10.5 Фактори ефективної діяльності

команди

Ефективна команда формується за умови, якщо існує і взаємо­діє низка факторів.

Позитивна взаємозалежність — це усвідомлення членами команди важливості міжособистісної комунікації, що забезпечує

241

ПСИХОЛОГІЯ УПРАВЛІННЯ

ФОРМУВАННЯ КОМАНД ТА УПРАВЛІННЯ НИМИ

успішну діяльність кожного. Це переконаність у тому, що «ми міцно зв'язані». Вона забезпечує максимальний внесок кожного в спільну справу, об'єднання ресурсів, взаємну підтримку та святку­вання спільного успіху.

Формування позитивної взаємозалежності передбачає певні зусилля з боку керівника:

1. встановлення мети створення позитивної взаємозалежності на основі існування сукупності спільних цілей (прагнення досяг­ ти їх поєднує всіх членів групи) і відчуття того, що загальний успіх залежить від зусиль кожного;

2. заохочення розвитку позитивної взаємозалежності. Кожного члена групи слід заохочувати за виконання групових завдань та індивідуальні зусилля, що визначають його якість;

3. встановлення й розподіл у рамках взаємозалежності ролей, відповідно до яких члени групи виконуватимуть взаємодопов­ нюючі та взаємозалежні функції. Кожен член групи повинен нести персональну відповідальність за ефективну діяльність групи в цілому;

4. формування взаємозалежності завдань. При цьому завдання слід розділити на частини чи етапи, щоб робота одного члена могла бути завершеною в тому випадку, якщо інший співробіт­ ник уже виконав свою частину завдання (у цьому разі він теж залежить від відповідальності іншого члена групи);

5. формування позитивної взаємозалежності ресурсів. Кожен член групи повинен мати у своєму розпорядженні лише час­ тину ресурсів, інформації чи матеріалів, необхідних для вико­ нання групового завдання.

Умовами формування й розвитку індивідуальної відповідаль­ності в групі є:

• постійне інформування групи про те, хто з членів найбільше потребує допомоги й підтримки для завершення завдання;

• підтримання переконаності членів групи в тому, що їхній пер­ сональний внесок у групову роботу відзначено і їм варто під­ вищувати свою відповідальність за спільний успіх.

242

Процедура визначення якісних і кількісних показників вне­ску кожного члена групи є необхідною з ряду причин. По-перше, це дозволяє членам групи чітко визначити частку внеску кожного в загальну справу. По-друге, знижується ймовірність того, що члени групи несвідомо дублюють один одного. По-третє, члени групи одержують можливість надавати й одержувати необхідні підтрим­ку та допомогу По-четверте, підкреслюється й визначається від­повідальність кожного члена групи. І, нарешті, мінімізується ймо­вірність прояву лінощів та бездіяльності.

Відомий ефект соціальних лінощів — зниження працездатності кожного члена групи у випадку, коли частка й величина його зу­силь не визначаються й не мотивуються, а також відсутня персо­нальна відповідальність за кінцевий результат.

Регулярне міжособистісне спілкування є невід'ємним елементом формування команди. Під час спілкування виробляються групові норми, здійснюється обмін багатоплановою інформацією, розвивається довіра та взаєморозуміння. Невелика кількість членів команди — це обов'язкова умова, що забезпечує регулярне спілку­вання між членами.

Навички співробітництва потрібні членам групи для ефектив­ної спільної діяльності. Багато людей не мають досвіду роботи в команді та не уявляють, якого роду професійні та соціальні нави­чки їм потрібні, щоб успішно працювати за таких умов.

Співробітництво — це особливий вид діяльності, спрямо­ваний на пошук і реалізацію взаємовигідних цілей і завдань. Він заснований на підтримці й розвитку атмосфери доброзичливості та співпереживання, на взаємному доповненні та повазі членів коман­ди один до одного.

Формування й підтримка групових процедур необхідні для реалізації потреб в обговоренні всіх питань, які викликають жва­вий інтерес, зокрема таких, як: • досягнення групової мети;

підтримка ділових взаємин та обмін думками.

243

ПСИХОЛОГІЯ УПРАВЛІННЯ

ФОРМУВАННЯ КОМАНД ТА УПРАВЛІННЯ НИМИ

Команда потребує обговорення й описування моделей пове­дінки як корисних, так і некорисних, на основі чого приймаються рішення про їх зміну або поширення.

