Лекція 4.

Документування фгж та вимірники в бухгалтерському обліку

В лекції № 4 будуть розглянуті наступні питання:

1. Вимірники в бухгалтерському обліку: види, порядок застосування.

2. Документування в бухгалтерському обліку.

Після прочитаної лекції студент повинен:

а) знати (розуміти!):

– всі види вимірників, які використовуються в бухгалтерському обліку;

– поняття документу, його види;

– обов’язкові та додаткові реквізити бухгалтерських документів.

б) вміти:

– правильно застосовувати всі види вимірників в операціях, що здійснює підприємство.

– складати та правильно оформлювати бухгалтерські документи.

Нагадаємо: Бухгалтерський облік слід вести безперервно без будь-яких пропусків з моменту створення підприємства до його ліквідації.

Документування – елемент бухгалтерського обліку.

Від раціональної організації первинної реєстрації господарських операцій залежить оперативність управління, надійність, економічність управлінської праці, культура роботи апарату, можливість використання інформації в майбутньому – проведенні аудиту, експертизи, вирішенні спорів, надання доказів у судах тощо.

Залежно від функції управління створюються різні види і різновиди документів і не завжди виключно бухгалтерського спрямування. Розглянемо види документів, що створюються на підприємстві.

Вид документа – це зазначення найменування документа. Наприклад, накладна – вид документа. Різновид її – накладна на відправку молока, податкова накладна тощо. Або: акт – вид документа, його різновид – акт прийому-передачі справ, акт інвентаризації, акт ревізії і ін.

Управлінська діяльність, а облік відноситься до неї, фіксується в основному організаційно-розпорядчими документами (ОРД), які умовно поділяються на три групи: організаційні документи; розпорядчі та спеціалізовані бухгалтерські документи; довідково-інформаційні документи.

Діяльність будь-якого підприємства регулюється правовими документами. Перш за все це – організаційні документи, які розробляються самими засновниками і є нормативними для даного підприємства. Організаційні документи регламентують завдання і функції підприємства, його структуру, організацію роботи, права, обов’язки, відповідальність керівництва, структурних підрозділів і співробітників, включаючи бухгалтерів. До складу організаційних документів входять: статут підприємства; положення про підприємство; засновницький договір; положення про структурні підрозділи, колегіальні і дорадчі органи; регламент; структура і штатна чисельність; штатний розклад; інструкції з певних напрямів діяльності; посадові інструкції працівників; правила внутрішнього трудового розпорядку (положення про персонал) і ін.

Організаційно-правові документи реалізують норми адміністративного права і є правовою основою діяльності підприємства. Вони містять положення обов’язкові для виконання.

Організаційні документи оформляються на загальному бланку підприємства або на стандартному аркуші паперу з нанесенням всіх необхідних реквізитів.

Реквізит документа – обов’язковий елемент оформлення офіційного документа. Різні види документів мають різний набір реквізитів.

Формуляр – сукупність розташованих в певній послідовності реквізитів документа, тобто набір реквізитів офіційного письмового документа, розташованих в певній послідовності.

Бланк документа – це набір реквізитів, що ідентифікує автора офіційного письмового документа. Бланк – стандартний лист паперу із заздалегідь відтвореною на ньому, певним способом, постійної інформації про підприємство-автора і місце, відведене для змінної інформації. Бланки мають бути виготовлені на білому папері. Встановлюються два формати бланків – А4 (210 х 297 мм) і А5 (148 х 210 мм). Бланки документів повинні мати поля не менше: – 20 мм – ліве; 10 мм – праве; 20 мм – верхнє; 20 мм – нижнє.

До основних організаційно-правових документів відносяться засновницькі документи: статут або положення про підприємство, засновницький договір.

Датою будь-яких документів є дата їх затвердження або складання. Організаційні документи затверджуються керівником підприємства або його структурного підрозділу, чи вищестоящою організацією. Затвердження здійснюється проставлянням грифу затвердження на самому документі, або виданням іншого документа (наказу, ропорядження).

Підприємство, що є юридичною особою, “діє на підставі статуту, або засновницького договору і статуту, або тільки засновницького договору. У випадках, передбачених законом, юридична особа, що не є комерційним підприємством, може діяти на підставі загального положення про підприємство даного виду”.

