11

Специальность МО(МНС)

Содержательный модуль 7. Формирование и развитие команды (2 часа)

План

1. Команда проекта, ее участники. Этапы формирования команды

2. Взаимодействия между разными командами в проекте

3. Динамическое лидерство в управлении проектами

Література

Мазур И.И. Управление проектами: Учеб.пособие. / Мазур И.И. Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г.; под общ.ред. И.И. Мазура.–4-е изд.- М: Изд-во “Омега-Л”, 2007. – с. 107-143, 540-652

Ученые изучали полет стаи диких гусей. Выяснилось, что каждая птица, взмахивая крыльями, помогает преодолевать сопротивление воздуха птице, летящей непосредственно за ней. Благодаря построению клином, вся стая увеличивает скорость полета по меньшей мере на 71% по сравнению со скоростью, которую может развить птица в одиночку!

Люди, согласованно двигающиеся в общем направлении, достигают своей цели быстрее и с меньшими затратами.

Стоит одному гусю отделиться от клина и попытаться лететь в одиночку, как он сразу же чувствует намного большее сопротивление воздуха и возвращается на свое место в птичьем строю, чтобы воспользоваться подъемной силой стаи.

Если бы мы, люди, были бы так же разумны, как гуси, то всегда держались бы сообща.

Когда вожак устает, он перестраивается в конец косяка, и другой гусь летит во главе стаи.

Выполнять тяжелую работу по очереди гораздо легче.

Гуси в конце клина кричат, поощряя тех, кто впереди, не сбавлять скорость.

Что кричим мы, находясь позади своих лидеров?

И наконец, если гусь, заболев или получив ранение, вынужден покинуть стаю, два других гуся следуют за ним, чтобы оказать ему помощь и поддержку. Они остаются с этим гусем до тех пор, пока он не поправится или же не умрет, а затем отправляются в путь догонять своих - сами или с другой стаей.

Если бы мы были так же разумны, как гуси, мы бы тоже поддерживали друг друга.

1. Команда проекта, ее участники

Участники проекта — основной элемент его структуры, так как именно они обеспечивают реализацию его замысла. В зависимости от типа проекта в его реализации могут принимать участие от одной до нескольких десятков (иногда сотен) организаций. У каждой из них свои функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его судьбу. Вместе с тем все эти организации, в зависимости от выполняемых ими функций, принято объединять в совершенно конкретные группы (категории) участников проекта.

Основные участники проекта:

1) Заказчик - будущий владелец и пользователь результатов проекта. В качестве заказчика может выступать как физическое, так и юридическое лицо. При этом заказчиком может быть как одна единственная организация, так и несколько организаций, объединивших свои усилия, интересы и капиталы для реализации проекта и использования его результатов.

Заказчиками (застройщиками) могут быть инвесторы, а также иные физические и юридические лица, уполномоченные инвесторами осуществлять реализацию инвестиционных проектов.

2) Инвестор - сторона, вкладывающая средства в проект. Иногда это - одно лицо с Заказчиком. Если же Инвестор и Заказчик - не одно и то же лицо, инвестор заключает договор с заказчиком, контролирует выполнение контрактов и осуществляет расчеты с другими участниками проекта.

Инвесторами в Украине могут быть:

• органы, уполномоченные управлять государственным и муниципальным имуществом;

• организации и предприятия, предпринимательские объединения, общественные организации и другие юридические лица всех форм собственности;

• международные организации, иностранные юридические лица;

• физические лица - граждане Украины, иностранные граждане.

3) Руководитель Проекта (Проект-менеджер или Менеджер проекта) - юридическое лицо, которому заказчик (или инвестор, или другой участник проекта) делегирует полномочия по руководству работами по проекту: планированию, контролю и координации работ участников проекта. Конкретный состав полномочий руководителя проекта (проект-менеджера, менеджера проекта) определяется контрактом с заказчиком.

4) Команда проекта - специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период осуществления проекта с целью эффективного достижения его целей. Состав и функции команды проекта зависят от масштабов, сложности и других характеристик проекта.

5) Проектировщик (специализированная проектная организация) разрабатывает проектно-сметную документацию. Обычно ответственной за выполнение всего комплекса этих работ является одна организация - Генеральный Проектировщик (Генпроектировщиком). За рубежом чаще всего их представляют Архитектор и Инженер.

