2. Учет бланков строгой отчетности

Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации. При этом должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности.

В Представительстве РДУСП «Стравита» по г. Минску и Минской области к бланкам строгой отчетности относятся:

- квитанции 1-СУ;

- путевые листы;

- страховые полисы по правилам № 3;

- ТТН, ТН и др.

В любой страховой организации назначается лицо, которое несет материальную ответственность за сохранность бланков строгой отчетности. Так как Представительство РДУСП «Стравита» по г.Минску и Минской области, где я проходила преддипломную практику, подчиняется непосредственно Унитарному предприятию РДУСП «Стравита», то и бланки строгой отчетности в представительстве получают оттуда. Для этого составляется заявка на получение БСО.

Бланки хранятся в специальном сейфе, ключ от которого находится у материально ответственного лица. Выдаются бланки агентам под роспись в приходно-расходной книге по учету БСО.

Бланки строгой отчетности, используемые организациями должны соответствовать типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь, или формам, утвержденным иными республиканскими органами государственного управления в соответствии с законодательством.

Экземпляры бланков строгой отчетности заполняются с одновременным подсчетом итоговых показателей (записью их цифрами и прописью). Реквизиты в бланках строгой отчетности должны быть написаны разборчиво и ясно. Подчистки и помарки в них не допускаются.

Исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее. Исправление ошибочных записей осуществляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленного текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицом, осуществившим исправление, производится оговорка «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего.

Передача бланков строгой отчетности, предназначенных для использования в качестве первичных учетных документов, от одних организаций другим не допускается, за исключением бланков строгой отчетности, предназначенных для приема платежей в бюджет.

Поступившие БСО должны быть оприходованы материально ответственным лицом.

В случае расхождения фактического наличия книжек БСО с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности. В данном акте отражается количество не оказавшихся в наличии книжек бланков строгой отчетности с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности. Акт проверки наличия бланков строгой отчетности составляется в двух экземплярах: первый направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия мер, второй остается у организации.

Материально ответственное лицо поступление бланков строгой отчетности отражает в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности, которая до начала в ней записей должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером организации.

Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности может вестись на машинных носителях информации. В данном случае должны быть обеспечены защита информации, сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством Республики Беларусь, возможность получения надлежащим образом заверенной бумажной копии.

Учет движения (приход, расход, остаток) бланков строгой отчетности ведется материально ответственными лицами в количественном выражении по номерам и сериям и отражается в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по графам «приход», «расход», «остаток».

Выдача бланков строгой отчетности ответственным исполнителям в подотчет осуществляется по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, ими уполномоченных, с указанием серий и номеров бланков.

В целях контроля за использованием бланков строгой отчетности бухгалтерией организации на каждого ответственного исполнителя открывается карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности.

В случаях утраты или хищения бланков строгой отчетности материально ответственное лицо обязано сообщить об этом руководителю организации. При этом назначенной комиссией проводится проверка фактического наличия бланков и составляется акт с указанием обстоятельств утраты (хищения), порчи, количества недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю организации для принятия соответствующего решения.

Выданные ответственным исполнителям бланки строгой отчетности материально ответственным лицом списываются с учета на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности по соответствующей форме.

Учет бланков строгой отчетности ведется на счете 10 «Материалы» в стоимостном и количественном выражении. Параллельно аналитический учет организации обязаны вести по каждому виду бланков и местам их хранения за балансом на счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Поступившие бланки приходуют следующим образом:

Д10 К60- поступили бланки строгой отчетности.

В оценке по фактически произведенным затратам на их приобретение, одновременно делается запись: Д006 «Бланки строгой отчетности»- по номинальной стоимости или условной оценке;

Списание бланков с подотчета материально-ответственного лица: К006- списаны БСО;

Выдача бланков: Д26 К10.

Таким образом, списание стоимости бланков, как и ранее, следует производить по мере передачи их ответственным исполнителям.

Если бланки испорчены и (или) аннулированы по причине сбоя в работе программных продуктов и оргтехники, отказа клиентов от покупки товара, неправильно представленных данных для заполнения, а так же различных чрезвычайных обстоятельств, произошедших при хранении бланков до передачи их материально-ответственным лицом ответственным исполнителям, то в бухгалтерском учете делаем запись:

Д92 К10, одновременно К006.

В случае наличия виновных лиц стоимость испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности с НДС следует списать на этих лиц записью: Д73 К94.

Используются бланки строгой отчетности строго по порядку номеров. При заполнении БСО не допускаются поправки и подчистки. Если агент при заполнении полиса допустил ошибку, то полис перечеркивается, делается запись «испорчено», агент, допустивший ошибку, проставляет свою фамилию и подпись. Страхователю выписывается новый полис.

Для контроля за использованием БСО страховые агенты раз в неделю сдают отчет о проделанной работе, который включает в себя:

- отчет о сданных страховых взносах и использованных бланках страховых полисов (свидетельств) и квитанций;

- копии использованных БСО (включая испорченные);

- неиспользованные БСО;

- документ, подтверждающий факт сдачи страховой выручки.

В Представительстве РДУСП «Стравита» по г. Минску и Минской области отчет о проделанной работе предоставляется страховыми агентами раз в месяц до 5 числа месяца, следующего за отчетным. Агент сдает отчет специалисту, за которым он закреплен. Специалист проверяет правильность заключения и оформления договоров и ставит свою подпись. Затем отчет сдается в бухгалтерию, где проверяется полнота и сроки сдачи страховой выручки, а также наличие неиспользованных БСО и копии использованных. После проверки бухгалтер ставит подпись, отчет остается в бухгалтерии и по окончании месяца все отчеты подшиваются в порядке возрастания по датам отдельно по каждому агенту.

В случае утраты БСО агент пишет объяснительную записку, за свой счет публикует объявление в средствах массовой информации о признании данных бланков недействительными, и только после этого они подлежат списанию в бухгалтерии.