Информатика_1 / Ответы по информатике (окончательный вариант)
.doc|
Переменные. Переменные могут задаваться несколькими способами: - с помощью оператора описания переменной Dim - задание с помощью суффикса - объявление глобальной переменной Все переменные делятся на 4 вида: 1. числовые (Integer, Long, Single, Double) 2. строковые (String) 3. переменные пользовательского типа 4. переменные массивы String – символьная переменная, включает в себя любые символы, и для присвоения значений последовательность символов берется в кавычки. Чтобы сделать переменную доступной любому модулю используется конструкция Public (Private – только для конкретного модуля) Integer (%) Long (&) Single (!) Double (#) Переменные пользовательского типа используются тогда, когда данные нужно распределить по признаку. Затем составляется из обычных операторов и типов данных с помощью оператора Type. Переменные массивы используются для объявления группы однотипных переменных. Отдельные переменные называются элементами. Каждый элемент имеет номер, индекс, числовое выражение целого типа. Массив объявляется оператором Dim, если он не меняется, а если меняется – Redim.
Оператор цикла For … Next Этот оператор является оператором цикла и вычисляемым оператором. Цикл For позволяет многократно повторить последовательность оператора в макросе. Это цикл с заранее заданным количеством повторений. Этот оператор имеет две формы записи. Обычная выглядит так: For счетчик = x to y step z … Next счетчик Все операторы между For и Next будут выполнены столько раз, сколько раз значение шага z нужно прибавить к начальному значению счетчика x, чтобы получить y. Если значение шага не задано, оно принимается равным единице. Например Например, For I=1 to 10 S=S+SUM() Next Другая форма записи этого оператора применяется для операций с группами объектов. Эта форма имеет вид: For All объект In группа … Next Например: Sub ColorCell () For All Cell In Selection Cell. Interior. Colorindex=1 Next End Sub Выйти из цикла, не дождавшись конца, можно оператором Exit For.
Конструкция With … End With Если в программе один и тот же объект используется в нескольких идущих один за другим операторах, то использование оператора With позволяет указать объект только один раз. Это избавляет от необходимости печатать имя объекта для каждого из операторов и делает выполнение программного кода более быстрым. Синтаксис оператора таков: With Элемент_1 Элемент_2 Элемент_3 End With В качестве элементов могут использоваться объекты, методы и свойства. Эта запись эквивалентна: Элемент_1. Элемент_2 Элемент_2. Элемент_3 Таким образом, оператор With позволяет выполнить множество действий с одним и тем же объектом без необходимости каждый раз указывать объект.
|
Активные объекты и метод Activate Метод Activate необходим для того, чтобы активизировать объекты VBA. Синтаксис оператора: выражение. Activate Worksheet. Activate – делает данный лист активным. Range. Activate– делает активной отдельную ячейку
Объект Selection в VBA Selection – это обращение к выделенному диапазону ячеек.
Объекты Range в VBA Объект – это детали VBA, посредством которых мы получаем доступ к функциональным возможностям того приложения, с которым в данный момент работаем. Родственные объекты объединены в группы, называемые наборами. Если объект или набор является множеством более общего набора, то он называется контейнером. В VBA нет объекта ячейка. Ячейки относятся к объектам диапазона Range. Определение диапазона влечет использование свойств или методов, которые возвращает Range объект. Range объект активизирует ту или иную ячейку или диапазон ячеек. Чаще применяется для диапазона. Свойства Range объекта – непрерывный диапазон объекта, т.е. он выделяет блок чисел до тех пор, пока не встретит пустую строку или столбец.
Процедура Function. Порядок создания функции Главной задачей процедуры типа Function является вычисление некоторого значения. Когда процедура завершает свою работу, она возвращает это значение в вызывающую процедуру, которая сможет использовать ее в дальнейших вычислениях. Объявление процедуры Function начинается с необязательного ключевого сова, определяющего область видимости процедуры (Public или Private). Далее идет ключевое слово Function, определяющее тип процедуры, за ним размещается имя процедуры и, наконец, ее аргументы. Отличие от процедур Sub: 1. в данном случае вычисляется значение, которое возвращается в ту процедуру, откуда процедура типа Function была вызвана. Это значение может быть использовано в выражениях наравне с другими переменными. 2. в процедуре типа Function обязательно должен присутствовать оператор, задающий значение этой функции. Пользовательские функции создаются так: в меню Сервис выбираем команду Макрос/ Редактор VBA. Затем в меню Вставка выбираем вставка / модуль / вставка / процедура. Создаем программный код После создания программного кода закрываем VBA и в Excel нажимаем значок мастер функций f(x). Находим категорию пользовательские функции.
Оператор цикла Do…Loop Until. При меры использования Данный оператор выполняет блок программного кода один раз, а затем повторяет выполнение, пока заданное условие принимает значение False. Оператор Do…Loop Until функционально эквивалентен оператору Do… Loop While, т.е. с помощью любого из них будут выполняться одни и те же операторы, если используемые в них условные выражения представляют противоположные условия. Если в операторе Do …Loop While условием является А=В, то эквивалентным ему оператором будет Do…Loop Until с условием A<>B. Синтаксис оператора таков: Do (операторы, выполняющиеся когда условие равно False) Until Loop
|
Процедуры, их виды и сравнительный анализ. Аргументы и параметры Основными процедурами VBA являются процедуры типа Sub (подпрограммы) и Function (функции). Они представляют собой последовательность операторов языка, выполняющих некоторое законченное действие. Подпрограммы в свою очередь делятся на общие процедуры и процедуры обработки событий. Функции отличаются от подпрограмм тем, что в данном случае вычисляется значение, которое возвращается в ту процедуру, откуда процедура типа Function была вызвана. Это значение может быть использовано в выражениях наравне с другими переменными. Также в процедуре типа Function обязательно должен присутствовать оператор, задающий значение этой функции. Общие процедуры – это обособленная часть программы, выполняющая не слишком сложные действия и являющаяся типичной для данной программы. Главное отличие общих процедур от процедур от процедур обработки событий заключается в том, что они начинают работать не в ответ на какое-то событие, а после явного их вызова. Каждой вызываемой процедуре присваивается имя. Кроме того, каждая процедура имеет перечень входных и выходных параметров. Входной параметр – это переменная, которая получает свое значение до начала процедуры и оно просто присваивается. Выходной параметр – это переменная, которая получает свое значение в результате работы программы. Переменная – элемент программы, который меняет имя и может принимать различные значения в процессе выполнения программы. Разбивая программу на процедуры, мы:
Функции или подпрограмме могут передаваться параметры. Параметры, записанные в скобках после Sub или Function, называются формальными. Параметры, которые записываются в операторе вызова функции или подпрограммы, называются фактическими. Соответствие между формальными и фактическими параметрами может быть установлено двумя способами. Один из них используется во всех языках программирования. Соответствие между фактическими и формальными параметрами задается порядком их следования. Другой способ предполагает, что пользователю известны их имена. В этом случае порядок перечисления параметров при вызове может быть произвольным. Присваиваемое значение отделяется от параметра комбинацией символов (: =). Аргументы представляют собой значения, которые предполагается передавать от одной процедуры к другой. Аргументы размещаются в скобках сразу после имени процедуры. Преимущества использования аргументов вместо переменных: - при чтении программного кода процедуры аргументы ясно указывают, какие значения требуются процедуре от других частей программы для выполнения работы - при создании программы аргументы помогают уменьшить число переменных, которые требуется создать - при вызове процедуры с аргументами VBA заставляет определить значения для таких аргументов. Это гарантирует, что процедура получит именно те значения, которые ей требуются.