Статут – правовий акт, що визначає структуру, функції і права підприємства, організації, установи.

Положення про підприємство (структурний підрозділ). Положення – правовий акт, що визначає склад, компетенцію, порядок формування, правове положення, права, обов’язки, організацію діяльності державних органів, установ, організацій, структурних підрозділів (служб). Положення можуть бути типовими (зразковими) і конкретними (індивідуальними). За наявності типового положення конкретні положення розробляються на його основі. Типові положення розробляються для однотипних підприємств і структурних підрозділів.

Інструкція – правовий акт, що містить правила, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, бухгалтерські фінансові і інші спеціальні сторони діяльності підприємств, їх підрозділів, служб, посадових осіб. У інструкції передбачається порядок здійснення будь-якої діяльності включаючи бухгалтерську, або порядок застосування положень законодавчих і інших нормативних актів. Інструкцію підписує керівник структурного підрозділу, що розробив її. Інструкція підлягає затвердженню. Затверджуються інструкції керівником підприємства і завіряються печаткою. Інструкції візуються керівниками всіх зацікавлених підрозділів, юридичною службою, заступником керівника, що займається тим напрямом діяльності, на який розповсюджується зміст інструкції. Текст інструкції складається з розділів, що мають заголовки і розбиті на пункти і підпункти, що нумеруються арабськими цифрами.

Кожне підприємство на основі Типової інструкції розробляє свою індивідуальну інструкцію з діловодства з урахуванням своєї специфіки. Цю інструкцію затверджує керівник, і вона є обов’язковою для кожного працівника.

Посадова інструкція – правовий акт, що видається підприємством з метою регламентації організаційно-правового положення працівника, його обов’язків, прав, відповідальності та забезпечує умови для його ефективної роботи. За допомогою посадової інструкції в будь-якому підприємстві реалізується функція управління персоналом, максимально уточнюються функціональні обов’язки кожного працівника, в тому числі і бухгалтерів. Посадова інструкція закріплює організаційно-правове положення працівника, містить перелік основних напрямів його діяльності, визначає відповідальність працівника на конкретному робочому місці. Посадові інструкції бувають типові (зразкові) і конкретні (індивідуальні).

Посадова інструкція підписується керівником структурного підрозділу і затверджується заступником керівника підприємства, що є куратором даного підрозділу або керівником структурного підрозділу, якщо йому надано це право. Візуються посадові інструкції керівниками зацікавлених підрозділів і юридичною службою (юристом), а також іншими посадовими особами, від дій яких може залежати її виконання. Датою посадової інструкції є дата її затвердження.

Штатний розклад – правовий акт, що закріплює структуру, чисельність і посадовий склад працівників підприємства з вказівкою посадових окладів (у державних установах – з вказівкою розряду по Єдиній тарифній сітці). Штатний розклад має уніфіковану форму і оформляється на загальному бланку або на стандартних листах паперу формату А4 з зазначенням реквізитів: найменування підприємства та його виду, дата і номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження.

З метою вирішення основних завдань підприємства видаються накази, вказівки, ухвали, рішення, розпорядження та оформлюється кожна господарська операція. Це друга група – розпорядчо-бухгалтерські документи. Фінансово-бухгалтерські документи мають специфічні особливості їх складання і оформлення. Діють спеціальні правила їх оформлення, підписання, реєстрації. Це передбачається обліковою політикою кожного окремого підприємства.

Завершальним етапом роботи над проектом розпорядчого документа є його узгодження і підписання. Узгодження здійснюється шляхом візування і/або проставляння грифа узгодження. Візують документ укладач і керівник структурного підрозділу, внесеного проекту, всі вказані в проекті виконавці, юридичний консультант. Юридична служба при візуванні проекту документа повинна визначити відповідність проекту документа чинному законодавству, перевірити відсутність суперечностей раніше виданим наказам. Візи проставляються на першому примірнику проекту на зворотній стороні останнього листа.

Третя група – довідково-інформаційні документи – включає службові листи, довідки, огляди, доповідні записки і ін.

Всі перераховані вище документи відносяться до управлінських, або ОРД.

