементом документа. К его структурным элементам относят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (печатают от нулевого положения табулятора);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (печатается от шестого положения табулятора (после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм)), причём инициалы размещают перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.

Если документ подписан не на бланке, то в состав наименования должности включают наименование организации. Например:

Директор ОАО “Магия” (подпись) Е.М.Федотов

В организациях, действующих на основе единоначалия, документы подписываются одним должностным лицом. Две и более подписи проставляют, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц. Например:

Директор завода (подпись) А.И.Лаврентьев

Начальник цеха (подпись) Б.Ф.Горин

При отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указывается должность лица. Подписавшего документ, его фамилия (исправления можно сделать чернилами или машинописным способом). Например:

его В.С.Апет

и.о. Управляющий банком (подпись В.С.Апет) О.Э.Фомин

Не допускается подписывать документы с предлогом “за” или проставление косой черты перед наименование должности, а также вносить в утверждённые документы какие-либо исправления и добавления без разрешения лиц, подписавших эти документы.

Слово «заявление» - это заголовок документа. Весь заголовок может быть написан прописными буквами (ЗАЯВЛЕНИЕ, если текст набран на компьютере или на заготовленном бланке), в рукописных заявлениях – только первая буква заголовка прописная (Заявление). Заголовок «ЗАЯВЛЕНИЕ» должен располагаться в левом верхнем углу.

3) В каких случаях издают распоряжение по основной деятельности и по личному составу? Состав реквизитов. Технология создания. Требования к тексту. Какие различают протоколы в зависимости от полноты освещения хода заседания и в чём их особенности?

Распоряжение издается для решения оперативных вопросов основной деятельности. Распоряжение издается руководителем организации или его заместителем единолично. Текст распоряжения, как и других распорядительных документов, состоит из двух композиционных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания распоряжения. Обычно в распоряжениях по основной деятельности она начинается словами “В соответствии”, “В целях” и т.п. Вместе с тем в некоторых сложных распоряжениях (т.е. состоящих из нескольких пунктов) факты, послужившие основанием для издания распоряжения, могут указываться в начале текста.

Распорядительная часть распоряжения по основной деятельности начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется прописными буквами, без кавычек, без разрядки (без пробелов между буквами), с новой строки от границы левого поля. Распорядительную часть распоряжений по личному составу следует начинать словами, точно обозначающими предписываемые действия, например: ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ПРЕМИРОВАТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ и т.п. После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие распоряжения, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст документа.

В распоряжениях по личному составу композиционные части располагаются: вначале указывается распорядительная часть, а затем, в конце текста, – основание для издания распоряжения. При оформлении каждого распоряжения по личному составу должно обязательно указываться основание. Например, при приеме на работу основанием являются заявление работника о приеме на работу, трудовой договор (контракт), направление на работу (для отдельных категорий работников, например молодых специалистов). При оформлении других распоряжений по личному составу кроме заявления работника и трудового договора основанием могут являться самые разнообразные документы – соответствующие заявления, докладные записки, представления, документы аттестационной комиссии и др. Каждый пункт распоряжения может иметь одно или более оснований. Все они указываются после этого пункта и нумеруются арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов распоряжения оформляются по одному основанию, то его допускается указывать в конце текста.

Состав реквизитов: наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.