Вплив групових процедур на формування команди залежить від змісту проблем, які виносяться на обговорення її майбутніх учасників, а також від того, як ці процедури проводяться. Має зна­чення і те, як члени групи взаємодіють і наскільки ефективними є лідерство, комунікація, процес прийняття рішень, усунення кон­фліктів і т. і.

Формуванню команди сприяє регулярний колективний аналіз таких питань:

1. підсумовування результатів функціонування групи за даними особистого контролю, який здійснюють її члени;

2. обговорення результатів спостереження за ефективними й не­ ефективними діями колег;

3. досягнення згоди щодо статистики ефективних та неефектив­ них дій, пошук причин такого співвідношення.

Для ефективної діяльності команди необхідний стійкий емо­ційний зв'язок між членами колективу, відчуття єдності та взаємо­розуміння. На основі позитивного емоційного зв'язку та взаємо­розуміння виникає спільність поглядів, моделей поведінки, тобто згуртованість членів групи.

Згуртованість залежить від впливу багатьох факторів, що ви­значають бажання індивідів бути членом групи. Основними факто­рами, що впливають на згуртованість команди, є:

• природа групи;

• механізм і процедури встановлення мети й завдань;

• організаційна культура;

• характер співробітництва та взаємодії членів команди;

• способи й методи досягнення мети й вирішення конфліктів;

• ступінь гармонійного поєднання особистісних і ділових якос­ тей кожного з членів команди між собою та їх адекватність за­ гальним цілям;

• ймовірний ступінь привабливості та вигідності участі в інших групах.

244

Прагнення й готовність до зміцнення єдності виявляються в тому, як оцінюють члени групи бажані та прийняті наслідки від своєї участі в ній. Чим більші сподівання покладаються на член­ство в групі, тим наполегливіші прагнення до укріплення єдності буде виявляти індивід.

Створити ефективну команду можна лише за умови активної участі в цьому процесі всіх її потенційних членів. Тому керівник на етапі формування повинен проводити зустрічі з кандидатами в члени команди, щоб вияснити для себе їхні мотиви, інтереси, рівень професійної кваліфікації і схильність до певних соціальних ролей. Керівник також повинен ініціювати збори кандидатів для відкритого обговорення місії команди, ролі й внеску кожного члена в її функціонування. На зборах відбувається зближення позицій і думок учасників, що полегшує загальне розуміння особливостей команди. Фактично під час дискусій відбувається первісна іденти­фікація учасників з командою, формування почуття «ми».

Позитивний результат створення та управління командами за­лежить від методів, котрі керівник може використовувати для зміц­нення команди. Фахівці виділяють п'ять основних методів. Кожен метод дозволяє зробити конкретний внесок у зміцнення команди та підвищення ефективності її діяльності:

1. метод катарсису дає команді можливість виразити емоційні переживання, що є основою для досягнення взаєморозуміння;

2. метод каталізації нівелює індивідуальні відмінності членів групи, забезпечуючи ефективне функціонування команди як союзу однодумців;

3. метод конфронтації привертає увагу команди до її цінностей, до норм розподілу влади та впливу, що має значення в команд­ ній роботі;

4. метод рекомендацій дозволяє дослідити конкретну ситуацію й оцінити ступінь ефективності функціонування кожного члена команди;

5. метод теоретичного обґрунтування пропонує концепції і техніки, що довели свою корисність та ефективність в умовах командної діяльності.

245

ПСИХОЛОГІЯ УПРАВЛІННЯ

УПРАВЛІНСЬКЕ СПІЛКУВАННЯ В ДІЯЛЬНОСТІ КЕРІВНИКА

Контрольні запитання

1. 2.

3. 4. 5. 6.

7. 8. 9.

10.

Дайте загальну характеристику команди.

Назвіть типи команд в організації.

Якими особливостями відрізняється ефективна команда?

Опишіть модель ефективної команди.

Що таке лідерство та управління командами?

Які ролі й функції покладено на управлінського лідера в

управлінні командою?

Перелічіть фактори ефективної діяльності команди.

Розкрийте зміст технології побудови команди.

Які методи використовуються для підвищення ефективності

команди?

Назвіть особливості команди залежно від її повноважень.

