1.3. Управління службою діловодства

Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в установі покладається на службу діловодства. Остання є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівнику, який і здійснює загальне керівництво організацією діловодства.

Факторами, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них, а також розмір установи, тобто кількість її структурних підрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень, норми управління, прийнята система документування й організації роботи з документами, рівень механізації і автоматизації документаційних процесів тощо.

У практиці управління існують такі види служб діловодства:

• управління справами – в міністерствах, відомствах, корпораціях;

• загальний відділ – у виконкомах та органах управління громадськими організаціями;

• канцелярія – в об’єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.

В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за організацію діловодства покладається на секретаря або спеціально виділену для цього особу.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями Типової інструкції з діловодства та ін.

До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат; підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами, розгляду листів; копіювально-множильне бюро; архів. Організаційно і методично їй підпорядковані секретарі структурних підрозділів.

Завдання служби діловодства

Основними завданнями служби діловодства є: встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, документацій не забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів. Відповідно до цих завдань, служба діловодства:

• розробляє інструкції з діловодства для установи на підвідомчій мережі, номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

• організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує документаційне й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

• організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

• організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

• здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

• контролює якість підготовки і оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі, вживає заходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює і аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

• здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;

• реалізує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості обробки та використання документів, що утворюються внаслідок діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання;

• удосконалює форми і методи роботи з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню організаційної техніки і засобів обчислювальної техніки;

• здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у підрозділах і підвідомчій мережі;

• організовує підвищення кваліфікації працівників установи для роботи з документами;

• впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи в установі та підвідомчій мережі;

• завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі.

Основні вимоги до керівника служби діловодства, його права

Згідно з Типовим положенням про службу діловодства її керівник мусить мати вищу або середню спеціальну (зі стажем роботи не менше трьох років) освіту. Особа, відповідальна за роботу з документами в установі, повинна мати досвід роботи у службі діловодства не менше трьох років.

Керівник служби діловодства призначається і звільняється наказом керівника установи. За характером діяльності керівник служби діловодства тісно взаємодіє:

• з керівниками структурних підрозділів установи і підвідомчої мережі – з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, діяльності колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

• з юридичною службою – з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;

• зі службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування – з питань забезпечення засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, побутового обслуговування працівників служби.

У межах своєї компетенції він також може вступати у взаємовідносини з

іншими установами з питань роботи з документами.

Для виконання обов’язків керівникові служби діловодства надається право:

• контролювати і вимагати виконання встановлених правил роботи з документами в установі та підвідомчій мережі;

• доповідати керівнику установи про стан роботи з документами, подавати документи для розгляду;

• вносити на розгляд керівництва подання про призначення, переміщення і звільнення працівників служби діловодства, їх заохочення і накладання на них стягнень;

• залучати спеціалістів структурних підрозділів та підвідомчої мережі до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

• запитувати від структурних підрозділів і установ підвідомчої мережі відомості, які необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

• вживати заходів до скорочення зайвої документаційної інформації в установі та підвідомчій мережі, контролювати цей процес;

• підписувати і візувати документи у межах своєї компетенції;

• застосовувати санкції в усіх випадках порушення підрозділами і службовими особами установи встановлених правил роботи з документами.

Правила оформлення документів

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

• надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

• бути юридично правильно оформленим;

• подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

• бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

• бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

• оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

• бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

• складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

Принципи визначення формату

Усі формати паперу поділяються на три ряди – А, В, С. Ряд А – основний, В і С – додаткові, що використовуються для виготовлення паперових виробів (конвертів, обкладинок тощо).

Кожний ряд у свою чергу поділяється на класи за розміром формату. В ряді А, наприклад, 13 класів. Кожний окремий формат зазначається літерою ряду та цифрою класу (А5, А6, А7 тощо). Його розмір визначається в міліметрах. Початковий формат дорівнює одному квадратному метру. Кожний наступний одержують шляхом поділу попереднього навпіл. Останній (А13) дорівнює розміру поштової марки. Найширше застосування формату А3 та А4.

Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках установ. Бланки виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обо’язковим дотриманням ряду правил. Виготовлення бланків конкретних видів документів виправдане, якщо їх створюється понад двісті на рік.

Розміщення заголовка бланка

Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовкової частини розміщуються центровим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або лівої межі площі) способом. Друкуються бланки у друкарні на білому папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, що створюються від імені двох або кількох організацій, оформляються на звичайних аркушах паперу.

Важливе значення має зовнішній вигляд документа, що унаочнює стиль роботи апарату управління, дисципліну та особисту культуру його працівників. Якщо документ оформлений неохайно, значить в установі низька культура праці і це викликатиме недовіру до фірми.

Оформлення сторінок документа

Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків сторінки залишаються вільні місця – так звані поля. Поле з лівого боку становить 20 мм. Воно використовується для резолюцій та інших позначок, а також дає змогу вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле не менше 8 мм. Це зберігає текст від пошкоджень. Треба мати на увазі, що праворуч рядки тексту закінчуються на неоднаковій відстані від краю аркуша, оскільки в ділових паперах, як правило, уникають переносів слів. Проте лінія правого поля не повинна бути аж надто ламаною. Поле верхнього кінця сторінки не менше – 10 мм. На ньому розміщуються позначки діловода. Знизу сторінки поле повинно бути меншим 8 мм.

