Как оформить книгу покупок

Комментарий ГАРАНТа

О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость см. Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137

Ваша фирма может принять к вычету входной НДС, предъявленный поставщиками материалов (товаров) на основании полученного счета-фактуры.

Счета-фактуры, полученные вашей фирмой от поставщиков, регистрируют в книге покупок. Ее форма утверждена постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 года N 914. Счета-фактуры не регистрируют, в частности, когда:

- товары (работы, услуги) получены безвозмездно;

- фирма не является собственником полученных товаров (например, товары получены по договору комиссии);

- счет-фактура на аванс оформлен (или получен) после составления (или оформления) счета-фактуры на реализацию.

При безденежных формах расчетов счета-фактуры на сумму аванса в счет будущих поставок также не регистрируют.

На основании данных книги покупок составляют декларацию по налогу на добавленную стоимость.

Фирма-покупатель регистрирует в книге покупок счет-фактуру:

- после перечисления аванса поставщику под предстоящую поставку материалов;

- после того, как оприходовала полученные ценности.

Компания-продавец после отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав регистрирует авансовый счет-фактуру в книге покупок.

Если счет-фактура поступил позже, нежели были оприходованы те или иные ценности (работы, услуги), его регистрируют в том налоговом периоде, когда счет-фактура был фактически получен (письмо Минфина РФ от 16 июня 2005 г. N 03-04-11/133).

Пример

В марте ООО "Пассив" оприходовало партию материалов стоимостью 236 000 руб. (в том числе НДС - 36 000 руб.).

Счет-фактура от поставщика был получен только в мае. Следовательно, налог по материалам (36 000 руб.) фирма сможет принять к вычету лишь во II квартале.

Если вы провозите те или иные ценности через границу России, в книге покупок регистрируют не счета-фактуры, а таможенные декларации по ним. Причем регистрировать декларации нужно после уплаты НДС на таможне.

По командировочным расходам в книге покупок регистрируют первичные документы (бланки строгой отчетности), подтверждающие расходы подотчетного лица. Суммы налога в них должны быть выделены отдельной строкой. Ежеквартально все оригиналы счетов-фактур, полученных вашей фирмой от поставщиков, сшивают в специальный журнал. Он называется журналом учета полученных счетов-фактур.

Счета-фактуры нужно подшивать в той же последовательности, в которой они поступили от поставщиков. Листы книги покупок должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Количество листов книги заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера, а также печатью фирмы. Книгу покупок хранят в архиве организации пять лет с даты последней записи. Вот образец книги покупок:

Приложение N 2

к Правилам ведения журнала учета полученных

и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг

продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость