52

III. Обследование и изучение информационных потребностей пользователей

Методика и организация обследования, постановка цели создания БД

Выявление факторов, способствующих и препятствующих достижению цели

Изучение информационных потребностей

Анализ запросов пользователей, оценка использования информации

Определение необходимой информации для различных видов деятельности

Пример отражения результатов обследования

"Цена процесса формального описания прикладной задачи обработки данных многократно превышает цену ресурсов, необходимых для ее программирования"

Г.Р.Громов

Методика и организация обследования, постановка цели создания БД

Чтобы понять предметную область необходимо знать формы отражения реального объекта (рис.1). Прежде чем начать создавать БД необходимо изучить информационные потребности потенциальных пользователей. Существует достаточно много методов исследования этих потребностей, рис.2.

Р исунок 1 - Формы отражения объектов

Диаграмма информационных потребностей (ИП) представлена на рис3.

Обследование предусматривает [1-3]:

• разработку программы обследования;

• проведение обследования (изучение задач и анкетирование пользователей);

• анализ материалов обследования;

• рассмотрение и утверждение результатов.

Программа обследования включает изучение:

• организационной структуры существующей системы обработки данных;

• общих методологических принципов построения системы;

• существующей системы сбора данных (оперативных и отложенных) с указанием количественных и качественных характеристик информационных потоков;

• видов обработки и решаемых задач;

• способов подготовки информации на носителях сроков, периодичности выдачи и распространения информации;

• видов и содержания работ по созданию информационной базы, программных средств.

Р исунок 2 - Методы и материалы, используемые для исследования ип р исунок 3 - Диаграмма информационных потребностей

Процедура обследования начинается с диагностики ИС, которая проводится в следующей последовательности:

• ознакомление с материалами компании;

• совещание с руководителем компании, на котором уточняются направления деятельности компании (продукты, рынки сбыта); состояние существующей ИС; список ведущих сотрудников, зоны ответственности; существующие проблемы; график интервью с ведущими сотрудниками компании;

• интервью с ведущими сотрудниками;

• согласование результатов интервью;

• анализ существующих документов системы управления;

• подготовка предложений по развитию системы управления;

• подготовка предложений по плану работы;

После согласования плана работы с заказчиком, разрабатывается проект ИС, в который входят следующие документы:

• условия использования ИС;

• требования к функционалу, преемственности с действующим информационным обеспечением, информационной безопасности;

• описание финансово-юридической структуры;

• иерархия целей, система показателей;

• форматы отчётов;

• форматы печатных форм;

• структуры данных;

• описание ролей пользователей;

• графическое отображение бизнес-процессов, подлежащих внедрению в ИС;

• регламенты исполнения бизнес-процессов;

• сценарии обучения пользователей.

В табл.1 представлена характеристика методов исследования информационных потребностей, каждый метод может использоваться наилучшим образом для определенных целей изучения ИП, табл.2. Например, состав и структура БД может быть разработана на основе следующих методов - анкетирование, интервью, изучение запросов, документов и обработки данных.

Таблица 1 - Характеристика методов исследования ИП

Характеристика метода	Методы исследования
	Анкеты	Интервью	Рубрикаторы	Конференции	Моделирование	Запросы	Документы	Обратная связь
Точность	Средняя	Высокая	Высокая	Высокая	Высокая	Средняя	Средняя	Средняя
Трудоемкость	Средняя	Большая	Средняя	Малая	Большая	Малая	Средняя	Средняя
Реализуемость	Средняя	Высокая	Низкая	Средняя	Высокая	Средняя	Высокая	Средняя
Время реализации	Среднее	Большое	Среднее	Малое	Большое	Малое	Малое	Малое
Выявляемость параметров	Все	Все	Отдельные	Отдель-ные	Все	Отдельные	Отдель-ные	Отдельные
Восприятие	Хор.	Среднее	Хор.	Хор.	Хор.	-	-	Среднее

Таблица 2 - Цель изучения ИП – метод исследования ИП

Цель	Методы исследования
изучения	Ан-кеты	Ин-тервью	Рубрика-торы	Конфе-ренции	Модели-рование	Зап-росы	Доку-менты	Обратная связь
Состав и структура БД	+	+	-	-	-	+	+	+
План информационного обеспечения	+	+	-	-	+	+	+	+
План создания БД	+	+	+	-	+	-	+	+
Классификация запросов	+	+	+	+	-	-	+	-
Классификация задач решаемых пользователей	+	+	+	-	-	-	+	-

Выявление факторов, способствующих и препятствующих достижению цели

Прежде чем создавать БД необходимо определить цель ее создания, примеры целей даны в табл.3. Возможные цели – увеличить прибыль, повысить эффективность работы предприятия, сократить затраты на обслуживание, сократить время обслуживания. Прежде чем ставить цель необходимо определить стратегии и тактики.

Таблица 3 - Основные цели создания БД и системы, создаваемой на ее основе

Аспект анализа	Формулировка цели	Оценка целей
Изучение положения организации в ведомстве, России, международном плане	Увеличить оперативность и качество обслуживания, снизить расходы на рутинные операции, повысить производительность труда	Принимается в качестве глобальной цели развития системы
Изучение условий создания массивов данных	Увеличить скорость введения информации в обработку, повысить полноту сбора данных	Принимается в качестве критерия
Изучение системы сбора данных	Уменьшить затраты на подготовку данных для их занесения на носитель	Принимается в качестве критерия
Анализ полноты и качества данных	Повысить полноту и качество данных. Обеспечить универсальность разрабатываемых программных средств контроля данных	Принимается в качестве критерия
Выявление основных трудностей по поиску данных	Развить базы метаданных	Принимается в качестве промежуточной цели
Изучение условий обработки данных	Уменьшить дублирование расчетов	Принимается в качестве критерия
Изучение технологичности программных средств обработки	Повысить производительность обработки данных.	Принимается в качестве критерия