Сортировка и фильтрация данных

Microsoft Access гораздо удобнее шкафа с папками, поскольку вы можете найти именно те записи, которые вам нужны, причем рассортированными наиболее удобным для вас способом. Вне зависимости от того, содержит ли ваша база данных сотни, тысячи или даже миллионы записей, Microsoft Access найдет именно то, что вы ищете, и отсортирует данные именно так, как вы хотите.

Для быстрых поисков, например одной-единственной записи о конкретном покупателе, используйте команду Найти.

Рис. 1. Вид кнопки Найти.

Если вы хотите увидеть определенную группу записей, например всех покупателей в определенном городе, вы создаете фильтр, чтобы сообщить Microsoft Access, какие именно записи вас больше всего интересуют. Создавая фильтр, вы сообщаете Microsoft Access перечень условий отбора, описывающих интересующее вас подмножество записей. После этого Microsoft Access представляет вам записи в виде форм или таблиц.

При помощи фильтра можно также сортировать записи по алфавиту либо по убыванию, либо по возрастанию числа.

Поиск конкретной записи или группы записей

Попробуем найти данные о покупателе по фамилии Кречко. Для этого:

1	Откройте таблицу Покупатели.
2	Щелкните в любой точке поля Имя, в нем должен появиться клавиатурный курсор –вертикальная черта.
3	Выберите команду Правка–Найти или щелкните на панели инструментов кнопку Найти (рис. 1). Откроется диалоговое окно Поиск и замена: (рис. 2). Если диалог закрывает содержание формы, перетащите его в другое место, ухватившись за строку заголовка.

Рис. 2. Диалоговое окно Поиск и замена.

Рассмотрим содержимое диалогового окна Поиск в поле.

• Строка Образец имеет поле для ввода с клавиатуры искомого текста или номера;

• Строка Просмотр имеет поле с перечнем направлений поиска в базе данных: (Вверх – к первой записи, Вниз – к последней записи, Все – во всей таблице);

• Строка Совпадение имеет поле с перечнем типов совпадений при поиске:

  • (Поля целиком – означает, что по образцу для поиска «мост» будет найден Мост, а не Мостовая, С любой частью поля – означает, что по образцу для поиска «бург» будут найдены Санкт-Петербург и Екатеринбург, С начала поля – означает, что по образцу для поиска «нев» будет найдена Нева, а не Кишинев);

• Имеются две опции задания требований при поиске данных, их можно включить – поставить флажок (галочку) или отключить – снять флажок:

  • (С учетом формата полей – при включении производит поиск данных по формату отображения данных, например, дата, при отключении поиск производится по значению данных, С учетом регистра – при включении производит поиск с условием, что искомый текст должен полностью совпадать с образцом, включая то, какие буквы являются прописными, а какие –строчными).

Задание. Найдите в форме базы данных покупателя по фамилии Кречко.

1	В строке ввода Образец введите фамилию покупателя: Кречко.
2	Задайте параметры поиска как показано на рис. 3. Нажмите кнопку Найти далее.
3	Выделится запись покупателя из Липецка, который носит нужную вам фамилию. Похоже, что это именно тот покупатель, которого искали, но лучше все-таки проверить, нет ли еще одного с такой же фамилией. Нажмите в диалоге кнопку Найти далее. В базе данных нет другого покупателя с таким же именем. Программа сообщает, что поиск записей завершен и данный образец не найден, т.е. второго покупателя с именем Кречко – нет. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалог Поиск в поле. Таким образом, вы нашли единственного покупателя по фамилии Кречко.

Рис. 3. Диалоговое окно Поиск и замена.

Фильтрация группы записей.

Предположим, нам необходимо выбрать из базы данных все записи, содержащие какой-либо элемент, например покупателей, проживающих в Архангельске.

Для этого проделайте следующие шаги:

1	Откройте таблицу Покупатели.
2	Выбор способов фильтрации данных осуществляется через меню Сортировка и фильтр вкладки «Главная» (рис.4).

Рис. 4. Список фильтров в меню Записи.

Также его можно осуществить, нажав на соответствующие кнопки панели инструментов:

Фильтр по выделенному – производит отбор записей в текущем поле, соответствующих записи выбранной ячейки;

В пункте с указанием «Дополнительно» находятся:

Изменить фильтр – открывает окно фильтра, в котором выводится пустая форма или таблица для определения параметров последующей фильтрации;

Применение фильтра (Удалить фильтр) – применяет или отменяет назначенную фильтрацию данных таблицы или формы.

Расширенный фильтр – выводит окно расширенного фильтра для создания фильтра (определения параметров фильтрации данных), применяемого в режиме таблицы или формы

