lektsii_menedzhm

2

анализа их профессиональных и личностных качеств, необходимых для выполнияенияпоставленнойцелицели, устанавли, вливаютсянормативынормативычастив частиобразобразования, стажа, работы, квалификации, устанавливаются размеры денежных выплат, компенсаций, проводятся собеседования с работниками, определяется необходимость обучения персонала и повышения его квалификации.

-контролируются материальные ресурсы путем определения их качества, определяется перечень поставщиков, обеспечивающих наиболее качественную номенклатуру изделий и высокую ритмичность поставок.

-контролируются финансы - имеет ли организация достаточное количество финансовых ресурсов для достижения поставленной цели? Как правила, этот вид контроля осуществляется на этапе составления бюджета без каких-либо дополнительных финансовых проверок.

Текущий контроль - выполняется в процессе проведения работ.

Текущий контроль разбивает всю работу на части, выполнение которых и контролируется. Текущий контроль можно уподобить обратной связи, с помощью которой руководство корректирует действия организации при изменении внешних и внутренних условий работы. Без текущего контроля любая работа обречена на неудачу: может ли существовать человек, не чувствующий тепло, холод, боль? Функции регулятора в процессе контроля выполняет руководитель, внося корректировки, необходимые для достижения целей.

Основная задача текущего контроля - своевременное обнаружение отклонений и оперативная корректировка действий.

Заключительный контроль – осуществляется на завершающей стадии работы и включает в себя две функции: планирование будущих работ и совершенствование системы мотивации.

Высшее руководство может оценить реалистичность прежних задач и нормативов, скорректировать их при необходимости в дальнейшем. После завершения работ сотрудники поощряются по результатам.

3

2. Процесс контроля

Процесс контроля представлен на рисунке 8.1.

Рисунок 8.1 – Процесс контроля

Установление стандартов - этот этап связан с процессом планирования. Стандарты устанавливаются в соответствии с целями, являясь их количественным выражением. Для установления стандартов выбираются те цели, которые могут быть оценены по конкретным показателям или критериям. Стандарты существуют в определенном интервале времени.

Наиболее часто встречающимися показателями являются: стоимость, процентная оценка выполнения задания, уровень производительности труда.

Сравнение результатов со стандартами – руководитель сравнивает же-

лаемое с достигнутым, оценивает результаты и намечает план дальнейших действий.

Действия - по результатам оценки масштаба отклонений существует три варианта поведения руководителя: ничего не предпринимать, устранить отклонения, пересмотреть стандарт.

Руководитель ничего не предпринимает, если обнаруженные отклонения не создают угрозу срыва поставленных целей. Отсутствие действий руководства совсем не означает прекращение контроля; по-прежнему продолжается процесс измерения результатов и сравнение их со стандартом.

Устранение отклонений - необходимо в случаях, когда обнаруженные отклонения создают угрозу достижения цели, превышают установленный масштаб.

4

Задача этого действия – понять причину отклонения и направить работу в запланированное русло.

Пересмотр стандартов - стандарт может оказаться завышенным, так как был установлен до работы и как всякий плановый показатель должен корректироваться. При корректировке важен момент пересмотра стандартов. Слишком раннее изменение создает прецедент для последующего пересмотра, особенно если плановый норматив снижается. Запаздывание так же плохо, как и спешка; в этом случае работники сами найдут эффективные способы противодействия, как-то: прописки, обман при отчетах, занижение показателей и др. Несвоевременная реакция менеджера на процесс пересмотра стандартов приводит к падению его авторитета и уменьшению влияния среди подчиненных.

3. Аспекты контроля и его эффективность

Различают два наиболее значимых аспекта контроля – социальный и поведенческий.

Социальный аспект - заключается в определенной регламентации поведения членов коллектива. В качестве стандартов выступают установленные в производственном коллективе формальные и неформальные правила. Существует множество инструкций, указаний, наставлений, уставов и правил, регламентирующих поведение работников.

Положительными моментами социального аспекта контроля являются: регламентация и стандартизация поведения служащих; создание благоприятного психологического климата в коллективе.

Негативные моменты: регламентация поведения подавляет индивидуальность личности, ведет к бездумному, рабскому следованию установившимся нормам.