Розділ 11

УПРАВЛІНСЬКЕ СПІЛКУВАННЯ В ДІЯЛЬНОСТІ КЕРІВНИКА

246

11.1 Поняття, структура та види спілкування

Розглядаючи спосіб життя багатьох вищих тварин і людини, ми зауважуємо, що в ньому виділяються дві сторони: контакти з природою і контакти з живими істотами. Перший тип контактів дістав назву діяльності. Другий тип контактів особливий тим, що взаємодіючими сторонами є живі істоти, тобто організм взаємодіє з іншим організмом, обмінюючись при цьому з ним інформацією. Цей тип внутрішньовидових і міжвидових контактів називають спілкуванням.

Спілкування — одна з найпопулярніших тем у сучасній психо­логії. О. М. Шиян трактує спілкування як «взаємодію людей, спря­мовану на взаємне пізнання й обмін інформацією за допомогою різних засобів комунікації з метою встановлення взаємин, сприят­ливих для спільної діяльності».

Спілкування властиве всім вищим живим істотам, але на рівні людини воно набуває найбільш досконалих форм, стає усві­домленим та опосередкованим через мову. У спілкуванні виді­ляють такі аспекти: зміст, мету й засоби. Зміст — це інформація,

247

ПСИХОЛОГІЯ УПРАВЛІННЯ

УПРАВЛІНСЬКЕ СПІЛКУВАННЯ В ДІЯЛЬНОСТІ КЕРІВНИКА

що в міжіндивідуальних контактах передається від однієї живої істоти до іншої. Змістом спілкування можуть бути відомості про внутрішній мотиваційний чи емоційний стан живої істоти. Одна людина може передавати іншій інформацію про існуючі потреби, розраховуючи на емоційну підтримку щодо їхнього задоволення. Завдяки спілкуванню від однієї істоти до іншої можуть передава­тися відомості про емоційні стани (почуття задоволення, радість, гнів, сум, страждання й т. ін.), орієнтовані на те, щоб певним чи­ном настроїти іншу живу істоту до контакту. Така ж інформація передається від людини до людини і є засобом міжособистісного налаштовування. Стосовно розгніваної чи страждаючої людинйми, наприклад, поводимося інакше, ніж стосовно того, хто налаштова­ний доброзичливо й перебуває в радісному настрої.

Змістом спілкування може стати інформація про стан зовніш­нього середовища, переданий від однієї живої істоти до іншої, на­приклад, сигнали про небезпеку чи про присутність десь поблизу позитивних, біологічно значущих факторів, скажімо, їжі.

У людини зміст спілкування значно ширший, ніж у тварин. Люди обмінюються один з одним інформацією, що вміщує знання про світ, багатий життєвий досвід, знання, здібності, уміння й на­вички. Людське спілкування багатопредметне, воно надзвичайно різноманітне за своїм внутрішнім змістом.

Мета спілкування — це те, заради чого людина вдається до да­ного типу активності. У тварин метою спілкування може бути спо­нукання іншої живої істоти до певних дій або попередження про те, що необхідно утриматися від якої-небудь дії. Мати, наприклад, голосом чи рухом попереджає дитинча про небезпеку; у череді одні тварини можуть попереджати інших про те, що вони сприйняли життєво важливі сигнали.

У людини мета спілкування зазвичай не одна. Крім пере­лічених вище аспектів, вона охоплює передавання й одержання об'єктивних знань про світ, навчання й виховання, узгодження розумових дій людей у їхній спільній діяльності, встановлення й підтримування особистих і ділових взаємин та багато чого іншого.

248

Якщо у тварин мета спілкування зазвичай не виходить за рамки задоволення актуальних для них біологічних потреб, то в людини вона являє собою засіб задоволення багатьох різноманітних потреб: соціальних, культурних, творчих, естетичних, потреб інтелектуаль­ного зростання, морального розвитку та ряду інших.

Не менш істотними є відмінності в засобах спілкування. Останні можна визначити як способи кодування, передавання, пе­реробки й розшифровки інформації, переданої в процесі спілкуван­ня від однієї живої істоти до іншої.

Кодування інформації — це спосіб передавання її від однієї живої істоти до іншої. Наприклад, інформація може передаватися за допомогою прямих тілесних контактів: торканням тіла рука­ми й т. п. Люди можуть передавати інформацію і сприймати її на відстані завдяки органам чуття (одна людина може спостерігати за рухами іншої або сприймати видані нею звукові сигнали).