Метод Column и Row. Метод Row возвращает всю строку или строку меньшего диапазона. Метод Column возвращает весь столбец или столбец меньшего диапазона. Необходимо отличать: если Column или Row – объект, то добавляется –s (Columns,Rows), а если метод – то нет. Пример использования: For Each rw In Worksheet(Sheet1). Rows If rw. Row Mod 2=0 Then rw RowHeight = 4 End If Next rw Этот пример устанавливает высоту строк каждой следующей строки на Листе1 4 единицы.
|
|
Понятие объектно-ориентрованного программирования, синтаксис объектов VBA, ссылки на объекты В язык Visual Basic добавлены элементы и средства объектно-ориентированного программирования. Он не относится к каноническим объектам объектно-ориентированным языкам программирования. В литературе его называют событийным языком программирования, ориентированным на работу с объектами. Посредством объектов мы получаем доступ к функциональным возможностям того VBA-приложения, в котором работаем. Можно также получить доступ к объектам из других приложений и даже создать свой собственный. С практической точки зрения понятие объекта можно определить как поименованный элемент, имеющий свойства (параметры объекта), которые можно проверить или изменить, методы, т.е. действия которые объект может выполнить, если программа попросит его об этом, и события, т.е. возможные для объекта ситуации, на которые он может ответить заранее определенными действиями. При наступлении события происходит активизация метода Объект можно охарактеризовать, как нечто, состоящее из данных и программного кода, обрабатывающего эти данные.
Ссылки на объекты. Чтобы работать с нужным объектом, нужно сообщить VBA, какой именно объект вам нужен. Для этого используется объектное выражение (выражение специального вида, которым однозначно определяется конкретный объект для использования). То значение, которое VBA вычисляет на основе объектного выражения, является ссылкой на объект. Если при работе с объектом объектное выражение составлено правильно, можно создать для объекта переменную и присвоить ей ссылку на объект, используя построенное объектное выражение. С этого момента в программном коде можно будет ссылаться на объект просто по имени переменной.
Оператор цикла Do … Loop While Все возможные версии оператора Do … Loop предназначены для повторения заданного блока программного кода неопределенно долго, пока не будет выполнено некоторое условие. Оператор Do…Loop While выполняет блок программного кода один раз, а затем повторяет выполнение, пока заданное условие принимает значение True. Другими словами, блок операторов выполняется до тех пор, пока условие истинно, но проверка этого условия происходит в конце цикла, поэтому цикл будет выполнен хотя бы один раз. В структуре Do … Loop While цикл всегда выполняется по крайней мере один раз, поскольку программа проходит весь блок программного кода, а лишь за тем выполняется проверка условия, чтобы повторить выполнение операторов цикла, если условие окажется равным True. Синтаксис оператора таков: Do Блок операторов Loop While условие Конструкция Exit Do позволяет выйти из цикла независимо от выполнения условия. В этом случае управление передается оператору, следующему сразу после цикла. Оператор Do…Loop While отличается от Do…While Loop тем, что первый имеет условие в самом начале цикла, а второй – в самом конце. Структуру Do…Loop While удобно использовать в случаях, когда: 1. значение условия для проверки устанавливается в блоке программного кода 2. обрабатывается объект, в котором имеется более одного элемента. |
Структура SelectCase и If…Then…Else. Примеры использования Если приходится проверять одно и то же значение в сравнении с различными выражениями, то самым подходящим является оператор Select Case. Синтаксис: Select Case значение Case критерий1 (операторы, выполняемые, когда значение удовлетворяет критерий1) Case критерий2 (операторы, выполняемые, когда значение удовлетворяет критерий2) End Select Пример использования: Select Case (I%) Case 1,5 Print «Один или Пять» Case Is>3 Print «Больше трех» Case –5 to 5 Print «От минус Пяти до Пяти» Case Else Print «ни одно из условий не выполнено» End Select Допускается использование вложенных операторов Select Case, при этом каждому из них должна соответствовать структура End Select. Если ни одно из условий не выполнено, а ветви Case Else нет, выполнение программы может привести к непредсказуемым последствиям. Если значение удовлетворяет сразу нескольким Case условиям, будет выполнено то из них, которое ближе к началу оператора Select Case В отличии от Select Case оператор If…Then… Else подходит для принятия решений на основе проверки некоторого числа разных выражений. Если нужно, чтобы на основании одного условия программа выбирала между двумя альтернативными блоками программного кода, используется оператор If…Then…Else. В том случае, если условие принимает значение True, то выполняется один блок программного кода, а если условие принимает значение False, то выполняется другой. Синтаксис оператора таков: If условие Then операторы, выполняющиеся при условииTrue Else операторы, выполняющиеся при False End If Если условие имеет значение True, VBA выполняет первый блок операторов и, пропустив все остальные операторы структуры, переходит к строке программного кода, следующей сразу за оператором End If. А если условие имеет значение False, то выполняются операторы, следующие за оператором Else. Операторы Select Case и If…Then…Else относятся к операторам управления
Оболочка VBA. Структура проекта. Отладка программного кода. В VBA в отличие от Visual Basic, нельзя создавать отдельные, автономно работающие приложения. Обычно программы VBA работают медленнее. Это объясняется тем, что VBA-программы хранятся в виде программного кода, который приходится компилировать каждый раз в процессе работы. А программы Visual Basic хранятся в виде машинного кода, что обеспечивает выполнение программы с максимальной скоростью. В VBA термин проект используется для обозначения программного кода и всех форм, принадлежащих одному документу, в совокупности с самим документом. Структура проекта такова:
По мере усложнения программ вероятность появления ошибок в работе растет экспоненциально. После обнаружения такой ошибки главной задачей становится выявление причины ошибки и устранение проблемы. Это и есть отладка программного кода. Выделяют три типа ошибок: -ошибки компиляции (синтаксические и другие ошибки, сразу делающие невозможным выполнение программы) -логические ошибки ( программа делает то, что вы не планировали, либо не делает того, что планировали) -ошибки выполнения (приводят к остановке выполнения программы, являются либо следствием логических ошибок, либо возникновения непредусмотренной в программе ситуации). Ключом к отладке программы является использование режима паузы. В режиме паузы есть возможность редактировать текст программного кода прямо во время выполнения программы. |
Основные принципы проектирования БД Прежде, чем приступить к созданию таблиц, форм и отчетов, следует потратить некоторое время на проектирование. Советы при проектировании: 1. начните с анализа существующей БД 2.просмотрите используемые формы и отчеты 3. определите источник данных (если это компьютер, то нельзя ли импортировать данные) 4. рассмотрите решаемые с помощью БД задачи Идентифицировав данные и задачи, которые следует решать, разделите их на группы (они впоследствии станут таблицами). Затем следует определить типы данных, которые будут храниться в каждой таблице. После продумайте оформление форм и отчетов. Определите условия выбора для запросов.
Оператор For Each … Next Оператор For Each является циклическим оператором объектного типа. Ключевым различием в использовании For Each … Next и For … Next является то, что здесь не требуется указывать число повторений выполнения цикла. Синтаксис оператора таков: For Each элемент In группа … Next элемент В операторе For Each с помощью переменной элемент определяется тип объекта в семействе, а с помощью аргумента группа задается семейство, с которым нужно работать. Этот оператор используется при работе с динамическими массивами, размерность которых не определена. От шага зависит точность вычислений (чем меньше, тем точнее).
