Рис. 5.8. Слияния документов.

Чтобы сохранить все полученные результирующие документы в один файл,

используйте команду Изменить отдельные документы (панели Найти и завершить) → Объединить записи → все или укажите номера отдельных записей,

которые следует объединить в один документ.

Чтобы сразу вывести на печать полученные документы, используйте команду

Печать документов панели Найти и завершить.

После выполнения процедуры слияния, основной документ может быть сохранен для дальнейшего использования. Важно помнить, что при сохранении основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных. В следующий раз, когда документ будет открыт, приложением будет задан вопрос, нужны ли сведения из этого файла данных для нового слияния в основной документ.

Использование макросов

Макрос - записанная на языке VBA последовательность действий. В основном служит для автоматизации типичных задач, которые требуется часто выполнять.

Чтобы создать макрос, необходимо отобразить вкладку Разработчик (меню

Файл → Параметры → Настройка лены и установить флажок вкладки

«Разработчик») и активировать команду Запись макроса панели Код. В

появившемся окне записи макроса (рис 5.9) следует задать имя, место сохранения макроса, описание (при необходимости), связь запуска макроса с кнопкой или сочетанием клавиш. После нажатия клавиши ОК, программа перейдет в режим

64

записи макроса, при котором вся последовательность действий пользователя будет записана в макрос. Для завершения записи макроса нажмите кнопку Остановить запись.

Рис. 5.9. Окно записи макроса.

Чтобы запустить созданный макрос, используйте заданное сочетание клавиш или кнопку, либо выберите макрос из списка всех доступных на панели Код вкладки Разработчик командой Макросы.

Замечание. VBA-макросы являются источниками потенциального риска - они могут вызвать заражение компьютера макровирусами. При открытии документа с макросами Word предлагает выбрать уровень доверия макросам.

Рис. 5.10. Параметры макросов окна Центра управления безопасностью.

65

Для этого используется команда Безопасность макросов панели Код (рис. 5.10),

в котором пользователь может определить, как именно нужно производить работу с данным документом.

Контрольные вопросы

1.Для чего предназначены закладки?

2.Опишите работу с гиперссылками.

3.Какими инструментами осуществляется рецензирование документов?

4.Как создать, удалить примечание?

5.Для чего предназначена опция Сравнить документы?

6.Как можно ограничить редактирование документа другим пользователем?

7.Для чего используются рассылки?

66