Ініціація дій, що коректують, ґрунтується на інформації, отриманій під час процесу моніторингу. MSF рекомендує використання існуючих стандартних механізмів управління проектом для

•Планування контролю ризиків;

•Коректування відхилень від планів;

•Реакції на досягнення тригерних умов.

Результати і уроки, що витягують з планових заходів щодо пом'якшення наслідків,

включаються потім в звіт про хід виконання планів і їх результати. Таким чином відповідна інформація стає частиною проектної/корпоративної бази знань про ризики. При цьому необхідно охопити якомога більше інформації про виниклі проблеми і про деталі здійснення плану, що важливе для визначення ефективності застосованого підходу.

Мета

Мета етапу коректування ситуації – успішне виконання вироблених раніше проектною групою планів по пом'якшенню наслідків головних ризиків.

Початкові дані

Початковими даними для кроку коректування ситуації є документи, дії проектної групи, що детально описують, заплановані відносно ризиків, а також звіти про стан ризиків, що вказують на активацію тригерів.

Дії з коректування ситуації

Дії з коректування ситуації повинні використовувати стандартні механізми і засоби управління проектом для ініціації, моніторингу і оцінки прогресу виконання відповідних планів. Специфіка деталей планів може варіюватися від проекту до проекту, але звітність про хід виконання планів повинна слідувати загальним процедурам. Необхідно постійно повторювати крок виявлення нових ризиків, щоб вчасно виявити виникаючі вторинні ризики і ризики, виконань планів, що зростають в силу, по пом'якшенню наслідків інших ризиків.

Результати

Результатом кроку коректування ситуації є стандартний звіт про стан проекту, що документує прогрес виконання планів по пом'якшенню наслідків ризиків. Корисно також стисло викласти уроки, що витягують (наприклад, що здобуло дію, а що показало свою неефективність). Якщо зміни в поточній картині ризиків можуть зажадати залучення додаткових ресурсів або спричинити зміни в об'ємі робіт і тривалості проекту, то повинен бути ініційований запит відповідної зміни (change control request) (це відноситься до проектів, що використовують формальні процедури управління змінами).

Витягання уроків з ризиків

Введення

Витягання уроків (learning from risk) – це шостий, завершальний, крок процесу управління ризиками MSF. Він дозволяє стратегічно оцінити заходи щодо управління ризиками з погляду підприємства (організації). Цей крок іноді називають "віддачею від ризиків", підкреслюючи все те цінне, що організація набуває – нові навики, зрілість проектної групи і організації в цілому, вдосконалення процесу управління і ін.

Витягання уроків може бути почате у будь-який момент і повинне йти безперервно впродовж всього процесу управління ризиками MSF. На цьому кроці важливо концентруватися на трьох ключових цілях:

•Контроль поточного процесу управління ризиками, що дозволяє проектній групі регулярно отримувати зворотний зв'язок.

109

•Обмін накопиченим досвідом з іншими проектними групами, особливо відносно виявлення ризиків і успішних стратегій їх запобігання. Це дозволить поповнювати існуючу базу знань про ризики.

•Удосконалення процесу управління ризиками на основі відгуків і побажань проектної групи.

110

Для обміну досвідом організовують наради, присвячені розгляду ризиків. Вони повинні проводитися регулярно і, як і всі інші наради в рамках MSF, плануватися завчасно, з виробленням ясного і загальновідомого порядку денного. У них повинні брати участь всі зацікавлені особи; атмосфера, в якій вони проходять, повинна бути максимально доброзичливою і демократичною. Крок витягання уроків схематично представлений на мал.

8.

Типи отримуваних уроків

Класифікація ризиків – могутній засіб забезпечення доступності уроків, що витягують з попереднього досвіду, для тих проектних груп, які здійснюватимуть оцінку ризиків в майбутньому. Двома аспектами витягання уроків, що зачіпають класифікацію ризиків, є:

•Нові ризики. Якщо проектна група зіткнулася з проблемою, ризик виникнення якої не був виявлений спочатку, необхідно проаналізувати, чи існували які-небудь передумови її прогнозу, тобто виявлення ризику. Можливо, існуючі списки ризиків потребують оновлення, щоб ефективніше виявляти ознаки такого ризику в майбутньому. Якщо був знайдений новий ризик, його необхідно внести до корпоративної бази знань.

•Успішні стратегії запобігання ризикам. Інший принциповий момент, який необхідно засвоїти як уроку, – це досвід успішних (або навіть провальних) стратегій запобігання ризикам. Використання сталих класифікацій ризиків надає розумний метод групування схожих ризиків. Через це проектним групам не складає труднощів детально вивчити стратегії управління ризиками, що раніше приводили до успіху.

Управління витяганням уроків

Організації, що використовують методики управління ризиками, часто знаходять необхідним застосування класифікаційного підходу до управління ризиками проекту. При його використанні корисно слідувати наступним правилам:

•Повинна бути призначений людина, особисто відповідальна за певні розділи класифікації ризиків і схвалення змін в них.

•Класифікації ризиків повинні враховувати необхідність повного обхвату всіх наявних ризиків і при цьому не бути занадто ускладненими і незручними у використанні. Іноді створення декількох альтернативних класифікацій для різних типів проектів допомагає істотно спростити їх застосування.

•Повинна підтримуватися база знань про ризики, що містить класифікації ризиків, їх визначення, критерії діагностики і системи оцінок, а також відгуки тих, що використали ці знання проектних груп.

•Процес аналізу досвіду повинен бути добре організований і забезпечувати витягання всіх можливих уроків. Заходи щодо аналізу пов'язаного з ризиками досвіду можуть бути проведені спільно з аналізом проекту, що завершився, коли результати управління ризиками стануть вже для всіх очевидними.

Контекстна класифікація ризиків

Виявлення ризиків може бути вдосконалене виробленням класифікацій ризиків, що враховують контекст проекту. Наприклад, організація, що розробляє проекти, може створити різні класифікації для різних типів проектів. У міру накопичення значного досвіду проектів певного типу їх ризики можуть бути визначені з більшою точністю і асоційовані з успішними стратегіями їх запобігання.

База знань про ризики

База знань про ризики – це формалізований або неформалізований механізм накопичення досвіду, корисного для здійснення управління ризиками в майбутньому. Не маючи такої бази, організація може зіткнутися з труднощами при впровадженні

111