Элемент управления в форме CommandButton (кнопка и его свойства) Элемент управления кнопкой команды, чаще называемый просто кнопкой, отличается от надписи тем, что предлагает определенные действия со стороны пользователя программы. Когда мы щелкаем по кнопке, ее изображение на экране изменяется так, что она выглядит нажатой, а программа в ответ выполняет определенные действия. Чтобы поместить кнопку в форму, нужно: 1. Щелкнуть в окне формы, чтобы сделать его активным, при этом появится панель элементов управления 2. щелкнуть по той пиктограмме в панели элементов управления, на которой изображена кнопка 3. начав немного левее середины формы и нажав левую клавишу мыши, перетащить указатель по диагонали вниз, чтобы создать кнопку. Теперь, чтобы установить нужные значения свойств кнопки, используем окно свойств: 1. изменить значение свойства (Name) на OKButton 2. Изменить значение свойства Caption на OK. Этот текст увидит пользователь на кнопке во время выполнения программы Свойства: 1. внешний вид -цвет фона -стиль фона -цвет границ -стиль границ 2. поведение 3. шрифт 4.Misc 5. изображение 6. расположение
|
|
Массивы. Объявление массивов Массивы – структурированные боксы для хранения множеств элементов данных одинакового типа. Каждый массив в VBA имеет имя. Чтобы работать с отдельным элементом массива, нужно сослаться на него по имени массива и индексу (число, соответствующее месту элемента в массиве). Размерность – это число индексов, определяющих элемент массива. Размер массива – это количество элементов в нем. Виды массивов: 1одномерный 2.многомерный 3.динамический (это массив, размер которого не определен. Его размер указывается непосредственно перед использованием). Как и обычные переменные, массивы должны быть объявлены. Разница лишь в том, что при объявлении массива за именем следуют скобки, в которых может содержаться значения, задающие размер массива по каждому из его измерений. Массив объявляется оператором DIM. В скобках при этом должно быть только число, но не переменная. Если при объявлении массива указать значение его размера, то размер массива останется фиксированным в ходе всего выполнения программы – программа не сможет сделать массив меньше или больше. Чтобы объявить массив фиксированного размера, в скобках в его объявлении нужно указать конкретные значения для каждого измерения массива. Объявлять массив как динамический удобно в следующих случаях: -если не известен размер массива -если известно, что в ходе выполнения программы массив будет меняться -если после завершения использования массива нужно освободить занимаемую им память для других целей Чтобы объявить массив как динамический, при его объявлении не указывается значение в скобках. Если массив объявлен как динамический, то можно несколько раз использовать оператор Redim. В этом случае каждый раз оператор не только изменяет размер массива, но и удаляет все его значения, хранящиеся в памяти.
|
Создание и использование формы. Окно свойств Формой называют любое, созданное в VBA пользовательское окно. Форма и элементы управления являются объектами со своими свойствами, методами и событиями. Для создания новой формы в меню редактора Visual Basic необходимо выбрать Insert/ UserForm для помещения новой формы на экран. Новая пользовательская форма появится в специально созданном для нее окне. Она представляет собой серую панель, размеры которой можно изменять с помощью маркеров изменения размеров (белые квадратики). Панель элементов управления представляет собой небольшое окно с набором элементов, которые можно разместить в этой форме по своему усмотрению. Каждый элемент управления имеет довольно много свойств. Они определяют внешний вид и поведение элемента управления при выполнении программы. Для управления свойствами предназначено окно свойств. Очень удобны такие особенности окна свойств, как: -отображаются свойства того объекта, который выбран в окне формы -выбрать элемент в форме для работы с ним можно из раскрывающегося списка вверху окна свойств В окне свойств имеются две вкладки, на которых отображается один и тот же набор свойств, но на одной вкладке они расположены по алфавиту, а на другой классифицированы по родственным признакам. Многие свойства форм и элементов управления оказываются одинаковыми и используются одинаково. К свойствам относятся основные категории: -внешний вид (выбор цветов, стиль, заголовок формы и спецэффекты) -поведение (модальное и немодальное) -шрифт -картинка (для размещения рисунка) -расположение (ширина, высота и т.д.) -прокрутка Чтобы изменить свойство нужно найти его в левом столбце и изменить его значение в правом. Элемент управления надписью просто отображает текст. Во время выполнения программы элемент управления надписью отображает текст, который пользователь видит, но изменить не может. |
Ввод/ вывод значений и сообщений в диалоговых окнах MsgBox и InputBox Функции MsgBox и InputBox обеспечивают возможности базового уровня для передачи пользователю сообщений и получения от него ответов. Функция MsgBox отображает окно с сообщением, а также позволяет определить, на какой из двух кнопок щелкнул пользователь, чтобы закрыть окно. Функция InputBox отображает окно с сообщением и полем, в котором пользователь может напечатать ответ. В своей простейшей форме функция MsgBox действует как оператор. От пользователя требуется только напечатать его в отдельной строке и добавить сообщение, которое требуется отобразить. Текст сообщения можно заключить в скобки, но это необязательно, когда функция используется как оператор. Сообщение также может быть переменной или выражением. Кроме сообщений, в окне может присутствовать одна из нескольких пиктограмм, а также несколько кнопок стандартного вида. Смысл отображения кнопок в окне заключается в предоставлении пользователю возможности выбора действий. В данном случае пользователю не нужно печатать, как при использовании InputBox Если от пользователя требуется более конкретная информация, используется оператор InputBox Эта функция отображает диалоговое окно с полем текста, куда пользователь может впечатать некоторую информацию.
Методы использования массивов цикла. При первом создании массива его элементы не содержат никакой действительной информации. В некоторый момент в программе необходимо будет заполнить вакантные места массива подходящими данными. Если нужно разместить сразу много данных, лучше всего использовать вложенные циклы For…Next, по одному на каждое измерение массива.
|
|
Элемент управления NextBox и его свойства Элемент TextBox – это элемент управления, наиболее часто используемый для вывода на экран текста, введенного пользователем. Также он может отображать вопросы, результаты подсчетов и т.д Во время выполнения программы, элемент управления надписью отображает текст, который пользователь видит и может изменить. Чтобы поместить надпись в новую пользовательскую форму, нужно: 1. убедиться, что форма активна. Панель элементов управления видна только тогда, когда форма активна 2. щелкнуть по пиктограмме с буквами Ab в панели элементов управления 3. поместить указатель мыши в форму ближе к левому верхнему краю и, нажав левую кнопку мыши, перетащить указатель вправо вниз чтобы появившийся при этом прямоугольник мог вместить нужное сообщение. К свойствам относятся основные категории: -внешний вид (выбор цветов, стиль, заголовок формы и спецэффекты) -поведение (модальное и немодальное) -шрифт -картинка (для размещения рисунка) -расположение (ширина, высота и т.д.) -прокрутка Чтобы изменить свойство нужно найти его в левом столбце и изменить его значение в правом. Элемент управления надписью просто отображает текст. Во время выполнения программы элемент управления надписью отображает текст, который пользователь видит, но изменить не может.
|
Элемент управления Label (надпись) и его свойства Элемент управления надписью просто отображает текст. Во время выполнения программы, элемент управления надписью отображает текст, который пользователь видит, но изменить не может. Чтобы поместить надпись в новую пользовательскую форму, нужно: 1. убедиться, что форма активна. Панель элементов управления видна только тогда, когда форма активна 2. щелкнуть по пиктограмме с буквой A в панели элементов управления 3. поместить указатель мыши в форму ближе к левому верхнему краю и, нажав левую кнопку мыши, перетащить указатель вправо вниз чтобы появившийся при этом прямоугольник мог вместить нужное сообщение. Каждой новой надписи VBA автоматически приписывает заголовок, поэтому в прямоугольной рамке, ограничивающей элемент управления надписью, возникает текст Label1 (Label2 и т.д.). Его можно удалить, обратившись в окно свойств или выделив курсивом и нажав Delete. Свойства: 1. внешний вид -цвет фона -стиль фона -цвет границ -стиль границ 2. поведение 3. шрифт 4.Misc 5. изображение 6. расположение
|
Организация массивов. Динамические массивы Массивы – структурированные боксы для хранения множеств элементов данных одинакового типа. Каждый массив в VBA имеет имя. Чтобы работать с отдельным элементом массива, нужно сослаться на него по имени массива и индексу (число, соответствующее месту элемента в массиве). Размерность – это число индексов, определяющих элемент массива. Размер массива – это количество элементов в нем. Виды массивов: 1одномерный 2.многомерный 3.динамический (это массив, размер которого не определен. Его размер указывается непосредственно перед использованием). Объявлять массив как динамический удобно в следующих случаях: -если не известен размер массива -если известно, что в ходе выполнения программы массив будет меняться -если после завершения использования массива нужно освободить занимаемую им память для других целей Чтобы объявить массив как динамический, при его объявлении не указывается значение в скобках. Если массив объявлен как динамический, то можно несколько раз использовать оператор Redim. В этом случае каждый раз оператор не только изменяет размер массива, но и удаляет все его значения, хранящиеся в памяти.
|
|
Свойства Selection и ActiveСell Существуют свойства, которые позволяют ссылаться на активный объект. Например, ActiveCell. Это свойство возвращает ссылку на активную в данный момент ячейку. Если активна ячейка, например, A5, то запись ActiveCell и Range(А5) означают одно и то же. Свойство Selection возвращает существующий объект, т.е. позволяет с ним в дальнейшем работать.. При записи свойства отделяются от объекта точкой. Разница между данными свойствами заключается в том, что ActiveCell представляет одну ячейку в текущей выборке. Selection может представлять более, чем одну ячейку, но только одна из них является активной.
