Документ – це основний вид писемного ділового мовлення, що є засобом фіксації на спеціальному матеріалі, інформації о факті, події, явищі обєктивної дійсності та результатами розумової діяльності людини.

Функція документів – інформаційна.

1.Вимоги до документів:

2.Видаватися уповноваженими органами або особою відповідно до його компенсації

3.Не повинен суперечити чинному законодавству

4.Має бути точним, достовірним і переконливим.

5. Бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів

6. Містити конкретні вказівки та пропозиції

7. Бути предметним для тривалого зберігання.

Поділ документів:

1.за способом фіксації інформації

-Письмові

-Графічні

-Фото-, кінодокументи

Фотодокументи

2.за призначенням:

-Організаційні

-Розпорядчі

-Інформаційні

3.за назвою

4.за походженням:

-Службові

-Особисті

5.за місцем складання:

-Внутрішні

-Зовнішні

6.за формою:

-Стандартні

-Індивідуальні

7. за терміном виконання:

-Не термінові або звичайні

-Термінові

8. за ступенем гласності

-Не секретні (звичайні, для службового користування)

-Таємні або секретні

9. за стадіями створення

-Оригінали

-Копії

Відпуск – повна копія відправленого з установи документа

Витяг – копія частини документа

Дублікат – другий примірник оригіналу, виданий у разі втрати.

10.за складністю

-прості (1 питання)

-складні (2 і більше питання)

11. за терміном зберігання

-тимчасового зберігання (до 10 р)

-Тривалого зберігання (10 р)

-постійного зберігання (немає терміну зберігання)

12.за технікою відтворення

-Рукописні

-Відтворені електронною технікою

13. за спеціалізацією

-загальні

-з адміністративних питань

-спеціалізовані

Реквізит – окремий структурний елемент документа

-постійні – друкуються під час виготовлення бланка

-змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення

Формуляр – сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності.

Бланк – аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містить постійну інформацію.

Виготовляють бланки: А4 та А5

Штамп – це група реквізитів та їхніх постійних частин, відтворена на бланку документа, як єдиний блок.

Загальні вимоги до оформлення

Розміри берегів розміщення на сторінці:

Ліве-35 мм

Праве – більше 8 мм

Верхнє – 20 мм

Нижнє – більше 19 для А4, 14 для А5

-На другій сторінці – підпис і як мінімум 2 рядки тексту.

-Не бажано відривати один рядок від абзацу, число від речення і переносити його на наступну сторінку або залишати його на попередній.

-Нумерація починається с другої сторінки

- рубрикаця тексту:

Традиційна(арабські та римські цифри)

Нова (тільки арабська)

Вимоги до ділової мови

1.обєктивність

2. стандартність передбачає використання готових, перевірених практикою словесних формул, які легко сприймаються і точно описують ситуацію.

Концеларизми – основні слова або стійкі словосполучення, які визначають графіку адміністративно-концелярського підстилю офіційно-ділового стилю укр..діл.мови.

Визначаються

-сухістю

-беземоційністю

- словотворною одноманітністю

3.логічна послідовність

4.ясність викладу, точність опису

5.Свобода від суперечностей

6.переконливість забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі цифрової інформації та фактів.

7. локанічність

8.повнота інформації

Лист – поширений вид документації, один із способів обміну інформації

Поділяють

Комерційні фіксують укладання і виконання комерційної угоди.

Види

-листи-запити

-листи-рекламації

-пропозиції

-відповіді на них

Ділові вирішують організаційні питання, правові проблеми, а також питання економічних відносин кореспондентів.

Види:

1ініциативні

2.листи-відповіді

1.листи, що потребують відповіді

-листи-прохання

- звернення

-пропозиції

-запити

-вимоги

2.листи, що не потребують відповіді

-підтвердження

-нагадування

-попередження

-повідомдення

-супровідні

Літературна українська мова – це унормована, відшліфована форма загальнонародної мови, що обслуговує найрізноманітніші сфери суспільної діяльності людей: державні та громадські установи, пресу, художню літературу, науку, театр, освіту, побут людей

Перша наукова установа- Наукове товариство ім..Шевченка у Львові.

Зачинателем нової української літературної мови був І.П.Котляревський.

Основоположником сучасної літературної мови вважають Тараса Шевченка

Норма літературної мови – це сукупність загальноприйнятих правил реалізації мовної системи, які закріплюються у процесі суспільної комунікації.