Сортировка записей, промежуточные итоги, фильтры, сводные таблицы
Тема: анализ данных в электронных таблицах.
Сортировка записей
Для сортировки записей необходимо выделить всю таблицу (щелкнуть на пересечение обозначений строк и столбцов, затем Данные - Сортировка.
Сортировать можно по возрастанию и убыванию. Возможно изменение параметров сортировки.
Промежуточные итоги
Создать копию листа с таблицей, назвать ее, например, «Итоги». Произвести сортировку по структурируемым данным (то есть имеющим одинаковое значение, например, тип оборудования, номер отдела и т.д.). Установить курсор в таблицу и выполнить команду Данные - Итоги. В появившемся окне «Промежуточные итоги» в строке «При каждом изменении в:» из раскрывающегося списка следует выбрать графу, соответствующую структурируемым данным. В строке «Операция» выбрать необходимую, например, «Сумма». В строке «Добавить итоги по» указать названия тех столбцов, по которым подводятся итоги.
Списки и управление данными в них
Список - определенным образом сформированный на рабочем листе Excel массив данных со столбцами и строками. Каждый столбец содержит данные одного типа, каждая строка в списке является записью. Все записи имеют одинаковую структуру, т.е. состоят из одних и тех же полей. Если информация таблицы преобразована в список, то ее можно сортировать, суммировать, подводить промежуточные итоги, фильтровать и др. Для ведения больших, постоянно пополняющихся списков, для удобства их заполнения, а также для организации поиска данных по какому-либо критерию в Excel используются формы (маски данных), в которых отображаются значения только одной записи.
Для создания списка с помощью формы (маски ввода):
-
сформируйте заглавную строку списка и в каждом столбце этой строки введите название соответствующего поля записи.
-
щелкните на любой из ячеек заглавной строки и выберите команду Данные - Форма.
-
в открывшемся диалоговом окне, содержащем поля, название и количество которых соответствует созданным заголовкам столбцов введите данные в каждое поле.
-
нажмите кнопку Добавить для помещения значений данной записи в список и введите следующую запись.
-
для завершения процесса ввода данных нажмите кнопку Зарыть.
В созданном списке можно осуществлять: поиск записей, редактирование записей, удаление записей, добавление записей, а также фильтрацию списка. Фильтрация данных позволяет выбрать из списка только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию и в случае необходимости проанализировать их отдельно от всего списка. В Microsoft Excel можно использовать для фильтрации данных как команду Автофильтр, так и команду Расширенный фильтр. В большинстве случаев достаточно команды Автофильтр, однако если нужно использовать сложные критерии для выборки данных или поместить результат фильтрации в отдельную область рабочего листа, следует воспользоваться командой Расширенный фильтр.
Автофильтр
Чтобы не испортить исходную таблицу, полезно сделать копию на другом листе с именем, например, «Фильтр». После выделения любой ячейки таблицы можно выполнить команду Данные – Фильтр -Автофильтр, которая вызывает появление кнопок фильтра в заголовках полей таблицы. Стрелка фильтра в поле вызывает список критериев фильтрации. Можно использовать также логические критерии фильтрации.
Расширенный фильтр
Для получения результатов фильтрации по сложным критериям или в другом месте рабочего листа используется расширенный фильтр. Перед его вызовом формируется диапазон условий из заголовков граф и хотя бы одной строки с критериями отбора записей. Диапазон условий может быть расположен в любом свободном месте листа, иногда лучше над таблицей, для этого надо вставить 3 пустые строки над таблицей (выделить первые 3 строки и нажать [Ctrl]+[+] на цифровом блоке клавиатуры). Далее:
-
скопируйте имена тех полей, для которых вы хотите задать условия отбора, и вставьте их в первой строке диапазона условий.
-
следующая строка (и при необходимости другие) содержит сами условия, в которых могут использоваться знаки «больше», «меньше».
-
щелкните мышью в пределах таблицы, задайте команду Данные - Фильтр - Расширенный фильтр и установите переключатель в положение «скопировать результат в другое место».
-
укажите ссылки на соответствующие ячейки, используя абсолютную адресацию.
-
закройте окно, нажав OK.
Сводные таблицы
Сводные таблицы предоставляют собой мощный способ обработки больших списков данных. С помощью сводной таблицы можно быстро извлечь из больших баз данных необходимую информацию, благодаря ее возможности одновременно выполнять различные операции (подведение итогов, сортировку и фильтрацию). Создание сводных таблиц осуществляется с помощью «Мастера сводных таблиц».
Перед построением сводной таблицы необходимо убрать все ранее созданные промежуточные итоги и наложенные фильтры. Далее установите курсор в любую ячейку таблицы и выберите команду Данные - Сводная таблица.
-
Шаг 1. В открывшемся диалоговом окне Мастер сводных таблиц отметьте опцию в списке или базе данных Microsoft Excel, а также вид отчета.