Дата документа. Датою для більшості документів є дата підписання або затвердження (наказ або службовий лист), для протоколу – дата засідання, ухвалення рішення, для акту – дата події, для накладної – дата прийняття або видачі запасів.

Реєстраційний номер документа. Цим реквізитом є цифрове або буквено-цифрове позначення, що привласнюється документу при його реєстрації. Реєстраційний номер документа складається з порядкового номера в межах реєстрованого масиву документів, який можна доповнювати на розсуд підприємства індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавців і ін. Реєстрації підлягають всі без виключення документи, що створюються на підприємстві і надходять від інших організацій і приватних осіб.

Затвердження документа. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або спеціально виданим документом (наказом, протоколом). Обидва способи затвердження мають однакову юридичну силу. Статути, положення, регламенти, штатні розклади, інструкції, посадові інструкції, правила, а також деякі види актів, протоколів, кошторисів, розцінок на проведення робіт і надання послуг набувають юридичної сили тільки після їх затвердження. Гриф затвердження документа розташовують в правому верхньому кутку документа.

Оригінал (документ в остаточній редакції, оформлений з врахуванням вимог ГОСТу);

Копія документа – точне відтворення оригіналу. Копії бувають факсимільні і вільні. Факсимільна копія містить всі реквізити документа і відображає особливості їх виготовлення (ксерокс, факс, фотокопія);

Витяг – копія витікаючого документа, що залишається в установі;

Дублікат – копія, яка видається в разі втрати оригіналу, володіє тією ж юридичною силою, що і оригінал;

Виписка – копія офіційного документа, що відтворює будь-яку його частину завірену в установленому порядку;

Автограф – документ, написаний рукою автора.

За найменуванням: наказ, лист, довідка, акт і інші види документів.

За місцем складання: внутрішні і зовнішні; зовнішні, у свою чергу, поділяються на ті, що надходять і вихідні.

за ЄДРПОУ (ЗКПО)	Код підприємства за Єдиним державним реестром підприємств і організацій України Код ЗКПО включає 8 знаків. Його проставляють відповідно до Загальноукраїнського класифікатора підприємств і організацій (ЗКПО). Код підприємства – автора документа (автор документа – фізична або юридична особа, що створила документ) служить для прискорення передачі документованої інформації по каналах електронного зв’язку і скорочення кількості можливих помилок, що виникають при передачі довгих і складно сприйманих назв підприємств
за КОАТУУ	класифікатор об’єктів адміністративно-територіального устрою України (складається з кодів та назв всіх адміністративно-територіальних об’єктів України, які (груповані за оцінками територіальної спільності, історичних, економічних, географічних, етнічних і культурних особливостей)
за КОПФГ	класифікатор організаційно-правових форм господарювання: – підприємства [100] – господарські товариства [200] – кооперативи [300] – організації (установи, заклади) [400] – об’єднання підприємств (юридичних осіб) [500] – відокремлені підрозділи без статусу юридичної особи [600] – об’єднання громадян, профспілки, благодійні організації та інші подібні організації [800] – інші організаційно-правові форми [900]
за СПОДУ	Система позначення органів державного управління (за підпорядкуванням)
за КВЕД	Класифікатор видів економічної діяльності

ОДРН – основний державний реєстраційний номер (ОДРН) юридичної особи. Проставляється відповідно до документів, виданими податковим органом. Це 13-значний цифровий код. Внесення запису до Єдиного державного реєстру юридичних осіб підтверджується свідоцтвом, виданим юридичній особі.

Ідентифікаційний номер платника податків (ІНПП) – ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІНПП/КПП). Цей реквізит проставляють відповідно до документів, видаваних податковими органами. Це цифровий код, що засвідчує про постановку на податковий облік платника податків, – юридичної особи, індивідуального підприємця, фізичної особи. Структура ідентифікаційного номера платника податків (ІНПП): для підприємства – 10-значний цифровий код; для фізичних осіб – 12-значний цифровий код. Податковий орган видає платникові податків за його заявою свідоцтво про постановку на податковий облік.

Документування ФГЖ. Нагадаємо: документ – це діловий папір. В принципі, документом можна назвати будь-який аркуш паперу з нанесеним на нього текстом. Але з погляду бухгалтерії документ – це лист паперу з таким текстом, який підтверджує здійснення або хоча б передбачає яку-небудь подію господарського життя підприємства. Для виготовлення документа можна узяти готовий бланк і надрукувати на ньому потрібну інформацію за допомогою комп’ютера, або вписати її авторучкою.

