2. Службові телефонограми

2.1. Телефонограма

Телефонограма– це службовий документ, що являє собою оперативне повідомлення, передане адресатові телефоном. Це один із видів усної ділової кореспонденції.

Такий зв’язок використовують, коли треба терміново сповістити когось про щось: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо. Інформація, яку передають, фіксується в спеціальний журнал і містить, як правило, повідомлення вищих органів.

Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Зміст тексту передають адресатові по телефону, текст диктується і записується. Правильність тексту перевіряють повторним читанням.

На відміну від телеграми, телефонні повідомлення, як правило, обмежені у відстані: їх передають у межах міста, району, області.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил:

а) відрекомендуватися й назвати номер свого службового телефону;

б) назвати вид документа;

в) продиктувати текст телефонограми (переконатися в правильності запису його абонентом);

г) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;

ґ) записати назву посади, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання (приймання).

Секретар повинен ознайомити зі змістом телефонограми керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму. Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з її текстом ставить свій підпис і таким чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень або доведення інформації до відома.

Реквізити:

· назва виду документа (ТЕЛЕФОНОГРАМА);

· індекс (вихідний номер);

· дата підписання;

· назва організації – відправника телефонограми;

· назва організації – одержувача;

· службова особа – одержувач телефонограми;

· посади й прізвища осіб, які передали й прийняли телефонограму;

· час передавання (приймання);

· текст;

· прізвище, посада особи, що підписала документ.

Текст телефонограми (як і текст телеграми) повинен бути лаконічним, чітким, стислим, без слів, що важко вимовляються, без складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень. У тексті має бути не більше 50 слів.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити й підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику. На підприємствах із невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки в спеціальних журналах.

Один із підвидів телефонограм - службові:

– ініціативні;

– телеграми-відповіді.

2. Службові телеграми

• вищі державні;

• державні;

• термінові;

• звичайні.

У першу чергу обслуговуються вищі державні та державні телеграми, потім із помітками „Звіт” та ін. До категорії термінових належать телеграми, які оплачуються за терміновим тарифом, службові телеграми з помітками „Термінова”, „Метео”, а також „Термінова телефонна розмова ”. Усі інші вважаються звичайними.

Службові телеграми оформляють на бланках (поштових чи фірмових) або на чистих аркушах паперу формату А5 у двох примірниках: перший передають до відділення зв’язку, а другий (копію) підшивають до справи.

У телеграмах-відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, у кінці – вихідний номер, після чого – найменування підприємства, посаду, прізвище особи, яка підписала телеграму.

Коли телеграму надсилає службова особа, котра перебуває у відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження (або паспорт).

Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу. Підпис ставлять окремим рядком.