1.3 Перелік законодавчих та нормативно - правових документів підприємства

Головним документом, на основі якого будуються взаємовідносини фірми, її постачальників і клієнтів є договір (угода, контракт).

Питання договірної роботи в туризмі знайшли відображення в ряді міжнародних документів:

Конвенція по контракту на продаж 1970р. (вона є основою при розгляді суперечок між туристичними агенствами та міжнародними туристами з питань порушення умов контрактів, що були ними укладені).

Міжнародна конвенція по контрактах між власниками готельних підприємств та бюро подорожей 1970р. (у ній розглядаються питання бронювання готельних послуг, їх оплати, умов та термінів замовлень, виплати компенсації та винагород, взаємних обовязків турагенств та власникі готелів).

У практичній роботі турфірми керуються нормами національного законодавства. В Україні види контрактів та умови їх укладення визначаються Цивільним кодексом України.

На всіх етапах роботи турфірми діють туристичні документи, що обслуговують процес організації туру. Їх можна розділити на такі види:

інформаційні (туристичне повідомлення, яке містить детальну інформацію по туру і характеристику клієнта)

облікові (туристичний ваучер, в якому вказуються дані туриста(ів), назва фірми-партнера, кількість туроднів, дні заїзду-виїзду, маршрут і вид транспорту, перелік послуг та сплачена вартість)

розрахункові (рахунки-фактури, підтвердження замовлень, акти обслуговування)

звітні (внутрішньофірмові, які служать для аналізу витрат на турподорож та зовнішні, які є формою державної статистичної звітності)

Своєчасна подача форм державної статистичної звітності є обовязком турфірм.

Вимоги щодо організації туристичних поїздок за межі України (зарубіжний туризм)

Туристичні фірми під час організації туристичних поїздок туристів за кордон повинні оформити такі туристичні документи:

• заявку на бронювання туру

• підтвердження сторони, що приймає, щодо заброньованої туристичної послуги

• договір між туристичною фірмою і туристом

• туристичний ваучер, страховий поліс

• документи (корінці прибуткових ордерів, квитанції, касові чеки) що підтверджують внесення туристом до каси вартості туристичних послуг

• транспортні документи

• програма туру

Субєкти туристичної діяльності повинні надавати туристам повну інформацію про організацію туру, їх права, обовязки та правила поведінки, умови страхування, порядок відшкодування завданих збитків, умови відмови від послуг, правила перетинання державного кордону, а також повну і обєктивну інфорацію про закони та правила проживання в країні перебування , про звичаї місцевого населення.[16,ст.340-347]

1.4 Організаційна структура туристичного агентства

У туристичному агенстві «Кабатов Д.В.» стандартно працює сім співробітників:

• директор організації,

• офіс-менеджер,

• бухгалтер,

• два турагенти, що спеціалізуються по зарубіжжю.

Турагент - це організація-посередник, реалізатор туристського продукту туроператора, який працює безпосередньо на туристичному ринку. Турагент отримує за свою діяльність комісійну винагороду (7-15% від вартості туру). На відміну від туроператора турагент не несе відповідальності за якість туру.

Турагенти діють, як правило, на певному сегменті туристського ринку, де і реалізують туристський продукт.

Організаційна структура туристичного агентства складається з наступних елементів: директор, керуючий відділом по розробці і формуванню турів, відділом по просуванню турів, відділом по реалізації турів, відділом з продажу авіаквитків, головною бухгалтерією.

Персонал компанії - кваліфіковані менеджери, що одержали спеціальну туристичну освіту, володіють іноземними мовами і мають великий досвід роботи. Щорічно менеджери з туризму беруть участь в рекламних турах з метою підвищення кваліфікації, що дозволяє їм вільно орієнтуватися на ринку кращих готелів світу. Генеральний директор Солодовник Ірина Олександрівна очолює компанію з дня її заснування.

До обов'язків директора входить:

• планування і організація з усіх напрямків діяльності турагенства

• планування та реалізація стратегії, організація взаємодії та здійснення повноважень

• побудова організації

• координація роботи

• аналітична звітність

• мотивація персоналу

• контроль за здійсненням діяльності турагенства.

Директор також повинен вести контроль за підготовкою і організацією роботи офісу, організацію та проведення ділових переговорів, інструктаж працівників. Документи, що заповнюються на посаді директора туристичного агентства це зазвичай заяви та договору про прийом на роботу, також всі документи заповнюються в інших відділах повинні бути переглянуті і підписані директором.

Туристична компанія «Кабатов Д. В.» обладнана усією необхідною для роботи технікою. Є телефон в кабінеті у директора, у бухгалтера, менеджерів, телефон - факс, міні АТС на столі. Є ксерокс, принтер, сканер, відеопроектор, без яких, в даний час, жодна фірма не може працювати і персональні комп'ютери у всього персоналу фірми.

У бухгалтера окремий кабінет, також оснащений всім необхідним для роботи, встановлено паралельний зв'язок.

Встановлено зв'язок з Інтернетом, це дуже допомагає в роботі, у фірмі воліють відправляти заявки на бронювання за e-mail, а не по факсу, тому що це набагато зручніше і швидше.

Для комфортного самопочуття всі кабінети оснащені кондиціонерами, є затишна кімната для відпочинку персоналу.

Туристична компанія оснащена повністю всім необхідним, що дозволяє працювати оперативно і більш ефективно.[12,ст.21-23]

РОЗДІЛ II. ФОРМУВАННЯ АСОРТИМЕНТУ ТУРІВ В ТУРАГЕНСТВІ «КАБАТОВ Д.В.»