Типовые документы с полями форм. Типы используемых полей. В некоторые документы (платежные ведомости) мы вносим информацию в заданное место. Место в форме, в котором размещаются сведения определенной категории, называется полем формы. Для создания формы используют панель инструментов формы. В меню Вид выбрать команду Панель инструментов и добавить флажок напротив графы Формы. Назначение кнопок инструментов формы: 1.Текстовое поле – создает текстовое поле 2. Флажок – создает флажок 3. Поле со списком создание поля со списком 4. Параметры поля формы – задает параметры поля 5. Нарисовать таблицу – создает таблицу 6. Добавить таблицу – вставляет одну или несколько строк в таблицу 7. Вставить рамку – вставляет рамку или помещает выделенный фрагмент в рамку 8. Затенение полей формы 9. Защита формы – переключает защиту активного документа Таким образом, в поле формы используется два типа полей: - текстовое поле - поле со списком Поле со списком создается так: 1. щелкнуть по кнопке Поле со списком; появится серое поле 2. щелкнуть по нему дважды и в появившейся табличке создать список 3. нажать ОК В текстовом поле все то же самое: в таблице вводится текст, тип которого можно изменять (дата, время, стандартный текст и т.д.). Поле со списком отличается от текстового поля тем, что здесь нет необходимости каждый раз набирать нужный текст, а просто выбрать из имеющегося списка. В поле вставляется тот элемент списка, который стоит в списке первым.
|
Колонтитулы. Назначение и создание Колонтитулом называется одинаковый для группы страниц текст и/или графические изображения расположенные вне основного текста документа. В колонтитуле обычно указывается название главы, фамилии автора, приводится краткая аннотация. В колонтитул входят порядковые номера страниц, которые называют колонцифрами. Верхний колонтитул располагается над основным текстом всех страниц раздела, нижний колонтитул располагается ниже основного текста. Нижние и верхние колонтитулы для четных и нечетных страниц могут отличаться. Чтобы задать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, выбрать команду Параметры страницы в меню Файл и открыть вкладку Макет; установить флажок четных и нечетных страниц в группе Различать колонтитулы. Флажок первой страницы в этой группе дает возможность задать для первой страницы раздела или документа другой колонтитул. Для ввода текста или объекта в область колонтитулов выбрать команду Колонтитулы в меню Вставка. Word перейдет в режим разметки страницы, на экране отобразится панель Колонтитулы. Назначение кнопок: 1. Вставить автотекст – вставляет в колонтитул элементы автотекста 2. Номер страницы – вставляет в колонтитул номер страницы 3. Число страниц – вставляет общее число страниц 4. Формат номера страницы – вызывает окно диалога, позволяющее задать формат номера страниц в колонтитуле 5. Дата – вставляет текущую дату 6. Время – вставляет текущее время 7. Параметры страницы – открывает окно диалога Параметры страницы 8. Основной текст – отображает/скрывает основной текст документа 9. Как в предыдущем разделе – вставляет колонтитул из предыдущего раздела в текущий 10. Верхний/нижний колонтитул – переключается между верхним или нижним колонтитулом 11. Переход к предыдущему – отображает предыдущий колонтитул 12. Переход к следующему – отображает следующий колонтитул 13. Закрыть – заканчивает работу с колонтитулом и переходит к документу При работе с колонтитулом область документа, где расположен текст, недоступна. В окне документа эта часть выделена блеклым цветом.
Таблицы. Вычисления в таблицах Таблицы широко используются для более наглядного представления данных в деловой корреспонденции, для упорядочения расположения сведений, содержащихся в документах. Табличные данные вводятся в ячейки, образующиеся при пересечении строк и столбцов. Чтобы создать таблицу нужно в меню Вставка выбрать команду Добавить таблицу. Команда Формула в меню Таблица позволяет произвести вычисления, используя определенные формулы, по данным таблицы. Формулу, по которой будут проводится вычисления, выбирают из списка в поле Вставить функцию. В поле формула в скобки вводят ссылки на ячейки таблицы из буквенного обозначения столбца и цифрового строки. Ссылки выглядят следующим образом: А1, А2, В1, В2 и т.д. В формулах для ссылок на ячейки используется точка с запятой для разделения единичных ячеек и двоеточие – для разделения первой и последней ячейки определенной области. = average (a1:c2) или =average (1:1;2:2) Этими способами можно указать целую строку или столбец. Если для указания строки используется метод 1:1, то при добавлении к таблице еще одного столбца в вычислениях будет участвовать вся строка; если же для указания строки используется метод а1: с1, то при добавлении к таблице еще одного столбца в вычислениях будут участвовать только столбцы а, b и с. Для ссылки на ячейку другой таблицы извне нужно пометить таблицу закладкой. Ссылки на ячейки в Word всегда являются абсолютными и не помечаются знаками доллара, как в Excel. |
Этапы создания серийного письма. В ряде случаев приходится создавать документы, отличающиеся друг от друга незначительными деталями, например, серийные письма (письма одного содержания, адресованные разным лицам). 1. Для их создания применяется команда Слияние из меню Сервис. В появившемся окне диалога нажимается кнопка Создать и выбирается один нескольких предложенных вариантов документа (Документы на бланке, Наклейки, конверты и Каталог). Появится новое окно, предлагающее выбрать одну из двух кнопок: Активное окно или Создать основной документ. В первом случае в качестве основного документа будет определен документ, с которым мы работаем в активном окне, во втором - создан новый документ. В основной документ вносятся текст и другие элементы, которые остаются неизменными во всех документах. 2. Источник данных – это база данных, содержащая сведения, различные для каждой версии документа слияния. Кнопка получить данные открывает список, содержащий элементы: Создать источник данных, Открыть источник данных, Использовать адресную книгу, Параметры заголовка. Выбираем создать источник данных и в списке Поля в строке заголовка выделим ненужные поля, а затем удалим их, нажав кнопку Удалить поле. Все оставшиеся данные будут вставлены в источник данных. Для добавления поля, отсутствующего в списке, введем новое имя в Поле и нажмем кнопку Добавить поле. После создания источника данных появится сообщение, что вновь созданный источник не содержит записей. Для добавления новых записей следует нажать кнопку Правка источника данных и заполнить поля Форма данных. Закончив очередную запись нажать кнопку Добавить. Когда все записи закончены нажать кнопку ОК и вернуться в основной документ. В основном документе поля слияния следует добавлять в те места, где при печати должны появляться соответствующие данные. На панели инструментов Слияние нажать кнопку Добавить поле слияния и выбрать из списка требуемое поле. Поля слияния отделяются друг от друга запятой или пробелом. Чтобы увидеть результат слияния нажать кнопку просмотр результатов слияния. Когда все сделано, нужно нажать кнопку объединить.
