Тема 2. Виды документных фондов и их характеристика

Характеристика системы документных фондов: количественные и качественные параметры. Организации, обладающие документными фондами. Фонды органов научно-технической информации (ОНТИ): история их возникновения, состав (документы первичной и вторичной информации, неопубликованные реферативные и библиографические издания), структура фонда. Требования, предъявляемые к фонду ОНТИ – реферирование, аннотирование текста. Особенности использования данного фонда. Фонды музеев: определение их состава. Уникальность музейных фондов. Соотношение различных частей документного фонда музея: письменных, изобразительных и вещественных. Документные фонды библиотек: их многообразие, наличие многотиражных документов; особенности слияния с другими документными фондами: ОНТИ, предприятий, музеями. Четырёхэлементная структура библиотеки: роль в ней документного фонда, его влияние на иные компоненты.

Документные фонды архивов: история становления и развития, особенности (непубликуемые документы, в единственном количестве экземпляров, наличие секретной информации, сроки хранения документов). Правовые основы функционирования архивов в Российской Федерации.

Личные документные фонды (семейные, родовые). Признаки домашних собраний, их ценность для владельцев. Состав личных коллекций, расширение видового диапазона благодаря мультимедийным, электронным документам.

Документные фонды фирм: определение состава, видового и типологического разнообразия. Требования, предъявляемые к документным фондам фирм: многоаспектность отражения информации, её компактность, секретный характер.

Фонды документоторговых учреждений. Особенности их состава и структуры.

Изучение многообразия системы документных фондов даст студенту возможность проследить историю их создания, основные этапы становления и особенности состава. На основе анализа сущности документных фондов можно определить черты, объединяющие и отличающие документные фонды.

Вопросы для самоконтроля:

- Перечислите организации, обладающие документными фондами.

- Определите основные отличительные и общие черты документных фондов.

Практическая работа № 1. Разработка модели документного фонда информационной службы (по выбору студента).

Тема 3. Характеристика системы документных коммуникаций

Система документных коммуникаций – обширная и разветвлённая система учреждений, обеспечивающая циркуляцию документов в обществе, т.е. их создание, распространение, кумуляцию и хранение (О.Н. Морева). Характеристика подсистем документных коммуникаций: подсистема источников появления документов (генерирующая), подсистема распространения документов, подсистема хранителей документов (кумулирующая). Цели и задачи системы документных коммуникаций.

Особенности документов в системе документных коммуникаций: динамичность фонда, отсутствие постоянного ядра фонда, неполное и негарантированное удовлетворение информационных запросов пользователей, безвозвратное использование документов из фонда (продажа).

Функции документных фондов: кумулятивная, мемориальная, утилитарная, информативная.

Структура документного фонда как совокупность внутренних связей, строение, внутренне устройство объекта. Основания структурирования документных фондов: формальные признаки (язык, формат, место и дата издания, периодичность выхода, носитель, вид документа, читательское назначение и т.д.), содержательные (на основе содержания документов), по характеру использования документов (интенсивность использования, степень доступности, форма предоставления документов из фонда).

В процессе изучения данной темы необходимо выявить отличия между понятиями «структура» и «состав» документного фонда. Структура обеспечивает упорядочение документов с целью обеспечения их удобного поиска и использования; в то время как состав – совокупность документов разных видов, образующих документные фонды.

Вопросы для самоконтроля:

- Дайте характеристику системы документных коммуникаций и её составных компонентов.

- Перечислите основные функции документных фондов.

- Определите структуру документного фонда в соответствии с признаками.

Практическая работа № 2. Характеристика документных фондов.