Архитектор - это лицо или организация, имеющие право профессионально, на основе соответствующим образом оформленной лицензии, выполнять работу по созданию проектно-сметной документации, спецификаций, требований к проведению торгов и даже общее управление проектом.

Инженер - это лицо или организация, имеющая лицензию на занятие так называемым инжинирингом - комплексом услуг, связанных с процессом производства и реализации продукции проекта. Инжиниринг включает фазы планирования работ, инженерного проектирования, проведения испытаний, контроля за сдачей в эксплуатацию.

6) Поставщик (Генеральный Поставщик) ответственен за материально-техническое обеспечение проекта (закупки и поставки).

7) Подрядчик (Генеральный Подрядчик, Субподрядчик) - юридическое лицо, несущее ответственность за выполнение работ в соответствии с контрактом.

Другими участниками проекта являются следующие.

8) Консультанты - фирмы и специалисты, привлекаемые на контрактных условиях для оказания консультационных услуг другим участникам проекта по всем вопросам его реализации.

9) Лицензиар - юридическое ил физическое лицо - обладатель лицензий и "ноу-хау", используемых в проекте. Лицензиар предоставляет (обычно на коммерческих условиях) право использования в проекте необходимых научно-технических достижений.

10) Банк - одного из основных инвесторов, обеспечивающих финансирование проекта. В обязанности банка входит непрерывное обеспечение проекта денежными средствами, а также кредитование генподрядчика для расчетов с субподрядчиками, если у заказчика нет необходимых средств.

Для проведения реструктуризации набор участников может быть следующим:

• лидер проекта - член высшего руководства компании, который возглавляет организацию и проведение реструктуризации, инициирует проведение проекта в своей компании и берет на себя основную ответственность и риск;

• владелец процесса - менеджер, отвечающий за обновляемый бизнес-процесс, руководитель высшего звена, который во время проекта несет ответственность за обновляемый процесс (функциональный руководитель). Его задача - привлечь квалифицированную команду процесса и обеспечить ей нормальные условия функционирования;

• руководящий комитет (совет) - орган, образованный из представителей высшего руководства компании, основная цель которого определение общей стратегии реструктуризации и контроль выполнения работ по проекту. Руководящий комитет не является обязательным участником проекта. Наличие таких комитетов целесообразно на предприятиях, проводящих несколько крупных проектов. В такой комитет, как правило, входят владельцы процессов, которые планируют общие действия, а также решают конкретные проблемы, требующие совместных усилий владельцев различных процессов;

• царь - специалист компании, отвечающий за развитие методик и инструментариев поддержки реструктуризации, а также координирующий выполнение различных проектов в рамках этой компании, подчиняется непосредственно лидеру проекта и выполняет две основные функции: обеспечивает работу по каждому конкретному проекту и координирует работы по всем одновременно выполняемым проектам;

• команда - группа специалистов (сотрудников компании, а также экспертов, разработчиков и консультантов со стороны), организованная для проведения реструктуризации.

Кроме перечисленных выше, также могут привлекаться следующие специалисты и группы специалистов:

• эксперт по методологии - специалист, отвечающий за используемую технологию и методологию. Такой специалист должен разбираться также и в деятельности компании, в соответствующей отрасли, организационной и продуктовой структурах предприятия, и кроме этого должен понимать степень компетентности остальных членов команды проекта;

• группа обеспечения качества - сотрудники, ответственные за высокое качество проекта;

• группа документирования - сотрудники, ответственные за документальное отражение работ по проекту. В основном в их обязанности входит моделирование существующего и идеального бизнеса, архивирование всех документов и обеспечение рационального документооборота проекта.

Этапы формирования команды

Проект-менеджер и его команда должны быть единым целым и работать как хорошо отлаженный часовой механизм - это залог успеха проекта. Создание профессиональной команды для нового проекта - одна из основных обязанностей проект-менеджера на первом же этапе его работы.

Система управления проектом предполагает создание на период реализации проекта единого штаба (коллектива, команды), включающего кроме руководителя (управляющего) и группы специалистов (инженера, архитектора, проектировщика, специалиста по сметному делу, координатора и др.) представителей всех заинтересованных организаций.