Абсолютные и относительные ссылки. Примеры их использования Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа и передает в Microsoft Excel сведения о расположении значений или данных, которые требуется использовать в формуле. При помощи ссылок можно использовать в одной формуле данные, находящиеся в разных частях листа, а также использовать в нескольких формулах значение одной ячейки. Кроме того, можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги, на другие книги, а также на данные других приложений. Существуют Относительные и абсолютные ссылки. В зависимости от выполняемых задач в Excel можно использовать относительные ссылки, определяющие положение ячейки относительно положения ячейки формулы, или абсолютные ссылки, которые всегда указывают на конкретные ячейки. Если перед буквой или номером стоит знак доллара, например, $A$1, то ссылка на столбец или строку является абсолютной. Абсолютная ссылка на ячейку – это часть формулы, являющаяся адресом ячейки и ссылающаяся на данную ячейку независимо от положения формулы. Относительная ссылка – это Относительные ссылки автоматически корректируются при их копировании, а абсолютные ссылки — нет. Абсолютная ссылка не меняется при переносе/ копировании формул в другое место.
|
|
Списки. Их виды и способы создания и формирования. Под списком понимают последовательность строк, в которых содержаться данные одного типа. Списки облегчают чтение и понимание текста. Word позволяет придать абзацам форму списка, где каждый абзац будет помечен маркером или номером. В маркированных списках перечисляются пункты, связанные одной темой. В нумерованных списках перечисляются пункты, следующие друг за другом в определенном порядке. Каждый пункт списка является отдельным абзацем. И имеет свой маркер или номер. Создание маркированного или нумерованного списка выполняют следующим образом: 1. курсор установить на то место, откуда будет начинаться список 2. выбирают команду Список в меню Формат или в контекстном меню. В окне команды открывают вкладку Маркированный или нумерованный и выбирают тип маркера или формат номера. 3. вводят список. После ввода каждого элемента списка нажимаю клавишу Enter – на следующей строке появится новый маркер. Для быстрого создания маркированного списка можно использовать кнопки на панели инструментов Нумерация и Маркеры. Чтобы закончить список и вернуться к обычному формату абзацев, нужно дважды нажать Enter или в меню Формат выбрать команду Список и установить элемент Нет. Word позволяет создать многоуровневый список, содержащий до девяти уровней. Для создания многоуровневого списка в меню Формат выбрать команду Список и открыть вкладку Многоуровневый. Выбрать нужный формат маркеров или нумерации и нажать ОК. Выбрав один из типов многоуровневого списка, можно нажать кнопку Изменить и внести дальнейшие изменения в оформление списка.
|
Представление информации в ЭВМ. Системы исчисления Обычно кодом для шифровки информации к виду, используемом в современных ЭВМ является двоичный код – представление информации в виде последовательности двух состояний:, нет сигнала, есть сигнал; 0 и 1. Двоичный код является одним из самых экономичных по представлению заданного количества информации символами принятого кода. Более экономичной является троичная система 0,1,2, но ее техническая реализация более сложна и дорога. Информативность явления, которое может принимать только два состояния (значения), равна единице. Такую единицу назвали Бит (Binary Digit) Для определения события в I бит достаточно цифр 1 и 0 двоичной системы В ПЭВМ широко применяется производная единица, называемая Байт (Byte) - 1Байт = 8 бит. 1 байт позволяет отобразить 28 = 256 различных событий (различных чисел) Каждое из этих событий представляет отдельную независимую комбинацию, которою можно составить из 8 двоичных цифр. Наиболее часто применяемая в ПЭВМ, также содержит 256 различных символов, каждый из которых кодируется 8 разрядным двоичным чистом. Половина байта, равная информативности одной шестнадцатиричной цифре или четырем битам, называется Нибл (nibble): Нибл - 4 бт - 1 it. байт. Система счисления – это совокупность приемов наименования и обозначения записи (чисел). Позиционные системы счисления – значимость цифры зависит от ее местоположения при записи числа. Непозиционные СС – не зависит. Существуют: 1. двоичная. Основание системы N=2 2. восьмеричная Основание N=8. Ее информативность в два раза больше двоичной 3. шестнадцатиричная Основание N=16 Информативность шестнадцптиричной системы равна 4, т.е. одна шестнадцатиричная цифра соответствует четырем двоичным
Виды автозаполнения ячеек. Числовые последовательности. Создание пользовательского списка заполнения Чтобы произвести автозаполнение, выделите первую ячейку диапазона, который требуется заполнить, и введите начальное значение. Чтобы задать для ряда конкретное приращение, выберите следующую ячейку диапазона и введите следующий элемент ряда. Величина приращения ряда определяется разностью значений двух начальных его элементов. Выделите ячейку или ячейки, содержащие начальные значения. Перетащите маркер заполнения через заполняемые ячейки. Для заполнения в возрастающем порядке перетащите маркер вниз или вправо. Для заполнения в убывающем порядке перетащите маркер вверх или влево. Чтобы задать тип ряда, воспользуйтесь для перетаскивания маркера заполнения правой кнопкой мыши, а затем выберите соответствующую команду в контекстном меню. Например, если начальное значение — дата «янв-2002», то для получения ряда «фев-2002», «мар-2002» и т.д. выберите команду Заполнить по месяцам, а для получения ряда «янв-2003», «янв-2004» и т.д. выберите команду Заполнить по годам. Существует возможность создания пользовательского списка автозаполнения или порядка сортировки либо из существующих на листе элементов, либо с помощью непосредственного ввода списка. Если ряд элементов, который необходимо представить в виде пользовательского списка автозаполнения, был набран заранее, то выделите его на листе. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем откройте вкладку Списки. Чтобы использовать выделенный список, нажмите кнопку Импорт. Чтобы создать новый список, выберите Новый список из списка Списки, а затем введите данные в поле Элементы списка, начиная с первого элемента. После ввода каждой записи нажимайте клавишу ENTER. Нажмите кнопку Добавить после того, как список будет набран полностью.
|
Операционная система: определение и основные функции При включении электропитания или «горячем перезапуске» работа программ, постоянно хранящихся в ПЗУ, заканчивается вызовом комплекса программ, называемых операционной системой. Вся дальнейшая работа компьютера происходит под контролем и при участии этой системы. Она является посредником между процессором и пользователем, предоставляя ему командный режим работы для диалога с компьютером, и посредником между процессором и прикладной программой, предоставляя ей необходимые ресурсы памяти и времени главного процессора, а также готовые программы для обращения к стандартным устройствам компьютера. Основные функции ОС: 1. предоставление другим программам возможности использовать специальные программы, входящие в состав операционной системы и выполняющие стандартные действия по управлению различной аппаратурой ПК: 2. распределение ресурсов ПЭВМ (оперативная память, дисковое пространство) между различными программами и данными 3. обеспечение диалога между пользователем и компьютером при помощи команд ОС, выражаемых определенными ключевыми словами 4. обслуживание данной конфигурации устройства ПК и оптимизация работы компьютера.
Выбор данных в списке Автофильтром и Расширенным фильтром. Использование функций баз данных для вычислений над отобранными записями При фильтрации списков Excel отображаются только те записи, которые соответствуют критериям, скрывая все остальные. Возможны два варианта: 1.использование автофильтра 2. создание расширенного фильтра При использовании Автофильтра в меню Данные выбрать команду Фильтр / Автофильтр. В рабочем листе появятся кнопки – стрелки возле каждого заголовка столбца. Активизировать нужный пункт меню. Чтобы отобрать всю базу данных выбирается любая кнопка, на которой делается выборка. Появляется кнопка «Все» / «Выбрать все». После команды «Данные» / «Фильтр» / «Автофильтр» щелкаем по кнопке-стрелке. Из списка условий выбрать «условие». Вся фильтрация ведется по двум условиям: выбирается логически «и» или «или». Расширенный фильтр создается командой «Фильтр» / «расширенный фильтр» в меню Данные/ «указать базу данных» (выделить имеющуюся базу). В расширенном фильтре условия указываются вместе с названием столбцов и отдельно от данных. В нем можно задавать дополнительные условия, но не менее двух. Функции — заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке. Выполнить вычисления в отобранных записях списков позволяют стандартные функции Excel. Для вычисления значений функций используются аргументы, которые записываются в скобках. Функция вводится в ячейку листа как часть формулы. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными (можно использовать до 7ми уровней вложения). В окне вставка функций представлены два списка. Левый список «категория» содержит такие элементы, как: Функции управления базами данных и списками Функции даты и времени Финансовые функции Информационные функции Логические функции Функции просмотра и ссылок Математические и тригонометрические функции Статистические функции Текстовые функции При выделении нужной категории в правом списке «функция» появляется содержащиеся в ней функции. Каждая функция в Excel записывается определенной последовательностью символов.