-
Шаг 2. Далее определите диапазон, с которым будет работать Мастер сводных таблиц (обычно вся таблица). Щелкните на кнопке Далее.
-
Шаг 3. Укажите, куда поместить сводную таблицу (при необходимости можно также изменить Параметры) и щелкните по кнопке Макет для вызова пустого макета.
Макет содержит 4 зоны.
Страница – фильтрует данные по значениям выбранных полей. В эту зону помещается кнопка поля, по которому предполагается фильтровать данные.
Строка, Столбец – группируют строки и столбцы для вычисления итогов.
Данные – содержит данные, для которых требуется подведение итогов.
Поля в этой области можно переименовать.
-
Шаг 4. Определяется лист для размещения сводной таблицы, который переименовывается в лист «Сводная таблица».
Определите, значения каких полей списка будут использоваться в качестве заголовков строк (зона Строка), каких - в качестве заголовков столбцов (зона Столбец) и каких - в качестве данных (зона Данные), по которым следует подвести необходимые итоги. (По умолчанию предлагается просуммировать значения выбранного поля). Для того, чтобы изменить способ обработки данных, по этому полю необходимо дважды щелкнуть по образовавшемуся в зоне Данные полю и выбрать нужную операцию). В каждой зоне может быть несколько кнопок. Для того, чтобы в новой таблице получить только итоговые значения следует все зоны, кроме зоны Данные оставить пустыми.
Далее определяется место, в которое будет помещена разработанная сводная таблица (например, ячейка нового листа). Там же определяются параметры сводной таблицы: следует ли выводить общие итоги по строкам и по столбцам.
После нажатия на кнопку Готово в указанном месте появляется таблица со сводными данными. В левом верхнем углу таблицы располагается кнопка с полем, помещенным в зону Страница. По умолчанию в таблице отображается вся информация по этому полю. Используя выпадающий список значений данного поля в соседней справа ячейке) можно указать значение для фильтрации.
Используя панель инструментов Сводные таблицы можно изменять вид сводной таблицы. Сводная таблица позволяет с помощью стрелок раскрывающихся списков представлять итоги.
Типы функций
Функции Excel сгруппированы по областям использования (категориям), что позволяет быстро найти нужную функцию с помощью команды Вставка/Функция или щелкнув на панели инструментов по пиктограмме fx . Откроется диалоговое окно, в котором представлены 12 категорий функций, а также указание на 10 недавно использовавшихся и полный алфавитный перечень (сначала англ., затем русский). Внутри выбранной категории функции упорядочены в алфавитном порядке, сначала в англ., затем в русском. Рассмотрим наиболее часто используемые функции.
Математические функции.
Функция СУММЕСЛИ возвращает сумму чисел из указанного диапазона ячеек по заданному критерию.
Синтаксис:
СУММЕСЛИ (диапазон; условие; диапазон суммирования)
Аргументы:
диапазон |
Диапазон вычисляемых ячеек |
условие |
Условие для отбора данных |
диапазон суммирования |
Диапазон фактических ячеек для суммирования |
Например, надо просуммировать все значения из диапазона ячеек D7:D11, которые меньше 100. В ячейки введены значения (100, 200, 50, 40, 78).
Для ввода этой функции выполните следующие действия:
-
Установите курсор в ту ячейку, в которой должен получиться результат.
-
Вызовите через Мастер функций функцию СУММЕСЛИ.
-
Задайте в появившемся диалоговом окне диапазон, условие, диапазон суммирования.
-
Нажмите ОК.
В результате выполнения просуммируются значения, которые меньше 100. Результат равен 168. Диалоговое окно функции СУММЕСЛИ см. на рис. ниже.
Статистические функции.
Функция СРЗНАЧ находит среднее значение чисел из указанного диапазона ячеек.
Синтаксис:
СРЗНАЧ(число 1; число 2;…;число N).
Например, формула =СРЗНАЧ(С22:С26) использует функцию СРЗНАЧ для того, чтобы вычислить среднее значение данных в диапазоне ячеек С22:С26.
Функция СЧЕТЕСЛИ возвращает количество чисел из указанного диапазона ячеек по заданному критерию. Синтаксис:
СЧЕТЕСЛИ (диапазон; условие)
Аргументы:
диапазон |
Диапазон, в котором подсчитывается количество непустых ячеек |
условие |
Условие для отбора данных |
Например: надо подсчитать количество значений из диапазона ячеек D7:D11, которые меньше 100. В ячейки введены значения (100, 200, 50, 40, 78).
Для ввода этой функции выполните следующие действия:
-
Установите курсор в ту ячейку, в которой должен получиться результат.
-
Вызовите через Мастер функций функцию СЧЕТЕСЛИ.
-
Задайте в появившемся диалоговом окне диапазон, условие.
-
Нажмите ОК.
Диалоговое окно функции СЧЕТЕСЛИ после ввода диапазона и условия выглядит так:
В результате выполнения посчитается количество значений, которые меньше 100. Результат равен 3.