2.3. Форма первинних облікових документів

Залежно від характеру реєстрованих операцій форми документів діляться на типові та спеціалізовані.

Типовими називаються форми документів, призначені для реєстрації однорідних, широко поширених господарських фактів, які мають місце в більшості підприємств однієї або ряду галузей.

До спеціалізованих відносяться форми документів, що служать для реєстрації операцій спеціалізованого вузькогалузевих характеру, що мають місце в окремих групах організацій або галузі.

З метою полегшення обробки документів, застосовуваних у бухгалтерському обліку і відрізняються за формою, змістом, способом відображення фактів господарського життя, їх групують за такими однорідними ознаками:

• Призначенню.

• Порядку формування.

• Способом використання.

• Статусу в системі інформаційного забезпечення.

• Місцем складання.

• Кількості облікових операцій.

• Оформлення однорідних операцій.

• Способу заповнення.

Первинні облікові документи повинні містити всі відомості, необхідні для отримання повного уявлення про господарську операцію. Вимоги встановлюються Федеральним законом від 21.11.96 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік».

У п. 1 статті 9 закону встановлено законодавча вимога документального оформлення всіх господарських операцій, що проводяться організацією.

Документ, яким оформляється проведена господарська операція, має подвійне призначення:

• по-перше, цей документ є виправдувальним, тобто підтверджує факт вчинення організацією господарських операцій;

• по-друге, документ є первинним обліковим документом, на підставі якого робляться записи у бухгалтерському обліку.

Одним з найважливіших умов оформлення документації є наявність в документах усіх відомостей, необхідних для оперативної роботи, обліку і контролю. Первинні документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих (типових) форм первинної облікової документації. Під формою документа розуміється склад і розташування реквізитів.

У тому випадку, якщо форма первинних облікових документів не передбачена в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, такі документи повинні мати обов'язкові реквізити (показники), які необхідні для вичерпної характеристики господарського факту, викладеного в документі, і надання йому юридичної сили. Реквізити первинних і бухгалтерських документів, прийнятих до бухгалтерського обліку, передбачені діючими нормативними актами і залежать від характеру господарських операцій.

До обов'язкових реквізитів відносяться:

- Найменування документа (форми), реквізит присутній на бланках конкретних видів документів;

- Найменування організації - автора документа вказують на бланках відповідно до установчих документів організації (статутом чи положенням).

- Дата складання документа дозволяє визначити конкретну дату здійснення операції, описаної в документі. Датою документа є дата його підписання або затвердження. Оформляється дата документа арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць,

- Вказівка ​​сторін , що беруть участь у здійсненні господарської операції,

- Вимірювачі господарської операції (у кількісному і вартісному вираженні),

- Зміст господарської операції,

- Найменування посадових осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особисті підписи та їх розшифровки.

- Особисті підписи зазначених осіб.