Всі господарські операції, що здійснюються підприємством, повинні оформлятися відповідними документами. На підставі цих документів ведеться бухгалтерський облік.

Документ – це письмове свідоцтво здійсненної господарської операції, що додає юридичну силу даним бухгалтерського обліку.

Всі записи в бухгалтерському обліку ведуться на основі первинних документів. Потім відомості з них переносяться і облікові регістри, там вони систематизуються, тобто записуються на бухгалтерських рахунках. В кінці звітного періоду за даними облікових регістрів заповнюється звітність підприємства.

Первинна документація дає початок руху облікової інформації, забезпечує бухгалтерський облік відомостями, необхідними для суцільного і безперервного відображення господарської діяльності підприємства.

Первинний документ – це документ, який мітить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення

Зразки форм документів затверджуються урядовими органами. Такі форми документів називаються типовими або уніфікованими. Підприємства можуть змінювати уніфіковані форми у бік ускладнення, можуть запроваджувати свої власні форми. Але в будь-якому разі документ повинен містити наступні обов’язкові відомості (або такі реквізити, як це називається на бухгалтерській мові):

– найменування документа;

– дата складання;

– найменування підприємства, що склало документ;

– зміст господарської події;

– вимірники господарської операції;

– прізвища і посади відповідальних осіб;

– особисті підписи осіб, зазначених в документі.

Рис. Реквізити документів

Окрім перерахованих обов’язкових реквізитів, зазвичай присутній реквізит за назвою – номер документа. За допомогою цього реквізиту зручно розрізняти документи між собою. В первинні облікові документи можуть бути внесені додаткові реквізити.

Перелік осіб, що мають право підпису первинних облікових документів, затверджує керівник підприємства за узгодженням з головним бухгалтером.

Документи, якими оформляються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником підприємства і головним бухгалтером або уповноваженими на те особами. Без підпису головного бухгалтера або уповноваженого ним на те особи грошові і розрахункові документи вважаються недійсними і не повинні прийматися до виконання.

Первинний обліковий документ має бути складений у момент здійснення операції, а якщо це не може бути виконано – безпосередньо після її закінчення.

Внесення виправлень до касових і банківських документів не допускається. У решті первинних облікових документів виправлення можуть вноситися лише за згодою осіб, які склали і підписали ці документи, та має бути підтверджене підписами тих же осіб із зазначенням дати внесення виправлень.

Для впорядкування обробки даних про господарські операції на основі первинних облікових документів складаються зведені облікові документи.

Первинні і зведені облікові документи можуть складатися на паперових і машинних носіях інформації.

Якщо документ є зовнішнім, тобто призначений для використання не лише всередині підприємства, але й за його межами, то окрім особистих підписів на документі має бути проставлена кругла печатка підприємства.

Як приклад заповненого документа приведемо на рисунку документ за назвою накладна на внутрішнє переміщення. Приведений документ підтверджує подію господарського життя підприємства Північний вітер, яке полягає в тому, що 30 травня 2012 року конкретна кількість цвяхів і шурупів була передана з підрозділу “Склад матеріалів підприємства Океан” в підрозділ Цех № 1 того ж підприємства. При цьому матеріальна відповідальність за вказані цвяхи і шурупи перейшла від матеріально відповідальної особи Іванової І.А. до матеріально відповідальної особи Стеценко С.О.

Товариство з обмеженою відповідальністю “Океан”

Накладна на внутрішнє переміщення

№ 27 від 30 травня 2012 року

Від підрозділу Склад матеріалів

Підрозділу Цех № 1

№ з/п	Найменування	Одиниця виміру	К-ть	Ціна	Сума
1	Цвяхи 3,5 × 90	кг	6	20	120
2	Шурупи 3 × 13	Коробка	2	40	80
Разом					200

Разом на суму: Двісті грн. 00 коп.

Видав ________________І.А. Іванова, комірник

Одержав ______________С.О. Стеценко, заступник начальника цеху.

В ході своєї роботи бухгалтер має справу з різними документами.

“13” січня 20хх р.