Глоссарий

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)- совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях (В дальнейшем органы государственного управления, предприятия (объединения), учреждения и общественные организации именуются "организациями").¹

Дело– единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

Делопроизводство – ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

Документ – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Документационное обеспечение управления- деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия¹

Заголовок- краткое изложение содержания документа.¹

Машинограмма- документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке.¹

Машиночитаемый документ - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации.¹

Номенклатура дел- систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.¹

Организация работы с документами (управление документацией)- создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ее потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.¹

Отчет– документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представленных вышестоящему учреждению как должностному лицу.

Письмо– обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Положение– 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.

Приказ– правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основание единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.

Протокол– документ, содержащий последовательную запись хода обслуживания вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Реестр– перечень чего-либо.

Реквизитдокумента– обязательный информационный элемент, присущий тому или иному виду письменного документа.

Стандартизация документов- форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.¹

Стандарт– нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группамоднородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требований к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ.

Текст управленческого документа - выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.¹

Унификация документов - установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.¹

Унифицированная система документации (УСД) - комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.¹

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.¹

Литература:

1. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. N 33 «Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» Источник публикации М.: Главархив СССР, 1991

2. Справочник секретаря и офик-менеджера. №6 2004 Редакция ЗАО «МЦФЭР»

47