2.2 Методология автоматизации бизнес-процессов
Можно выделить три основных этапа автоматизации деловых процессов на предприятии.
1. На первом старую печатную машинку заменяют на персональный компьютер с принтером. В процессе его освоения выясняется, что с помощью ПК можно не только быстро и качественно оформлять документы, но и решать значительно более широкий круг задач (для начала, например, автоматизировать бухгалтерский учет).
2. На втором этапе чаще всего фирма приобретает еще один–два компьютера для ведения, например, складской базы данных, реализации системы учета кадров или организации рабочего места дизайнера. Причем каждый «комп» используется и для других целей, например, для подготовки различных документов.
3. Наконец, в жизни любой современной фирмы происходит перелом, связанный с необходимостью организации обмена информацией между компьютерами. Скажем, речь идет о прозаическом переносе документов хотя бы для создания «твердой копии», поскольку обычно принтеров в офисе значительно меньше, чем компьютеров. Потребность в этом возникает и при установке более современного ПО, когда нужно совместить обработку бухгалтерских документов, кадровых данных, складской отчетности.
В конце концов руководство неизбежно приходит к выводу о необходимости объединения ресурсов всех компьютеров фирмы путем установки локальной вычислительной сети (ЛВС).
Разделение компаний, слабо использующих информационные технологии и имеюших хорошую компьютеризацию, проходит на уровне примерно 10 машин.
Существует несколько подходов к автоматизации предприятий.
а) Можно постепенно закрывать узкие участки, приобретая готовые программные продукты для решения отдельных задач (бухгалтерского или складского учета, планирования и т.д.).
б) Можно разрабатывать информационную систему силами собственных специалистов.
в) Наконец, имеется возможность заказать разработку «под ключ» комплексной информационной системы у фирмы-интегратора, обладающей современной технологией и солидным опытом (системный подход).
Деятельность предприятия будет эффективной только при наличии общей информационной системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и производством. Таким образом, задача компании, специализирующейся в области информационного обеспечения бизнес-процессов, заключается в создании и внедрении комплексных систем управления, которые позволят заказчику перейти от кусочной автоматизации к интегрированным системам, обеспечат работу в едином информационном пространстве и предоставят необходимую информацию для планирования и прогнозирования, анализа и принятия управленческих решений.
При таком системном подходе к автоматизации предприятий на первый план выходят такие параметры системы, как надежность, масштабируемость, безопасность. Необходимо рационально распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусмотреть возможность создания распределенных информационных систем.
Рассмотрим критерии оценки эффективности информационной системы предприятия.
1. Комплексность. Приступая к разработке любой информационной системы, нужно принимать во внимание все возможные последствия, включая негативные. Переход на новую информационную технологию может, в частности, вызвать жесткое сопротивление со стороны исполнителей и нижних звеньев управления, обусловленное чисто психологическими (нежелание перемен) или объективными социальными причинами (например, страх увольнения).
2. Учет ограниченности ресурсов. Ресурсы предприятия всегда ограничены. Поэтому использование любого ресурса целесообразно только при положительном эффекте. Руководители часто допускают ошибку в оценке ресурсов (особенно трудовых), что приводит к сбоям даже в оптимально разработанной информационной системе.
3. Сопоставимость вариантов решений по ряду признаков:
– реализуемости, т.е. возможности обеспечения решения ресурсами всех видов в необходимых объемах;
– полноте учета всех затрат и результатов, а также отсутствию повторного счета;
– степени достоверности применяемых критериев оценки.
4. Неопределенность и риск. При оценке эффективности решений следует учитывать неполноту исходной и производной информации, возможность ее случайного или сознательного искажения и другие подобные факторы.
5. Этапность. Каждый информационный проект следует оценивать поэтапно. Наиболее достоверны оценки первых этапов работы и наименее – последних, отдаленных во времени.
Недооценка факторов времени, неопределенности и риска часто приводит к искаженной общей оценке информационного проекта, что, в свою очередь, может крайне негативно сказаться на его практической реализации или даже привести к провалу всего проекта.
Вывод: начинать нужно с оценки своих потребностей и возможностей в виде бизнес-плана проекта создания АСУП. При этом основными факторами выступают деньги (затраты на автоматизацию) и время (период, в течение которого будут достигнуты конкретные результаты).
Поэтому основным критерием оценки эффективности проекта является максимум отдачи от автоматизации на единицу затраченных средств.