Лабораторная работа 14

Тема: «Microsoft Access. Создание и использование запросов. Создание отчетов»

1. Цель:

• Познакомиться с основными видами запросов;

• научиться создавать запросы на выборку различными способами;

• научиться создавать запросы: на обновление, на добавление, на удаление, на создание таблицы;

• научиться создавать отчеты;

• научиться создавать запросы с параметром.

Задачи работы: создать запросы и отчёты согласно образцу.

2. Порядок выполнения работы

2.1. Подготовка к выполнению работы (предварительное ознакомление с методическими указаниями к лабораторной работе и проработке теоретического материала за конспектом лекций и рекомендованной литературой).

2.2. Выполнение учебных заданий (п. 3.).

2.3. Сделать выводы по результатам выполнения работы.

2.4. Защита работы (вопросы для защиты работы - п. 4.).

3. Задание к работе

Задание 1. Откройте учебную БАЗУ ДАННЫХ, созданную на прошлой учебно-практической работе

Порядок работы:

• Вызовите программу Access

• Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, перейдите в нужную папку и выделите из списка баз данных имя вашей базы и кликните кнопку ОК.

• Перейдите на вкладку Формы, выделите форму Список и нажмите клавишу Delete. Подтвердите удаление. В результате у вас в базе данных должны остаться три исходные таблицы и Общая форма, с помощью которой вы можете добавлять значения в вашу базу данных.

Задание 2. Создайте запрос на выборку с именем Номера телефонов

Порядок работы:

• Перейдите на вкладку Запросы, если находитесь в другом диалоговом окне

• Кликните мышкой кнопку Конструктор запросов в группе Другие

• Добавьте нужные таблицы Личные данные и Список, выбирая их и кликнув кнопку Добавить. Так как таблицы связаны, то между ними появится линия, обозначенная цифрами 1 («один-к-одному»), представленная на рис. 30

• Закончите выбор, кликнув кнопку Закрыть. Появится возможность выбора полей из разных таблиц.

• Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список и Номер телефона – из таблицы Личные данные. Для этого достаточно дважды кликнуть мышкой по имени поля. Второй вариант – перетащить мышкой название поля в клетки запроса.

• Сохраните запрос, кликнув по кнопке Сохранить. Введите имя запроса Номера телефонов и кликните кнопку ОК.

• Кликните кнопку Запуск для представления запроса. Это самый простой вид запроса на выборку. В результате вы получаете новую таблицу с другим набором полей

• Перейдите в режим Конструктор

Замечание. Условия отбора можно включать аналогично включению фильтра. Например, телефонная книга всех учащихся, фамилии которых начинаются на букву «В», может быть получена с помощью включения условия Like «В*»

• Получите этот запрос:

• Кликните кнопкудля выполнения запроса.

• Измените имя запроса, выбрав в меню пункт Файл – Сохранить как/Сохранить объект кака

• В появившемся диалоговом окне наберите новое имя запроса: Выборка по В.

Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет показано два запроса

Самостоятельное задание. 1. Составьте запрос на адреса только девочек, имя которых «Анна». Сохраните запрос с именем Анна.

2. Составьте запрос на телефоны учащихся, отчество которых начинается на букву «А». Сохраните запрос с именем Выборка по А

Задание 3. Составьте запрос с использованием логических операций в условии отбора

Предположим, что вам нужно составить ведомость для выплаты премии всем учащимся, которые учатся на 11 и 12 баллов. Для этого нужно выбрать записи, в которых оценки по предметам 11 ИЛИ 12.

Порядок работы:

• Выберите вкладку Запрос, если находитесь в другом диалоговом окне

• Выберите кнопку Конструктор Запросов

• Добавьте нужные таблицы Личные данные и Список, выбирая их и кликнув кнопку Добавить.

Замечание. Так как таблицы связаны, то между ними появится линия «один-к-одному». Если ее нет, таблицы нужно связать

• Закончите выбор, кликнув кнопку Закрыть. Появится возможность выбора полей из разных таблиц.

• Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список и поля Word, Excel, Access – из таблицы Личные данные. Для этого достаточно дважды кликнуть мышкой по имени поля. Второй вариант – перетащить мышкой название поля в клетки запроса.

• В строке Условия отбора под полями Word, Excel, Access поставьте 11 Or 12

• Кликните кнопку для представления запроса

• Сохраните запрос с именем Успеваемость1, кликнув кнопку Сохранить. Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет показано три запроса

Самостоятельное задание. 1. Составьте запрос на учеников группы 101, у которых оценка по курсу «Базы данных Access» 10 или 11; сохраните запрос с именем Успеваемость2.

2. Составьте запрос на учеников групп 102 и 103, которые имеют оценку по курсу «Табличный процессор Word» и «Электронные таблицы Excel» 10 или 11; сохраните запрос с именем Успеваемость3

Задание 4. Составьте запрос на выборку всех записей, кроме тех, в которых указана фамилия Баранова с использованием Построителя выражений

Порядок работы

• Перейдите на вкладку Запросы, если находитесь в другом окне

• Выделите запрос Номера телефонов

• Кликните кнопку Конструктор Запросов

• Удалите поле НомерТелефона (выделите имя поля и кликните клавишу Delete)

• Добавьте поле Адрес, выбрав имя поля из списка

• Сохраните запрос с именем Адрес, выполнив команду Кнопка Office/ Сохранить как/Сохранить объект как…

• Поставьте курсор в ячейку Условие отбора в столбце Фамилия

• Удалите надпись в этой ячейке

• Кликните кнопку -Построить. Появится окно, в котором можно строить сложные запросы

Порядок работы:

• Кликните кнопку Not, это слово появится в верхнем поле. Фамилию Баранова в кавычках наберите вручную

• Кликните кнопку ОК. В поле Условия отбора появится данное выражение

• Кликните кнопку для представления запроса

• Закройте запрос, сохранив его с именем не_Баранова, выполнив команду Кнопка Office/ Сохранить как/Сохранить объект как…

Задание 5. Создайте вычисляемые поля

Порядок работы:

• Выберите вкладку Запросы, если находитесь в другом окне

• Кликните кнопку Конструктор Запросов

• Добавьте нужные таблицы Список и Личные данные, выбирая их и кликнув кнопку Добавить

• Завершите выбор, кликнув кнопку Закрыть

• Выберите поля Фамилия и Имя из таблицы Список и поля Word и Excel – из таблицы Личные данные

• Поставьте курсор на клетку правее Excel (на линии Поле)

• Кликните кнопку - Построить

• В появившемся окне напечатайте вручную выражение

и кликните кнопку ОК

• Это выражение подставится в новое поле. Нажмите клавишу Enter

• Сохраните запрос с именем Среднее

• Кликните кнопку для представления запроса. Новое поле будет иметь имяСреднее

• Закройте запрос

Предъявите преподавателю созданные запросы Номера телефонов, Выборка по В, Анна, Выборка по А, Успеваемость1, успеваемость2, Успеваемость3, не_Баранова, Среднее