Якщо документ займає більше, ніж один аркуш паперу, на наступний аркуш не можна переносити самі підписи. Крім них, там має бути не менше двох рядків тексту.

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні – на чистих аркушах паперу такого самого розміру і якості, що й папір, на якому надруковано бланк.

Нумерація сторінок

У документах, що оформляються на двох і більше аркушах паперу, другий і наступні за ним аркуші нумеруються. У разі вміщення тексту документа на одному боці аркуша номери проставляються посередині верхнього поля аркуша на відстані не менше 10 мм від верхнього його краю арабськими цифрами без слова “сторінка” і пунктуаційних знаків. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

Членування та нумерація частин тексту

Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерація тощо. Вона є зовнішнім виразом композиційної будови ділового документа.

Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики й призначення.

Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Абзац – це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа. Слово “абзац” позначається також частина тексту між двома такими відступами.

Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною виділеною думкою. Часом абзац може складатися з одного речення (якщо цьому реченню надають особливого значення), а також охоплювати групу речень, які послідовно розкривають складну думку. Проте в усіх випадках абзац повинен бути внутрішньо замкненою смисловою одиницею, бо інакше процес читання й обробки документа значно утруднюється.

Нумерація частин тексту – це числове чи за допомогою літер позначення послідовності розташування його складових частин. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів тексту.

Існує дві системи нумерації: комбінована і суто цифрова. Перша ґрунтується на використанні різних типів позначок – римських та арабських цифр, великих літер, поєднуваних з з абзацними відступами. Друга використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності.

За комбінованої схеми нумерація може доповнювати абзацне членування тексту (при перерахуванні тез, пунктів, правил) й застосуватися всередині абзаців. Вибір того чи іншого конкретного варіанта нумерації залежить від змісту тексту, його обсягу, складу. У простіших випадках використовуються тільки однотипні знаки – звичайні арабські цифри або малі літери. Документи складного характеру часто вимагають застосування комбінованих способів абзацного членування та нумерації.

При використанні знаків різних типів комбінована система має будуватися за складаючою ознакою:

А Б В Г Д ...

І ІІ ІІІ ІV V ...

1 2 3 4 5 ...

1) 2) 3) 4) 5) ...

а) б) в) г) д) ...

Як правило, великими літерами користуються рідко; значні за обсягом частини тексту нумерують найчастіше римськими цифрами; підрозділи – арабськими, пункти всередині розділів – малими літерами.

Для більших за абзац рубрик можуть застосовуватися й словесні найменування (параграф, розділ, частина та ін.), які теж нумеруються. Тут діють такі правила:

• рубрики можуть нумеруватися лише тоді, коли є хоча б два однорідних елементи переліку;

• однорідні засоби нумерації вимагають точного дотримання правил пунктуації.

Комбінована система нумерації майже неможлива без заголовків. Заголовок має:

• точно відповідати змістові документа або його частини;

• бути логічно повноцінним – недвозначним і несуперечливим;

• бути по можливості якнайкоротшим.

Суто цифрова система нумерації широко застосовується у діловодстві та науково-технічній літературі. Вона дає змогу обійтися без словесних найменувань частин (розділ, підрозділ, пункт та ін.) і без заголовків до частин тексту. Будується ця система за такими правилами:

• кожна складова тексту, яка відповідає поняттям “частина”, “розділ”, “пункт”, “Підпункт”, дістає свій номер;

• номери позначаються лише арабськими цифрами;

• після кожної цифри ставиться крапка;

• номер кожної складової частини включає всі номери відповідних складових вищих ступенів поділу. Так, розділи нумеруються 1., 2., 3. (перший, другий, третій); підрозділи – 1.1; 1.2; 1.3; (перший підрозділ першого розділу та ін.); пункти нумеруються: 1.1.2; 3.1.2. (другий пункт першого підрозділу першого розділу та ін.);

• номери найбільших за обсягом частин тексту – перший, найвищий ступінь поділу – складаються з однієї цифри;

• на другому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з двох цифр (1.2);

• на третьому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з трьох цифр (1.3.5.) і т. д.

Правила оформлення заголовків і підзаголовків

Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків. Не дозволяється у заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий, то його ділять (за змістом) на декілька рядків.

У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо передає їй.

Текст від заголовка пишеться через 3 – 4 інтервали.

Розміщується заголовок посередині рядка або на початку рядка біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо немає місця для тексту, краще перенести його на наступну сторінку.

Короткі заголовки пишуться у розрядку, тобто з проміжком в один знак між буквами в межах одного слова.

Підзаголовки пишуться малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком – два інтервали, а від підзаголовка до тексту – три чи чотири. Якщо підзаголовок містить декілька рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом. Залежно від розташування, підзаголовки пишуться ідентично, приміром:

Правила бібліографічного опису

Частини, елементи й ділянки опису

чи біля лівого поля:

Тексти з ілюстраціями

Практичне заняття 1-2

Тема. Історія розвитку діловодства.

План

1. Виникнення сварочинства.

2. Активне діловодство.

3. Козацьке діловодство.

4. Сучасне діловодство в Україні.

5. Текстове оформлення документів.

6. Функції документа.

7. Класифікація документів.

8. Організація діловодства в установах.

Практичне заняття 3-4

Тема. Оформлення реквізитів на документах.