Повторне використання документів

Проектні групи піддаються постійному пресингу з приводу скорочення часових витрат на планування. Тому виникає питання: як виконати якісне планування, мінімізуючи пов'язані з ним накладні витрати?

Це досягається за умови, що документи планів продумано накопичуються і повторно використовуються. Організації, що вважають документи планування проектів цінною інтелектуальною власністю, не жаліють зусиль на їх класифікацію і зберігання, забезпечуючи легкий доступ до них.

Перш ніж розробляти новий план, проектні групи повинні досліджувати те, що було зроблено раніше. Після закінчення проекту всі документи слід помістити в архів, доступний для майбутніх проектних команд.

Плани проекту

У MSF планами проекту називають набір документів, що описують, як будуть створювати програмне рішення чи програмний продукт. Функціональна ж специфікація вказує на те, що повинно бути створено. Зведений план проекту є інтеграцією планів кожного з ролевих кластерів. Вони описують, як досягатимуться цілі роботи цих кластерів.

MSF не передбачає одного певного списку планів, обов'язкового в будь-якому проекті. Нижченаведена таблиця показує орієнтовний набір планів, що покриває основні аспекти проектів по розробці програмного забезпечення і впровадженню інфраструктури. У малих проектах частина з цих планів може бути об'єднана. В інших випадках проекти можуть мати додаткові плани.

Ієрархічна структура робіт

Ієрархічна структура робіт (Work Breakdown Structure - WBS) – це структуризація робіт проекту, що відображає його основні результати і що визначає його рамки. Робота, не описана в WBS, знаходиться поза межами проекту. Для лідерів груп і ролевого кластера "Управління програмою" WBS – це інструмент управління проектом, що полегшує створення планів і календарних графіків.

У MSF створення WBS є колективною діяльністю, до якої залучаються всі ролеві кластери. Кожна роль відповідальна за надання детального опису власної роботи. У великих проектах може виникнути необхідність окремого визначення об'єму роботи під-команд (функціональних груп і/або груп напрямів). Для цього ними може бути проведений мозковий штурм, результати якого повинні документуватися лідерами команд і представлятися на

128

розгляд всій проектній групі. "Управління програмою" потім синтезує ці складові в загальну

WBS.

Цінність WBS

WBS цінна швидше як набір певних даних, ніж як самостійний документ. В сукупності з іншими проектними даними вона служить для створення планів, календарних графіків, бюджету і інших складових проекту. WBS може бути зображена у вигляді ієрархічного списку або блокової діаграми. Вона може бути створена за допомогою електронних таблиць, текстових процесорів або спеціального програмного забезпечення для управління проектами.

WBS допомагає:

•Оцінювати майбутні витрати. Формована базова версія списку проектних завдань дозволяє оцінити матеріальні і тимчасові витрати на реалізацію проекту.

•Розподіляти ресурси. Після того, як визначений фронт робіт, стає зрозумілим, які кадрові ресурси необхідно задіяти. WBS також допомагає у разі потреби обґрунтувати наявні потреби в ресурсах перед зацікавленими сторонами проекту.

•Упорядковувати (за часом) виконання завдань. За допомогою аналізу списку проектних завдань виявляються їх взаємозалежності і ресурсні обмеження і, виходячи з цього, складається календарний графік.

•Виявляти ризики. Наявність чіткого визначення кожним з проектних завдань допомагає проектній групі в їх розгляді з метою виявлення рисок.

•Специфікувати відповідальність. WBS може бути використаний при створенні матриці відповідальності (responsibility matrix).

129

Відповідність між WBS, функц. специфікаціями і зведеним планом

Рисунок 29. WBS показує відповідність між специфікаціями, планами і календарними графіками проекту

Між функціональними специфікаціями, звідним планом проекту і WBS існує чіткий взаємозв'язок.

Він відображає відповідність між складовими рішення, які необхідно створити, і завданнями, яке повинні бути для цього виконані.

Мал. 6 схематично ілюструє використання WBS як інструмент підтримки відповідності між специфікаціями, планами і календарними графіками.

WBS перераховує завдання, пов'язані із створенням кожній з складових рішення. При цьому систематизація складових рішення у функціональних специфікаціях відрізняється від систематизації пов'язаних з ними завдань в WBS.

Якщо існують рішення, що становлять, з якими в WBS не асоційовані ніякі завдання, це указує на необхідність доопрацювання WBS з метою уникнення на подальших етапах проекту неприпустимо великих тимчасових або фінансових витрат на "нові" завдання, що "несподівано" виявилися.

Звідний план проекту і WBS доповнюють один одного. WBS стисло перераховує завдання, що стоять перед проектною групою. Плани ж проекту детально документують, як кожне з наявних завдань повинне виконуватися, які встановлені критерії якості (quality bars), які є елементарні під-задачі і чек-лісти (контрольні списки - checklists) і так далі.

130