Поведенческий аспект - процесс контроля оказывает влияние на поведение сотрудников. Это влияние может быть позитивным и негативным.

Позитивное влияние побуждает сотрудника лучше и эффективнее трудиться. Негативный аспект состоит в том, что в процессе контроля у человека вырабатывается определённый стереотип поведения. Он ориентирован на достижение только тех результатов, которые контролируются, в ущерб остальным. Если из

5

пяти показателей, по которым оценивается работа механика, постоянно контролировать третий, то можно быть уверенным, что он сосредоточит свои усилия именно на нем, особенно в том случае, когда за результатами контроля следует вознаграждение или наказание. Если директору государственного предприятия устанавливают план по сдаче металлолома и жестко контролируют, его выполнение, то не следует удивляться, обнаружив среди лома почти новый станок.

Эффективность контроля

Составляющими эффективного контроля являются: стратегическая направленность, ориентация на результаты, соответствие делу, своевременность, гибкость, простота и экономичность.

Стратегическая направленность - означает контроль в первую очередь наиболее общих, важных для успеха дела показателей. Контроль остальных, менее важных показателей, делается реже, и его результаты оглашаются лишь после значительных отклонений, создающих угрозу. Стратегические цели необходимо контролировать даже в том случае, если их невозможно количественно оценить.

Ориентация на результаты - часто руководители контролируют параметры, «удобные» для контроля, формально подходя к решению проблем. Дело в том, что контроль, основанный на результатах, довольно сложен и не всегда возможен при традиционном подходе. В связи с этим отдельные руководители по причине неумения или нежелания наладить такой контроль не ориентируются в собственной работе по контролю исполнителей на конечный результат. В итоге активные работники, новаторы, изобретатели не вкладываются в установленные формальные нормы и бывают незаслуженно наказаны. Выигрывают при таком подходе сотрудники, чье поведение ориентировано на контроль.

Соответствие делу - подразумевается соответствие контролируемых параметров показателям целей. Каждая работа имеет некоторый перечень основных показателей, нормирующих значение выходных параметров.

Своевременность - эффективность контроля зависит не от количества проверок, их скорости и мобильности, а лишь от своевременности. Своевременность означает, что моменты контроля точно совпадают с фазами производственной деятельности, наиболее полно отражающими ее ход.

Гибкость контроля - приспосабливаемость к изменениям во внешней и

6

внутренней среде. Этот показатель особенно важен в сферах деятельности с быстрым темпом перемен.

Простота контроля - чем проще система контроля, тем больше вероятность успеха и меньше затраты. Цели, задачи и процедуры контроля должны быть понятны абсолютно всем сотрудникам предприятия, а это возможно только при его относительной простоте.

Экономичность. Существуют два взаимосвязанных понятия: затраты на контроль и экономический эффект, получаемый вследствие контроля. До тех пор, пока полученный эффект больше затрат, - контроль эффективен. Если затраты на контроль превышают полученный от него результат, следует отказаться от такого контроля либо изменить его – это единственное универсальное правило.

Рекомендации менеджеру по эффективному осуществлению контроля.

1.Дать исполнителю возможность самостоятельно выполнять задание.

2.При проведении контрольных проверок следует в первую очередь обращать внимание на решение главных заданий.

3.Контроль должен быть постоянным и охватывать все сферы деятельности, однако избегайте тотального контроля. Мелочная опека убивает инициативу исполнителей, в этом случае вряд ли кто-нибудь из сотрудников с охотой возьмет на себя ответственность.

4.Результаты контроля должны быть доведены до сведения контролируемых. При этом они не всегда могут публично оглашаться, но заинтересованные лица должны иметь такую информацию обязательно. Необходимо доводить до сведения подчиненного, выполняющего производственное задание, промежуточные итоги его деятельности, оценивать их. В конечном счете, исполнитель должен четко знать: что он сделал, насколько хороша его работа и каковы дальнейшие задачи.

5.Установите срок выполнения задания с требованием информировать заранее о возможных срывах.

6.Давая задание, необходимо четко проинформировать исполнителей о том, по каким параметрам и когда оно будет проверяться. Установите точные формы и сроки отчетности. Следует помнить в процессе контроля: довольно значительная часть ошибок вызвана неясностями и путаницей при заполнении отчетной доку-

7

ментации.