|
|
Макрокоманды. Виды макросов Если какое-то действие часто повторяется, его выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос — это последовательность команд и функций, хранящихся в модуле Visual Basic. Их можно выполнять всякий раз, когда необходимо выполнить данную задачу. При записи макроса Excel хранит информацию о каждом шаге выполнения последовательности команд. Последующий запуск макроса вызывает повторение («воспроизведение») команд. Макрокоманда – основной компонент макроса. Это замкнутая инструкция, самостоятельно или в комбинации с другими макрокомандами определяющая выполняемые в макросе действия. Виды макроса: -записанный с абсолютными ссылками -записанный с относительными ссылками Макрос, записанный с абсолютными ссылками, при выполнении всегда обрабатывает те же ячейки, которые обрабатывались при его записи. По умолчанию при записи макроса используются абсолютные ссылки. Макрос, записанный с относительными ссылками, обрабатывает произвольные ячейки. |
Основные понятия. Структура электронной ячейки. Типы данных База данных – это инструмент для создания больших массивов информации. Это систематизированное хранение информации. Интервал – это прямоугольный блок ячеек. Первая строка базы данных должна содержать имена полей. Запись – это единичная строка. Поле – каждый столбец БД и любая ячейка в столбце. В качестве содержимого поля используется текст, формула, дата, число. Имя поля – заголовок столбца длиной до 255 символов. Список – набор строк таблицы, содержащий связанные данные. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов. Ячейка – основной документ хранения данных. Каждая ячейка имеет собственное имя и адрес. Имя ячейки может быть любым, а адрес образуется из названия столбца и номера строки. Ячейка имеет два уровня: -явный -скрытый Явный уровень ячейки составляют запись Скрытый уровень – это формат, формула, имя
|
Использование циклических ссылок в отчетах Циклической ссылкой называется последовательность ссылок, при которой формула ссылается (через другие ссылки или напрямую), сама на себя. Чтобы обработать такую формулу, необходимо вычислить значение каждой ячейки, включенной в замкнутую последовательность, используя результаты предыдущих итераций (повторяющиеся вычисления, производимые до тех пор, пока не будет выполнено условие). По умолчанию, до тех пор пока не будут изменены соответствующие параметры, вычисления прекращаются после выполнения 100 итераций или после того, как изменение каждой величины не будет превышать 0,001 за одну итерацию. Excel не может вычислить формулы с циклическими ссылками, используя обычные вычисления. Когда формируется циклическая ссылка, появляется сообщение, предупреждающее об этом. Если циклическая ссылка является случайной, нажмите кнопку OK, появится панель инструментов Циклические ссылки и стрелки слежения укажут на все ячейки, на которые ссылается эта циклическая ссылка. Можно использовать панель инструментов Циклические ссылки для обхода всех ячеек в ссылке, чтобы переопределить формулы или логику вычислений и таким образом разорвать циклическую ссылку.
|
|
Базы данных, реляционные СУБД Под базой данных понимают специально организованную совокупность данных, которые отображают состояние объектов какой-либо предметной области. Т.е. это набор записей и файлов, организованных специальным образом. Выполнение стандартных требований приводит к созданию БД и разработке управляющей системы для манипулирования данными на физическом уровне – СУБД. СУБД – это программа, предназначенная для поиска, сортировки, записи, анализа и печати информации, хранящейся в ней. Существует два типа управления БД:
Система управления реляционными БД позволяет манипулировать данными более свободно благодаря сохранению данных один раз и описанию связей между ними. Данные каждого набора можно найти, отобразить и обновить на основе данных другого набора. Реляционные БД были предложены Коддом в 1970г. при решении задач об обеспечении независимости и описании данных от прикладных программ. Было доказано, что набор таблиц может быть использован для хранения данных об объектах реального мира и моделирование связей между ними. Использование стройных систем операций позволяет получить одни отношений из других. Это позволяет делить информацию на хранимую и вычисляемую для экономии памяти. Основные операции: Объединение Перечисление Разность Произведение Проекция Соединение Выбор Языки, используемые для выполнения операций:
Access включает три основные функции: - определение данных ( определение типа данных и их связи между собой, иногда задаются форматы и критерии проверки данных) - обработка данных (может осуществляться различными способами, соотносить с другой, связанной с ними информацией и производить вычисления) - управление данными (можно определить клавиши доступа и корректировки информации)
|
Связи между таблицами, типы связей Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что вы можете хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковыми именами или хотя бы с одинаковыми форматами данных. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в этих полях. Это позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов. Существует три вида связей между таблицами. Связь Один-ко-многим - наиболее часто используемый тип связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В (поля с этими записями называют внешними ключами), а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А. При связи Многие-ко-многим одной записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В - несколько записей в таблице А. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит по крайней мере из двух полей, одно из которых является общим с таблицей А, а другое - общим с таблицей В. При связи Один-к-одному запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением Один-к-одному применяют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы в целях ее защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Тип создаваемой связи зависит от полей, для которых определяется связь: • связь Один-ко-многим создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс, т.е. значения в нем не повторяются; • связь Один-к-одному создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы; - связь многие-ко-многим фактически представляет две связи один-ко-многим через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, общих для двух других таблиц. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей позволяют программе Access производить изменение и удаление записей главной таблицы. Одновременно будут удалены (или изменены) связанные с ними записи подчиненной таблицы. |
Таблицы. Способы создания таблиц. Для хранения данных в Access создаются таблицы. Если создать для хранения данных одну таблицу, то с ней, как правило, крайне неудобно работать из-за ее размеров и неравномерности заполнения. В большой таблице труднее вносить изменения. Зато результаты ввода в небольшие таблицы легко контролируемы. Таблицы можно создавать в ручном режиме, либо с помощью Мастера. При нажатии кнопки Создать появляется диалоговое окно, предлагающее выбрать создание таблицы в ручном режиме, либо с помощью Мастера. Если нажать кнопку Новая таблица, то создается таблица в ручном режиме. В колонке Поле указывается наименование данных, которые будут хранится в столбце таблицы. В колонке тип данных заносится характер данных. При этом удобно пользоваться перечнем типов, который открывается кнопкой в углу ячейки. Каждая таблица должна иметь уникальный идентификатор (первичный ключ), который может состоять из одного или нескольких таблицы.. Кнопка Мастер предлагает для использования целый ряд уже ранее созданных таблиц. В некоторых случаях можно найти таблицы, очень близкие к разрабатываемой. Их использование дает экономию времени и новые идеи по перечню информации, которая обычно хранится в базах аналогичной тематики. Нажатие кнопки Мастер выводит на экран диалоговое окно Разработка таблиц. В левой части можно выбрать образцы стандартных таблиц по широкой тематике делового или личного применения. Переключатель тем находится в левом нижнем углу. В средней части окна будут перечислятся образцы полей таблиц, выбранных в разделе Образцы полей. В разделе Образцы таблиц по тематике делового применения выбирается любая таблица и курсор перемещается в раздел Образцы полей. Можно по очереди, высвечивая в этом разделе находящиеся там поля, переносить их в раздел «Поля новой таблицы». Чтобы выделенное в Образцах полей поле появилось в разделе Поля новой таблицы, нужно нажать кнопку с символом >, находящуюся между этими разделами. Если нажать на кнопку с символами >>, то полями новой таблицы станут все поля раздела Образцы полей. Кнопка с символом < убирает поле из создаваемой таблицы, которое в данный момент выделено курсором. Нажатие на кнопку << уберет все поля из раздела Поля новой таблицы. После того, как все поля введены, таблице присваивается имя и можно вводить информацию в ячейки. |
|
