8.3.2. Розрахунки з підзвітними особами

Для обліку розрахунків з підзвітними особами використовують субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами», призначений для відображення операцій, пов’язаних із наданням готівки фізичним особам даного підприємства для виконання завдань під час відрядження, а також із видачею грошей на господарські потреби або закупівлю дрібним оптом матеріальних цінностей (канцелярських, поштових та ін.).

Порядок видачі коштів під звіт і звітування за їх використання регламентується Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордоном, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59, та змінами до неї від 10.06.1999 р. № 146.

Витрати на відрядження відшкодовуються на основі авансового звіту, який повинна скласти особа, повернувшись із відрядження, у такі строки: протягом 3-х робочих днів при службовому відрядженні; протягом 10-ти робочих днів при видачі грошей на закупівлю сільгосппродукції та вторинної сировини (крім металобрухту); на наступний день при видачі грошей на господарські потреби.

До авансового звіту прикладається посвідчення про відрядження з відмітками про вибуття з місця роботи, прибуття в місце відрядження і вибуття з нього та про повернення до місця роботи. До авансового звіту прикладаються також виправдні документи на витрачені кошти (про наймання житла, проїзні білети, копії товарних чеків, матеріальні прибуткові ордери на оприбуткування на склад закуплених цінностей, квитанції поштових відділень тощо).

Авансові звіти складаються по всіх сумах, витрачених підзвітними особами, затверджуються керівником підприємства і на них проставляються кореспондуючі рахунки за призначенням витрат. Керівник може встановити порядок списання витрат на відрядження без пред'явлення авансових звітів, якщо ці витрати відомі.

Якщо суми, видані під звіт з каси підприємства, не повністю використані, то вони повинні вноситись у касу при подачі авансового звіту. Чергові видачі грошей під звіт не дозволяються до повного погашення попередньої заборгованості.

Синтетичний облік виданих підзвітних сум ведеться на рахунку 37, субрахунок 372:

- видача сум під звіт: Дт 372 Кт 301;

- списання витрачених сум: Дт 20, 28, 91, 92 Кт 372.

Невикористані суми підлягають поверненню до каси або за згодою працівника утримується з заробітної плати: Дт 301; 661, Кт 372.

Аналітичний облік ведеться по кожній підзвітній особі з зазначенням залишків на початок місяця, сум, виданих під звіт і списаних згідно авансових звітів, та залишку боргу на кінець місяця в журналі-ордері 3.

Під звіт можуть видаватися лімітовані чекові книжки: Дт 372 Кт 331.

У міру використання ліміту, робиться запис Дт 331 Кт 372.

Придбання через підзвітних осіб необоротних і нематеріальних активів, які не вимагають монтажу: Дт 10, 11, 12, 15 Кт 372.

8.3.3. Облік рахунків за претензіями

Субрахунок 374 «Розрахунки за претензіями» слугує для контролю за договірною дисципліною та відшкодуванням витрат при доставці вантажів й порушенні умов договорів поставок. На субрахунку 374 обліковуються претензії, які висуває підприємство постачальникам, підрядникам, транспортним організаціям, що визнані винними юридичними особами чи господарським судом.

На субрахунку 374 ведеться облік претензій за: завищення цін на виробничі запаси й інші цінності; арифметичні помилки при підрахунках сум у документах; невідповідність якості поставлених цінностей умовам договору; нестачу вантажів при прийманні на залізниці, на складі; браковану продукцію; у оплату простоїв з вини постачальника; помилково списані чи зараховані на поточні рахунки суми з вини працівників банку; нестачі вантажів при їх перевезенні; пені, штрафи, неустойки за порушення умов договору; інші причини.

Суми претензій розраховуються на основі актів приймання матеріальних цінностей, письмової згоди постачальників відшкодувати збитки, рішень господарських судів, розрахунків бухгалтерії щодо нестач, крадіжок у дорозі тощо.

Претензія розглядається в місячний термін із дня її отримання. Про результати розгляду заявникові повідомляється письмово.

Виставлені до постачальників претензії оформляються записами:

Дт 374 «Розрахунки за претензіями»;

Кт 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками» (нестачі);

Кт 68 «Розрахунки за іншими операціями» (простої, брак, завищення цін);

Кт 20 «Виробничі запаси» (арифметичні помилки, брак матеріалів);

Кт 31 «Рахунки в банках» (погашено суми недостач);

Кт 715 «Одержані штрафи, пені, неустойки» (з вини постачальників).

Задоволені претензії відображаються записами:

Дт 20 «Виробничі запаси» (відшкодовані постачальником нестачі);

Дт 30 «Каса» (внесені в касу суми нестач);

Дт 31 «Рахунки в банках» (погашено суми недостач);

Кт 374 «Розрахунки за претензіями».

При відмові у задоволенні позову рішенням суду:

Д 944 «Сумнівні та безнадійні борги»;

К 374 «Розрахунки за претензіями».