Білет 7

19 Як визначаються потреби організації в змінах

Необхідність організаційних змін як загальних, так і кожного рівня зокрема випливає з невідповідності умов функціонування організації, груп або індивідів новим вимогам розвитку. Потреба у змінах виникає тоді, коли така невідповідність усвідомлюється співробітниками. Потребу у змінах можна створювати шляхом підготовки умов до змін та людей до сприйняття їх необхідності.

Існують зовнішні та внутрішні фактори організаційних змін. Зовнішні пов’язані з викликами зовнішнього середовища: появою нових технологій, загостренням конкурентної боротьби, політичними трансформаціями, змінами в законодавстві. Внутрішні фактори є внутрішніми імпульсами розвитку організації, проявами свіжих поглядів, ідей, небайдужого ставлення. Вважається, що в кожній організації закладена здатність до саморозвитку, самовдосконалення. Для державних установ прикладом внутрішніх імпульсів можуть бути технології колегіального прийняття рішень

20 Контроль та оцінка процесу змін

Контроль - це вид управлінської діяльності, який забезпечує ке­рівництву підприємств підтвердження щодо вірності його управ­лінських рішень, а також щодо здійснених ним поточних коректив. Контроль є обов'язковою функцією менеджменту. Він є за­ключною стадією управлінського процесу й відіграє роль зв'язую­чої ланки між керуючою й керованою системами. Якщо відмежува­тись від конкретної сфери контролю, то суть його полягає у спосте­реженнях за реалізацією планів та програм, використанні одержа­ної інформації для здійснення коригуючих дій. Суб'єктами контролю можуть виступати державні й відомчі ор­гани, громадські організації, колективні й колегіальні органи уп­равління, лінійний і функціональний апарат підприємств готельно-ресторанного бізнесу. Об'єктами контролю є: місія, цілі й стратегія підприємства, ви­конання виробничих процесів, діяльність структурних підрозділів та окремих виконавців. Правильне здійснення функції контролю вимагає дотримання єдності трьох його стадій: встановлення фактів, їх критична оцінка, пропозиція заходів щодо впливу на керований об'єкт у потрібному напрямі. Основним завданням контролю є забезпечення досягнення цілей і здійснення місії підприємства. Необхідність контролю як функції менеджменту, визначають такі фактори: - невизначеність середовища (зміна законів, політики, техно­логії, ринку, складу працівників підприємства тощо); - небезпека щодо виникнення кризових ситуацій на ринку послуг; - необхідність досягнення успіху в діяльності підприємства, визначення його складових; - тиск з боку конкурентів; - боротьба за опанування ринків збуту готельних послуг і кулінарної продукції. Контроль є необхідним з огляду на те, що на керований об'єкт діють стихійні фактори й виникає потреба у широкій поінформова­ності для адекватного реагування на нову ситуацію. Контроль здійснюється для досягнення узгодженості й синхронізації зусиль виконавців, виявлення розбіжностей і протиріч у їхній діяльності. Контроль проводиться з метою дотримання законності при здійсненні господарських операцій, виконання певних правил, рег­ламентуючих діяльність підприємств і витрачання коштів, сирови­ни та інших ресурсів. Контроль виконує не лише виховну роль, але й профілактично-захисну. Він сприяє збереженню власності, пра­вильному витрачанню ресурсів, дотриманню фінансової, вико­навської й трудової дисципліни. Вимоги щодо функції контролю закладені у принципах його здійснення, а саме:- постійність і оперативність; - поєднання перевірки зверху й контролю знизу; - об'єктивність; - гласність; - плановість; - масовість; - дієвість; - економічність; - науковість. Контроль як функція процесу управління має три види: попе­редній, поточний і підсумковий. За формою здійснення всі види контролю є подібними, тому що переслідують одну мету: сприяння досягненню відповідності фак­тичних результатів запланованим. Види контролю відрізняються насамперед за часовою періодичністю їх здійснення. Попередній контроль проводиться з метою підтвердження, що функція менеджменту «організація« здійснюється у необхідному напрямі. Цей вид контролю називається попереднім тому, що здійснюється до фактичного початку робіт. Попередній контроль здійснюється щодо використання трудових, матеріальних і фінан­сових ресурсів. Попередній контроль використання трудових ресурсів дося­гається шляхом ретельного аналізу ділових і фахових знань та на­вичок спеціалістів, необхідних для виконання тих чи інших посадових обов'язків чи виробничих операцій, й відбору найкваліфікованіших з них. Попередній контроль рівня освіти, кваліфікації фахівця, що наймається на