У людини, крім усіх цих даних природою способів переда­вання інформації, є чимало таких, котрі винайшла й удосконалила сама людина. Це мова й інші знакові системи, писемність у її різ­номанітних видах і формах (тексти, схеми, малюнки, креслення), технічні засоби й записи, передавання й збереження інформації (радіо- та відеотехніка); механічна, магнітна, лазерна й інша форми записів. За своєю винахідливістю у виборі засобів і способів вну­трішньовидового спілкування людина набагато випередила всіх відомих нам живих істот, що живуть на планеті Земля.

Спілкування залежно від змісту, цілей і засобів можна поді­лити на кілька видів. За змістом воно може бути матеріальним (обмін предметами й продуктами діяльності), когнітивним (обмін знаннями), кондиційним (обмін психічними або фізіологічними станами), мотиваційним (обмін спонуканнями, цілями, інтересами, мотивами, потребами), діяльнішим (обмін діями, операціями, умін­нями, навичками). У ході матеріального спілкування суб'єкти, про­вадячи індивідуальну діяльність, обмінюються її продуктами, що, у свою чергу, служить засобом задоволення їхніх актуальних потреб. У ході кондиційного спілкування одна людина впливає на іншу для

249

ПСИХОЛОГІЯ УПРАВЛІННЯ

УПРАВЛІНСЬКЕ СПІЛКУВАННЯ В ДІЯЛЬНОСТІ КЕРІВНИКА

того, щоб надати одне одному певного психічного або фізичного стану. Наприклад, підняти настрій чи, навпаки, зіпсувати його, привести в збуджений стан чи заспокоїти один одного, а, у кінцево­му підсумку, вплинути певним чином на самопочуття один одного.

Зміст мотиваційного спілкування — передавання одне одно­му певних спонукань чи установок готовності до дій у якомусь певному напряму. Прикладом такого спілкування можуть бути випадки, коли одна людина хоче домогтися того, щоб в іншої вини­кло чи зникло якесь прагнення, щоб у когось сформувалася певна установка до дії, актуалізувалася деяка потреба. Ілюстрацією до когнітивного та діяльнісного спілкування може бути спілкування, пов'язане з різними видами пізнавальної чи навчальної діяльності. Тут від суб'єкта до суб'єкта передається інформація, що розширює кругозір, удосконалює і розвиває здібності.

За цілями спілкування поділяється на біологічне й соціальне відповідно до потреб, які воно обслуговує. Біологічне — це спілку­вання, необхідне для підтримки, збереження й розвитку організму. Воно пов'язане із задоволенням основних природних потреб. Соці­альне спілкування має на меті розширення й зміцнення міжособис-тісних контактів, встановлення й розвиток інтерперсональних від­носин, особистісне зростання індивіда. Існує стільки конкретних цілей спілкування, скільки можна виділити підвидів біологічних і соціальних потреб.

Що ж до засобів спілкування, то воно може бути безпосереднім та опосередкованим, прямим і непрямим. Безпосереднє спілкування здійснюється за допомогою природних органів, якими людину як живу істоту наділила природа: руки, голова, тулуб, голосові зв'язки й т. і. Опосередковане спілкування пов'язане з використанням спе­ціальних засобів і знарядь для організації спілкування й обміну ін­формацією. Це або предмети природи (ціпок, кинутий камінь, слід на землі й т. і.), або знакові системи (записи символів на різних носіях, радіо, телебачення тощо).

Пряме спілкування передбачає особисті контакти й безпосеред­нє сприйняття одне одного людьми, що спілкуються, у самому акті

250

спілкування, наприклад, тілесні контакти, бесіди людей одне з од^і ним, їхнє спілкування в тих випадках, коли вони бачать одне одно­го й безпосередньо реагують на дії один одного.

Непряме спілкування відбувається через посередників, якими можуть бути інші люди (скажімо, переговори між конфліктуючи­ми сторонами на міждержавному, міжнаціональному, груповому, сімейному рівнях).

Людина відрізняється від тварини наявністю особливої, жит­тєво важливої потреби в спілкуванні, а також тим, що значну час­тину свого часу вона проводить у спілкуванні з іншими людьми.

