Розрізняють види документів за ознаками класифікації і групами:

За найменуванням:

1. Рапорт.

2. Заява.

3. Протокол.

4. Довідка.

5. Характеристика.

6. Супровідний лист.

7. Пояснювальна записка.

8. Запрошення.

9. Телеграма.

10. Звіт.

11. Акт, тощо.

За способом фіксації:

1. Письмові (усі рукописні, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної техніки.

2. Графічні ( в яких зображення об’єктів передано за допомогою лінії, штрихів. Це графіки, малюнки, схеми, плани.

3. Фото-, кінодокументи.

4. Фотодокументи.

За спеціалізацією:

1. Загальні (з адміністративних питань)

2. Спеціалізовані (з фінансових, комерційних, трудових правовідносин).

За призначенням:

1. Нормативно-правові.

2. Організаційні.

3. Розпорядчі.

4. Довідково-інформаційні.

5. Документи колегіальних органів.

6. Документи з особового складу.

За місцем укладання:

1. Внутрішні, що не виходять за межі установи.

2. Зовнішні.

За походженням:

1. Службові, що виконуються в установленому порядку, та офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб і створюються поза сферою їх службової діяльності.

За напрямом:

1. Вхідні та вихідні.

За джерелами виникнення:

1. Первинні та вторинні

За формою:

1. Індивідуальні (створюють у кожному окремому випадку для розв’язання конкретної управлінської ситуації).

2. Типові (за зразками)

3. Трафаретні (виготовляють друкарським способом)

За технікою відтворення:

1. Рукописні та відтворені механічним способом.

За доступом до інформації:

1. Ті, що містять відкриту інформацію.

2. Документи з обмеженим доступом.

За ступенем гласності:

1. Конфіденційні.

2. Секретні (ставиться гриф обмеженості доступу. За розголошення інформації документів з грифом секретності, а також за їх зникнення винуваті притягуються до відповідальності згідно із законом України «Про державну таємницю».

За терміном виконання:

1. Звичайні.

2. Безстрокові.

3. Термінові.

4. Дуже термінові.

За складністю:

1. Прості.

2. Складні.

За терміном зберігання:

1. Постійні, тривалі (понад 10 років)

2. Тимчасового зберігання (до 10 років)

За юридичною силою:

1. Справжні.

2. Підроблені

За призначенням створення:

2. Оригінали (взірці, дублікати, витяги)

3. Копії (точне відображення оригіналу)

4. Дублікат (повторний примірник офіційного документу, який має юридичну силу оригіналу).

Побудова служб діловодства

1. Управління справами (в міністерствах, відомствах, корпораціях)

2. Загальний відділ (у виконкомах та органах управління громадськими організаціями)

3. Канцелярія (в об’єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах)

Ведення особових справ

Особова справа – сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості.

Практичне заняття № 1-2

Тема. Класифікація документів за способом викладу матеріалу

План

1. Документи з низьким рівнем

2. Оформлення сторінки ділової стандартизації документа

3. Документи з високим рівнем стандартизації

4. Складання наказу по особовому складу

5. Проста і складна заява. Правильність написання