Формы. Способы создания форм Наглядное представление информации в Форме существенно облегчает как ввод данных, так и их восприятие. Данные одной таблицы могут хранится в разных формах и наоборот, в одной форме могут быть представлены данные из разных таблиц. В окне базы данных нажать «Форма» / «Создать» и выбрать таблицу, для которой будет создаваться форма. Для создания простой формы удобно пользоваться помощью «Мастера форм». Для корректировки стандартных форм используется режим «Конструктор». Методом буксировки перемещаются названия полей и поля в более удобные позиции для ввода и просмотра. Выделив окно для фото можно изменить его размеры в соответствие с потребностями. После записи изменений форма готова к вводу информации. Для этого необходимо открыть и вводить обычным образом текстовую информацию. Номер текущей записи высвечивается в нижней части формы рядом с кнопками перемещения по записям. В поле для ввода изображения вводится фото из файла, полученного с помощью сканирующего устройства. Для ввода изображения указатель мышки должен стоять в предназначенном для него поле. Вызвав правой клавишей мыши контекстное меню и выбрав пункт «Вставить объект», необходимо указать, что вставка производится «Из файла». В окошке «Файл» вводится имя файла, затем нажать «ОК». Корректировка размеров изображения осуществляется приложениями, работающими с файлами формата, хранящими это изображение. Автоматический подгон размера объекта осуществляется в режиме конструктора заданием свойств «Вписать в рамку». |
Создание таблиц с помощью Мастера При нажатии кнопки «Создать» появляется диалоговое окно, предлагающее выбрать создание таблицы в ручном режиме, либо с помощью Мастера. Кнопка Мастер предлагает для использования целый ряд уже ранее созданных таблиц. В некоторых случаях можно найти таблицы, очень близкие к разрабатываемой. Их использование дает экономию времени и новые идеи по перечню информации, которая обычно хранится в базах аналогичной тематики. Нажатие кнопки Мастер выводит на экран диалоговое окно Разработка таблиц. В левой части можно выбрать образцы стандартных таблиц по широкой тематике делового или личного применения. Переключатель тем находится в левом нижнем углу. В средней части окна будут перечислятся образцы полей таблиц, выбранных в разделе Образцы полей. В разделе Образцы таблиц по тематике делового применения выбирается любая таблица и курсор перемещается в раздел Образцы полей. Можно по очереди, высвечивая в этом разделе находящиеся там поля, переносить их в раздел «Поля новой таблицы». Чтобы выделенное в Образцах полей поле появилось в разделе Поля новой таблицы, нужно нажать кнопку с символом >, находящуюся между этими разделами. Если нажать на кнопку с символами >>, то полями новой таблицы станут все поля раздела Образцы полей. Кнопка с символом < убирает поле из создаваемой таблицы, которое в данный момент выделено курсором. Нажатие на кнопку << уберет все поля из раздела Поля новой таблицы. После того, как все поля введены, таблице присваивается имя и можно вводить информацию в ячейки. |
Вычисляемые поля в запросах Программой Access допускается создание вычисляемых полей в запросе путем ввода выражения в строку полей Конструктора. Вычисляемые поля позволяют: рассчитывать числовые значения и даты, комбинировать значения в текстовых полях, создавать подчиненные запросы, рассчитывать значения итоговых полей с помощью групповых функций. В пустую ячейку в строке «Поле» вводится выражение. После нажатия клавиши Enter и перевода курсора в другую ячейку будет выведено имя поля «Выражение N», где N – целое число, увеличивающееся на единицу для каждого нового создаваемого вычисляемого поля в запросе. В режиме таблицы данное имя становится заголовком столбца. Пользователь имеет возможность переименовать вычисляемое поле. Для вычисляемых полей допускается сортировка, задание условий отбора и расчет итоговых значений, как и для любых других полей. Для расчета итоговых значений следует выбрать в ячейке строки «Групповая операция» элемент «Выражение». Ввод данных в вычисляемые поля или их изменение в режимах таблицы или формы невозможен. При изменении значений полей, используемых в выражении, значение вычисляемого поля обновляется автоматически. В Access определена специальная функция Count, обеспечивающая подсчет числа записей в запросе. |
|
Фильтр. Применение фильтра Фильтр позволяет сразу отобрать набор записей удовлетворяющих определенным условиям. Использование фильтра допускается в окне формы и в окне таблицы. В окне формы нажимается кнопка «Изменить фильтр» на панели инструментов, открывающую окно фильтра. В верхней части окна выводится список полей базовой таблицы или запроса. В нижней части фильтра выводится бланк, в который вводятся условия отбора. В бланке указывается поле или поля, для которых задается порядок и условия отбора. Допускается выбор поля в списке полей или выбор ячейки бланка с помощью мыши с последующим выбором поля в раскрывающемся списке. Условие отбора обеспечивает поиск точного ему соответствия. Можно задавать и менее жесткие условия отбора. Для этого используются символы >,<,<>,<=,=\>=. Чтобы добавить условие отбора, используется строка с логическим оператором «или». Если нужно задать несколько дополнительных условий, они последовательно будут занимать следующие строки. При вводе данных в несколько полей Access работает с ними, используя логическую операцию «И». Это значит, что запись должна удовлетворять всем заданным условиям. После проведения подготовительных операций можно применить фильтр одним из следующих способов: 1. нажать кнопку Применить фильтр на панели инструментов 2. нажать правую кнопку мыши при установленном указателе в окне фильтра и выбрать в контекстном меню команду Применить фильтр 3. в меню Записи выбрать команду Применить фильтр Фильтр создается как временный и будет потерян, если не сохранить фильтр как запрос. Для повторного применения фильтра нажмите кнопку Применить фильтр еще раз. Установка фильтра применимы к одной таблице с данными. |
Запрос. Классификация запросов Для востребования нужной информации из нескольких таблиц в соответствии с некоторыми критериями отбора служит запрос. С помощью мастера можно создавать запросы: 1.простой запрос на выборку Наиболее распространенный тип запросов — запрос на выборку. Запрос на выборку отбирает данные из одной или более таблиц по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке 3. перекрестный запрос 4. запрос для поиска повторяющихся записей 5. запрос на поиск записей без подчиненных Без использования Мастеров создаются запросы: 1. запрос на выборку 2. запрос с параметрами 3. перекрестный запрос 4. запрос на изменение (создание таблицы, изменение и добавление записей) 5. запрос SQL (запрос на объединение, управляющие и подчиненные запросы) Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений. Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например, условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например, двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами. Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (суммы, количество записей и средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй — в верхней строке.
|
Типы и свойства полей В Access используются следующие типы полей: Счетчик (для автоматического нумерования данных) Текстовый (для полей, не участвующих в вычислениях; размер поля не превышает 255 символов) МЕМО (для ввода комментариев и т.д; до 64000 символов) Числовой (для вычисляемой информации) Дата \ время (кроме ввода даты и времени можно вычислять промежутки между двумя датами) Денежный (числовой тип, но с фиксированным числом разрядов после запятой и указанием денежной единицы р) Логическое (принимает два значения «да» и «нет») OLE (используется для фотографий, рисунков, звука) От типа поля во многом зависят его свойства: Размер поля используется для текстовых (число символов от 1 до 255, по умолчанию 50) и числовых полей (тип Байт - от 0 до 255, целое – от –32768 до 32768, длинное целое, с плавающей точкой – 4 байт, с плавающей точкой – 8 бай) Формат поля определяет вид информации на экране и при печати Маска ввода указывает формат, в котором будут вводится данные Подпись дает описание поля для форм и отчетов Значение по умолчанию это данные, которые автоматически появляются в поле, но доступные к изменению в режиме таблицы или в форме Условие на значение определяет реакцию Access на введенное значение по логическому выражению Сообщение об ошибке выдается, если информация в поле не отвечает условию, заданному в предыдущем свойстве Обязательное поле определяет необходимость ввода значения в поле Пустые строки разрешает или запрещает отсутствие информации Индексированное поле определяет, нужно ли создавать индекс для ускорения поиска. |
|
Итоговые запросы. Итоговый запрос можно создать с помощью Мастера. После выбора полей для будущего отчета и нажатия кнопки Далее появляется диалоговое окно, предлагающее выбрать форму запроса: подробный или итоговый. После установки флажка напротив надписи «итоговый» активизируется кнопка Итоги, с помощью которой определяется, какие итоговые значения нужно подсчитать. Можно подсчитать: -сумму значений -среднее значение -минимальное значение -максимальное значение Для подсчета записей в итоговом запросе устанавливаем флажок в окошке подсчет записей. После нажатия кнопки Далее задаем имя запроса и выбираем дальнейшие действия: - открыть запрос для просмотра данных - изменить макет запроса Если было выбрано первое действие, то после нажатия кнопки Готово появляется готовый запрос в режиме таблицы. В случае выбора второго действия, мы увидим готовый запрос в режиме конструктора.