Задача координации усилий нескольких работников (команды) усложняется тем, что в Украине собственники являются еще и управленцами, хотя в мировой практике они разделены; четко не разграничены полномочия и ответственность.

Команда проекта должна иметь:

• четкую идеологию менеджмента, принятую всеми членами команды;

• информационную систему;

• объективные критерии оценки вклада отдельных сфер деятельности в конечные результаты труда;

• систему материального стимулирования менеджеров за вклад в общее дело.

Задача формирования команды распадается на две:

1) формирование команды вообще - определяется общая иерархия отношений, система мотивации, информирования и контроля в компании; менеджер в своей области обладает правом решающего голоса, подчиненные не могут апеллировать по поводу решений одного руководителя к другому, устраняется критика друг друга вне своего круга, определены решаемые коллективом вопросы;

2) корректировка отношений внутри команды управления – стиль руководства.

Одна из наиболее распространенных моделей включает 5 стадий развития команды, проходя через которые группы становятся эффективными командами:

1. Формирование. На этой начальной стадии работники знакомятся друг с другом и вникают в масштаб проекта. Они начинают устанавливать базовые правила, стараясь определить, какое поведение приемлемо как относительно проекта (какую роль они должны играть, каковы ожидания относительно качества проекта), так и в межличностных отношениях (кто действительно несет ответственность).

Главная задача этой стадии – сориентироваться. Созданию команды будет способствовать выработка группой конкретной цели и плана ее достижения, провести тренинг на формирование команды (teambuilding).

Эта стадия завершается, когда работники начинают ощущать себя частью группы.

2. Смятение. Как видно из названия, эта стадия отмечена высокой степенью внутренних противоречий. Работники согласны с тем, что они являются частью проектной группы, но сопротивляются ограничениям, которые проект и группа налагают на их индивидуальность. Возникает противоречие по поводу того, кто будет руководить группой и как будут приниматься решения. Когда это противоречие разрешается, лидерство управляющее становится признанным, и группа переходит на следующую стадию.

Главная задача этой стадии – решить межличностные проблемы. Необходимо изучить все сильные и слабые стороны членов группы, причины низких результатов. Можно провести тренинг по развитию команды (team development) или психологический тренинг, тестирование по методике MBTI (индикатор типов Майерс-Бриггс – психологиечские особенности характера участников).

3. Нормализация или консенсус (кооперация). На третьей стадии развиваются тесные взаимоотношения, и группа демонстрирует сплоченность. Чувства товарищества и общей ответственности за проект возрастают.

Главная задача стадии – достижение согласия относительно целей и совместных задач. Может помочь системный тренинг или организационный консалтинг.

Эта стадия завершена, когда структура группы укреплена, и группа выработала общую систему ожиданий и критериев относительно того, как ее члены должны вместе работать.

4. Синергия и выполнение. На данном этапе все согласны, что структура фирмы полностью функциональна. Группа завершила переход от знакомства и выяснения того, как она будет работать, к достижению целей проекта.

Главная задача – получить синергетический эффект от результатов группы.

5. Роспуск. Для временных рабочих групп стадия является последней в их развитии. Однако для проектных команд есть еще и предварительная стадия завершения работы. На этой стадии команда готовится к роспуску. Эффективная работа более не является приоритетом. Вместо этого внимание направлено на "упаковывание" проекта. Реакция на работу может быть разной у разных членов команды. Некоторые могут даже переживать из-за потери атмосферы товарищества, существовавшей во время работы над проектом.

Главная задача стадии – мотивация членов команды на эффективное завершение проекта (стимулирование, бонусы, дальнейшее сотрудничество).

Цель проект-менеджера – сделать продуктивными специфические знания и сильные стороны каждого человека.

Команда будет максимально эффективной, если в ней представлены все роли, играемые ее членами.

Два основных типа ролей в команде, которые повышают ее действенность:

- “продвижение задания” ;

- “строительство отношений”.

Типы ролей в команде (по Белбину)

И - исполнитель

П - председатель (координатор)

Ф - формирователь

М - мыслитель (генератор идей)

Р - разведчик (исследователь ресурсов)

О - оценщик

К - коллективист

Д - доводчик (завершающий работу)

Отрицательные роли в команде

- “козел отпущения”

- “критик”

- “аморальный тип”

- “моралист”

- “всезнайка”

- “болтун”

- “манипулятор”

- “нытик”