Серед видів спілкування можна виділити також ділове та осо­бистісне, інструментальне й цільове. Ділове спілкування можна трактувати як окремий момент у якій-небудь спільній продуктив­ній діяльності людей, що є засобом підвищення ефективності цієї діяльності. Його змістом є те, що роблять люди, а не ті проблеми, котрі стосуються їхнього внутрішнього світу. На відміну від ділово­го, особистісне спілкування, навпаки, зосереджується в основному навколо психологічних проблем внутрішнього характеру, тих ін­тересів і потреб, що глибоко й інтимно стосуються особистості лю­дини: пошук сенсу життя, визначення свого ставлення до значущої людини, до того, що відбувається навколо, до вирішення якого-не-будь внутрішнього конфлікту й т. і.

Інструментальним можна назвати спілкування, що не є само­ціллю, не стимулюється самостійною потребою, не переслідує якусь іншу мету, крім одержання задоволення від самого акту спілкуван­ня. Цільове — це спілкування, що саме по собі є засобом задоволен­ня специфічної потреби, у даному випадку потреби в спілкуванні.

У житті людини спілкування не існує як відособлений процес або самостійна форма активності. Без нього неможлива індивіду­альна чи групова практична діяльність, що не може ні виникнути, ні здійснюватися без інтенсивного та різнобічного спілкування.

Між діяльністю і спілкуванням як видами людської активнос­ті існують відмінності. Результатом діяльності є, як правило, ство­рення якого-небудь матеріального або індивідуального предмета,

251

ПСИХОЛОГІЯ УПРАВЛІННЯ

п родукту (наприклад, формулювання ідеї, думки, висловлення). Підсумком спілкування є взаємний вплив людей один на одного. Діяльність — це форма активності, яка розвиває людину в осно­вному інтелектуально; спілкування — вид активності, який формує і розвиває її головним чином як особистість. Але діяльність може також брати участь в особистісному перетворенні людини, так само як спілкування — у її інтелектуальному розвитку. Тому і діяльність, і спілкування слід розглядати як взаємозалежні сторони соціальної активності, що розвивають людину.

Найважливішими видами спілкування людей є вербальне і не-вербальие спілкування. Невербальне (безсловесне) спілкування не передбачає використання звукової, природної мови як засобу спіл­кування. Невербальне спілкування — це спілкування за допомогою міміки, жестів і пантоміміки через прямі сенсорні чи тілесні контак­ти. Це тактильні, зорові, слухові, нюхові й інші відчуття та образи, які людина одержує від іншої особи. Більшість невербальних форм і засобів спілкування людини є вродженими й дають їй можливість домагатися взаєморозуміння на емоційному та поведінковому рів­нях не лише із собі подібними, але і з іншими живими істотами. Багато вищих тварин, у тому числі — найбільшою мірою — собаки, мавпи й дельфіни, наділені здатністю невербального спілкування один з одним і з людиною. Відомо, що не менш як 75 % інформації ми одержуємо від співрозмовника через невербальні канали спілку­вання. Невербальні засоби спілкування надзвичайно різноманітні. Основними серед них є візуальні (зорові), аудіальні (якості голосу), тактильні (усе, що пов'язано з дотиками), ольфакторні (запахи).

Вербальне спілкування притаманне лише людині. Його обов'язковою умовою є засвоєння мови. За своїми комунікатив­ними можливостями воно значно багатше за всі види і форми не­вербального спілкування, хоча в житті і не може повністю замінити його. Та й сам розвиток вербального спілкування спочатку нео­дмінно спирається на невербальні засоби комунікації.

Сучасний керівник — це людина високої культури та всебіч­ної освіти. Він має володіти різноманітними знаннями, навичками

252

УПРАВЛІНСЬКЕ СПІЛКУВАННЯ В ДІЯЛЬНОСТІ КЕРІВНИКА

й уміннями. Крім цього, будь-який керівник повинен опанувати культуру спілкування. Щоб підлеглі розуміли керівника, його мова має бути бездоганно вірною, граматично й лексично правильною, тобто він зобов'язаний володіти культурою спілкування.

Актуальність цієї проблеми ще й у тому, що співробітник су­часної організації істотно відрізняється від співробітника колиш­ньої формації. Він не бере на віру жоден постулат, його можуть переконати лише глибокі аргументи, щирість і правдивість.