роботу, значно підвищує ймовірність залучення та закріплення у складі підприємства компетентних працівників. На багатьох підприємствах попередній контроль тру­дових ресурсів продовжується й після їх прийняття на роботу, в процесі навчання на курсах підвищення кваліфікації. Навчання дозволяє встановити, яких знань не вистачає керівникам і виконав­цям для досягнення необхідного кваліфікаційного рівня. Створити високоякісну продукцію з поганої сировини немож­ливо. Тому підприємства готельно-ресторанного бізнесу встанов­люють обов'язковий попередній контроль щодо використовуваних ними матеріальних ресурсів. Контроль здійснюється шляхом співставлення показників матеріальних ресурсів, що надходять, з існуючими стандартними вимогами. Один із способів попередньо­го контролю - обрання надійного постачальника. До методів по­переднього контролю матеріальних ресурсів відносять також за­безпечення їх запасів на підприємстві на рівні, достатньому для без­перебійного функціонування всіх структурних підрозділів. Найважливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів виступає бюджет, який дозволяє здійснити функцію плану­вання. Бюджет є механізмом попереднього контролю в тому зна­ченні, що він надає впевненості щодо можливості матеріального забезпечення витрат, здійснюваних в процесі виробництва готель­них послуг і виготовлення кулінарної продукції. Бюджети встанов­люють межові значення витрат. Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході вико­нання виробничих процесів. Найчастіше його об'єктом є діяльність працівників, а він як такий традиційно є прерогативою безпосеред­нього керівника. Постійна перевірка роботи підлеглих, обговорен­ня виниклих проблем і пропозицій щодо вдосконалення роботи дозволяють виключити відхилення від намічених планів. Адже ви­никнення відхилень зумовлює значні труднощі для діяльності всьо­го підприємства. Поточний контроль не проводиться в буквальному розумінні водночас з ходом виробничих процесів. Він базується на вирівню­ванні фактичних результатів, отриманих після проведених робіт, спрямованих на досягнення бажаних цілей. Таким чином, для здійснення поточного контролю апарату управління необ­хідний зворотній зв'язок.Зворотній зв'язок - це дані про отримані результати. Система зворотного зв'язку дозволяє керівництву вия­вити непередбачені проблеми й скоригувати свою лінію поведінки для запобігання відхиленню підприємства від найефективнішого шляху до визначених цілей. Система зворотного зв'язку, як прави­ло, має: - мету; - характер управлінської необхідності; - можливість для перетворення зовнішніх ресурсів на ресурси для внутрішнього споживання; - запобігати виникненню значним відхиленням від намічених цілей; - коригувати відхилення, які виникають у процесі управління, з метою забезпечення досягнення цілей підприємства. У межах заключного контролю зворотній зв'язок здійснюється після того, як робота виконана, або після завершення контрольова­ної діяльності. Заключний контроль здійснюється запізно для того, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення. Але він має інші важливі завдання: - заключний контроль надає керівництву підприємства інфор­мацію, необхідну для планування. Порівнюючи фактично отримані та заплановані результати, керівництво має можливість оцінити, наскільки реалістично були складені плани. Ця процедура дозволяє отримати інформацію про виниклі проблеми і сформувати нові плани з уникненням цих проблем у майбутньому; - заключний контроль сприяє здійсненню функції мотивації. Різноманітні види й форми контролю можуть мати суцільний або вибірковий характер. Вибірковому контролю, як правило, підлягають ті рішення й розпорядження, для яких терміни виконан­ня не мають великого значення.

Процес проведення контролю поділяється на певні стадії або етапи. На першому етапі формуються цілі, обираються методи й фор­ми контролю, розробляється програма й визначається коло кон­трольованих питань, безпосередні виконавці контролю, терміни його здійснення, форми звіту про проведену роботу. На другому етапі обираються місця контролю, здійснюється збір облікових даних, матеріалів спостережень й замірів, проводиться відповідна обробка одержаної інформації; обчислюються необхідні показники, проводиться згрупування даних, складаються аналітичні таблиці, графіки і діаграми, які дозволяють розкрити суть справи, провести порівняння й оцінку, спрогнозувати можливі результати. Третій етап - це визначення рівня досягнення бажаних резуль­татів контролю, сформулювання висновків і пропозицій щодо змін у діяльності контрольованого об'єкта й здійснення коригуючого впливу на нього.