Произведем отбор данных с помощью Расширенного фильтра

1	Щелкните на кнопке Расширенный фильтр панели инструментов или выберите его в меню Записи–Фильтр–Расширенный фильтр. Откроется окно Покупатели Фильтр1 : фильтр, в котором вам предстоит указать все параметры интересующих вас записей (рис. 5). Верхняя часть окна содержит список, включающий в себя перечень всех полей данной формы, В нижней части окна находится бланк фильтра, в котором вы будете указывать условия отбора интересующих вас записей.
2	Поскольку вас интересуют покупатели, проживающие в определенном городе, в бланке фильтра вам нужно указать такие условия отбора, которые позволят выбрать именно эти записи. Начните с указания поля, для которого вы намерены установить условия. В вашем случае это будет поле Город.
3	Щелкните в бланке фильтра на первую ячейку строки Поле, затем в списке этой ячейки выберите поле Город, либо перетащите название этого поля из списка полей в верхней части окна Расширенный Фильтр. Для того чтобы это сделать, щелкните на названии поля в верхнем списке и, удерживая левую кнопку мыши, переместите ее вниз. Когда указатель окажется на первой клетке строки Поле, отпустите кнопку мыши.
4	Щелкните на ячейке Условие отбора. Введите сюда значение условия с клавиатуры, впечатав слово Архангельск.
5	Нажмите клавишу Enter. Microsoft Access добавит к вашему критерию кавычки. В принципе вы можете сделать это сами, особенно если вводите текст, содержащий знаки препинания (рис. 6).
6	Щелкните кнопку Применение фильтра на панели инструментов. Microsoft Access начнет поиск данных удовлетворяющих поставленным условиям и представит данные в табличной форме.

Рис.5. Диалоговое окно Расширенного Фильтра.

Рис. 6. Вид бланка Расширенного фильтра после ввода условий отбора.

Предположим, что из всех отобранных покупателей вас интересуют лишь те, у которых значение рейтинга выше 100. Чтобы выполнить подобный отбор, вам нужно ввести этот критерий в виде выражения, которое уточняет интересующие вас параметры и требует от Microsoft Access сравнения чисел.

Выполните действия:

1	Щелкните на окне Расширенный Фильтр, чтобы привести его в активное состояние. В окне вы увидите установленные ранее условия фильтрации записей.
2	В соседней ячейке (рядом с ячейкой Город) в строке Поле, выберите из списка полей Рейтинг, либо перетащите его из верхнего списка полей.
3	В клетке Условие отбора укажите неравенство >100 (рис. 7), затем нажмите клавишу Enter.
4	Щелкните кнопку Применение фильтра на панели инструментов и увидите на таблицу с единственным покупателем, который отвечает всем условиям отбора, т.е. из всего списка покупателей выбран покупатель из Архангельска и его рейтинг больше 100.
5	Чтобы снова вызвать на экран все записи нужно отключить фильтр. Для этого на панели инструментов нажмите кнопку Удалить фильтр (она же выполняет вторую функцию Применение фильтра). Теперь в таблице вновь будут показаны все записи, а не только те, которые отвечают условиям отбора.

Рис. 7. Вид бланка Расширенного фильтра с дополнительным условием отбора

Задание:

1	Произведите отбор записей в форме Покупатели с помощью кнопки Фильтр по выделенному только из Саратова, для этого в поле Город поместите курсор в ячейку с записью Саратов и нажмите на панели инструментов кнопку Фильтр по выделенному.
2	Результатом отбора должна стать таблица с двумя покупателями из Саратова – Кустов и Фролов. Отключите фильтр, чтобы увидеть все записи таблицы.

Сортировка записей.

Иногда возникает необходимость отсортировать ваши записи тем или иным образом. Например, может понадобиться расположить записи о покупателях в алфавитном порядке городов, где они живут.

Вы можете создать свой собственный фильтр, используя окно Фильтр, но Microsoft Access располагает значительно более простым способом решения подобной задачи.

Поскольку вы только что имели дело с диалогом Фильтр, там содержатся ранее введенные вами критерии. В данном случае они вам не нужны и их следует отменить:

1	Щелкните на кнопке Изменить фильтр. Введенные вами ранее условия все еще находятся в полях диалога.
2	Выберите команду меню Очистить бланк (в Дополнительно) и Microsoft Access удалит всю информацию из бланка фильтра.
3	Щелкните на кнопке Применить фильтр панели инструментов, чтобы ваши данные были готовы к сортировке
4	Теперь попробуйте рассортировать записи в алфавитном порядке прямо в окне таблицы. Щелкните на поле Город любой записи в таблице Покупатели. Щелкните на кнопке По возрастанию на панели инструментов (рис. 8). В данном случае восходящий порядок означает, что записи сортируются по возрастанию или по алфавиту от А до Я. Нисходящий порядок означает сортировку по убыванию – от Я до А.

Рис. 8. Кнопки сортировки на панели инструментов:

По возрастанию, По убыванию.

Теперь расположите записи по числовым значениям. Вы можете, например, отсортировать записи о покупателях по убыванию их рейтинга.

1	Щелкните на строке заголовка таблицы Покупатели, чтобы сделать ее активной.
2	Щелкните на любой записи в поле Рейтинг.
3	Щелкните на кнопке По убыванию панели инструментов или выберите в меню команду Записи–Сортировка–По убыванию. В данном случае нисходящий порядок означает, что записи сортируются по рейтингу от высоких значений к низким.
4	Теперь закройте форму Покупатели.

Учтите, что Microsoft Access не сохраняет действующий фильтр вместе с формой. Поэтому, когда вы в следующий раз откроете форму, записи не будут отсортированы или подвергнуты фильтрации. Далее вы научитесь создавать и использовать запросы. Запрос может быть уподоблен фильтру, но он сохраняется при выходе из окна. Вы можете многократно использовать запрос для того, чтобы записи представлялись в соответствии с определенными условиями и в оговоренной последовательности.

Лабораторная работа №3