4.3. Генеральна військова канцелярія

При особі гетьмана ще за часів Б.Хмельницького утворилася Генеральна військова канцелярія – установа, що залежала в своїх функціях від особи гетьмана і Ради Старшинської, а в канцелярських своїх функціях від генерального писаря. Безпосередньо керував Канцелярією старший канцелярист, або, як він звався, реєнт Канцелярії, потім йшли канцеляристи.

Сама Генеральна Військова канцелярія складалася з “присутствия” – розпорядчого органа, що складався з Генеральної Старшини і канцелярії у вузькому розумінні, орагана виконавчого. Ось як про це пише О.Шафонський: “Генеральная войсковая Канцелярія при Гетмане хотя и была, но она до 1734 года не касалась до гражданских дел, а называлась Генеральной для того, что в ней общие, до всей Малой России касающиеся и от Гетмана зависящие дела отправляемы были. Главное начальство имел в ней Писарь Генеральный, а под ним был регент, после старшим канцеляристом названый, и войсковые канцеляристы”.

“Присутствие” Генеральної Військової Канцелярії складалося з генеральної старшини і швидше було малою Старшинською Радою, ніж канцелярією. В разі відсутності гетьмана вся повнота влади переходила до неї. Коли скасовано було гетьманство (1764 р.), скасована була й Генеральна військова канцелярія, як вищий керуючий орган.

Як говорилася, канцелярія у вузькому розумінні слова, тобто як орган технічний, стояла під головним керуванням генерального військового писаря та реєнта Генеральної Військової Канцелярії. Писареві указом Петра 1 (1720 р.) доручено було, «чтобы в записных книгах включались по порядку все гетманские универсалы и письма, равно и бумаги, подписываемые генеральным писарем в болезнь гетманскую».

Для керування справами окремих полків Генер.Військову канцелярію поділено було на “повытья”.

Писарю як начальнику канцелярії підпорядковувався цілий штат службовців та осіб, що готувалися до службової кар‘єри: підписки, протоколісти, реєстратори, копіїсти, толмачі та “повитчики”. Вони всі звалися канцеляристами. Всі канцеляристи, підканцеляристи та й сам писар звалися військовими.

4.4.Працівники приказного діловодства

З утворенням (кінець XV ст.) Російської централізованої держави, центром якої стало Московське князівство, з‘явилася необхідність в орг-ції управлінської діяльності державного апарату. Виникає система органів державного управління – приказов в центрі, “приказных изб” на місцях.

Прикази як державні установи, виникли із особистих доручень Великого князя, які він видава у зв‘язку з тими чи іншими завданнями держ.управління своїм довіреним особам – боярам та дьякам. Поступово ці доручення стали вимагати для належного виконання утворення спеціального апарату, особливих установ, що й отримали назву “приказов”, відповідальних за певні галузі державного управління. Наприклад, Разрядний приказ відповідав за комплектування і формування війська; Помістний – за забезпечення і облік помісних дворянських земель; Посольський – за ведення іноземних справ та ін. Поступово прикази перетворилися в центральний держ.аппарат.

Документування в цих умовах повинно було перетворитися в систему, яка в окремих випадках будувалася не лише на традиціях, а й вказівках і положеннях закону. Всередині приказів продовжується подальша диференціація функцій, формується службова бюрократія³. Штат прикза міг скадатися від 50 до кількох сотень осіб: на чолі прикза стояв “суддя”, потім йшов дьяк – який був керівником приказної канцелярії, далі – підьячі та інші.

Вони були особами, які займалися складанням док-тів з того чи іншого питання, або справи, а тому, як правило, добре знали й саму справу. Дьяки, підьячі були членами дипломатичних місій, виконували важливі справи внутрішньополітичного, фінансового, судового характеру.

Дьяки керували поточною роботою приказу, усім діловодством. Вони писали на вхідних документах помітки з вказівкою, що потрібно зробити, виправляли чернетки листів-відповідей, підписували біловики. Їхні підписи називалися “припись”.

Приказ поділявся на структурні частини – столи, або “повытья” (від “выть” – частина). На їх чолі стояли “старі” або “старші” підьячі. Крім старших, у приказі працювали також середні (або підьячі “середньої” руки) і молоді підьячі.

Під керівництвом старого підьячого йшло безпосереднє виконання документа. Він засвідчував своїм підписом біловик. Його підпис називався “справою”.

Середні підьячі займалися довідковою роботою, писали чорновики доументів; молодші – переписували начисто, зклеювали столбці.

Виникає інститут “площадных подьячих” (середина XVI ст.), вони виконували функції нотаріусів.