|
Условия отбора записей. Групповые операции в запросах Условие отбора обеспечивает поиск точного ему соответствия. Можно задавать менее жесткие условия отбора. Для этого используются символы шаблона и операторы сравнения в полях с числовыми значениями (>,<,<=,>=,<>, between … and …). Чтобы добавить условие отбора используется строка с логическим оператором «ИЛИ». Если нужно задать несколько дополнительных условий, они последовательно будут занимать следующие строки фильтра. При вводе данных в несколько полей Access работает с ними, используя логическую операцию «И». Это означает, что запись должна удовлетворять всем заданным условиям. Для получения итоговых значений используется групповые операции. Чтобы их произвести, необходимо в режиме конструктора запросов выбрать в меню «Вид» команду «Групповые операции», либо на панели инструментов нажать значок суммы. После этого в макете запроса появится новая строка «Групповая операция». Групповые операции позволяют производить большое количество операций над данными, такие как: группировка, подсчет суммы, подсчет среднего значения, поиск минимального и максимального значения, подсчет общего количества записей, определение первого или последнего значения в списке и т.д.
|
Создание отчета в режиме Конструктора. Структура отчета. Вычисляемое поле Отчеты являются наилучшим средством для представления данных в виде печатного документа. Макет отчета в режиме конструктора разделен на несколько частей. Перед началом работы макет имеет три стандартные области – верхний колонтитул, область данных и нижний колонтитул. Для добавления других областей необходимо войти в меню «Формат»: заголовок отчета – с соответствующим текстом и датой; она генерируется с помощью функции =Now(). Верхний колонтитул Заголовок группы – выводится в начале каждой новой группы Область данных – здесь размещаются текстовые поля и другие элементы управления, которые представляют записи данных таблицы или запроса Примечание группы – в конце каждой группы и содержит вычисленные суммы по соответствующей группе Нижний колонтитул - содержит номер страницы; вычисляется при помощи функции Page() Область примечаний – в конце отчета, в ней обычно располагаются общие итоги. Чтобы выполнить отчет необходимо высветить его в окне отчет и нажать кнопку «Выполнить». Аналогично формам, в отчетах возможно использование вычисляемых полей. В более широком смысле речь идет о создании пользователем функций, которые можно использовать в любом выражении для текущей базы. Такие процедуры пишутся на языке Access Basic и хранятся в модулях. Вычисляемые поля возможно создавать только в примечаниях. |
|
Разработка отчета с помощью Мастера. Отчеты являются наилучшим средством для представления данных в виде печатного документа. Отчеты могут создаваться на основе таблиц, форм, запросов. Входим в режим «Отчет» / «Создать» и выбираем вид. Наиболее рациональный способ построения отчета заключается в использовании «Мастера» для создания заготовки, а затем самостоятельной его доработки. По аналогии с другими Мастерами в окошке «Создание отчета» в поле «Выбор таблицы/запроса» вводится наименование, например, запроса. Далее включается Мастер, в котором предлагается добавить уровни группировки и задать требуемый порядок сортировки. Допускается сортировка по возрастанию или по убыванию, включающая до 4х полей. Далее предлагается выбрать вид макета для отчета: -макет -табличный -выровненный, а также книжную или альбомную ориентацию отчета. После нажатия кнопки Далее Мастер предлагает выбрать используемый стиль отчета. Фигурирует список из шести различных стилей отчетов: деловой, обычный, полужирный, строгий, сжатый или спокойный. После выполненных операций задается имя отчета и нажимается кнопка Готово. Если необходимо быстро сформировать отчет в один столбец, в котором будут представлены все поля записи данных конкретной таблицы или запроса, выбирается простой отчет. Для перехода к окну Конструктора, в котором можно произвести изменение формы отчета, нажимается клавиша Esc. Конструктор отчетов позволяет оформить групповые операции. |
Назначение объекта Форма. Структура, виды, панель инструментов формы. Формы созданы для наглядного представления информации, а также облегчения ввода и восприятия данных. Данные одной таблицы могут быть представлены в разных формах, и наоборот, в одной форме может содержаться информация из нескольких таблиц. Подчиненная форма - это форма, находящаяся внутри другой формы. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию «форма/подчиненная форма» часто называют также иерархической . Подчиненные формы особенно удобны для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим». Главная форма может иметь любое число подчиненных форм, если каждая подчиненная форма помещается в главную форму. Имеется также возможность создавать подчиненные формы до семи уровней вложенности. Кроме стандартных кнопок, панель инструментов формы имеет также кнопки: «Применить/ удалить фильтр», которая соответственно применяет или удаляет фильтр в активной форме; «Изменить фильтр», которая открывает окно фильтра по форме, в котором выводится пустая активная форма, используемая для определения фильтра, «Фильтр по выделенному», которая отбирает записи по текущим выделенным данным. Кроме того, существует кнопка «Новая запись», используется для перехода на новую запись в форме или ввода данных в запись. Кнопка «Удалить запись», удаляет выделенную запись из формы. |
Базы данных, реляционные СУБД Под базой данных понимают специально организованную совокупность данных, которые отображают состояние объектов какой-либо предметной области. Т.е. это набор записей и файлов, организованных специальным образом. Выполнение стандартных требований приводит к созданию БД и разработке управляющей системы для манипулирования данными на физическом уровне – СУБД. СУБД – это программа, предназначенная для поиска, сортировки, записи, анализа и печати информации, хранящейся в ней. Существует два типа управления БД:
Система управления реляционными БД позволяет манипулировать данными более свободно благодаря сохранению данных один раз и описанию связей между ними. Данные каждого набора можно найти, отобразить и обновить на основе данных другого набора. Реляционные БД были предложены Коддом в 1970г. при решении задач об обеспечении независимости и описании данных от прикладных программ. Было доказано, что набор таблиц может быть использован для хранения данных об объектах реального мира и моделирование связей между ними. Использование стройных систем операций позволяет получить одни отношений из других. Это позволяет делить информацию на хранимую и вычисляемую для экономии памяти. Основные операции: Объединение Перечисление Разность Произведение Проекция Соединение Выбор Языки, используемые для выполнения операций:
Access включает три основные функции: - определение данных ( определение типа данных и их связи между собой, иногда задаются форматы и критерии проверки данных) - обработка данных (может осуществляться различными способами, соотносить с другой, связанной с ними информацией и производить вычисления)
|
|
Способы создания таблиц. Создание таблиц с помощью конструктора Для хранения данных в Access создаются таблицы. Таблицы можно создавать в ручном режиме, либо с помощью Мастера. При нажатии кнопки Создать появляется диалоговое окно, предлагающее выбрать создание таблицы в ручном режиме, либо с помощью Мастера. Если нажать кнопку Новая таблица, то создается таблица в ручном режиме. В колонке Поле указывается наименование данных, которые будут хранится в столбце таблицы. В колонке тип данных заносится характер данных. При этом удобно пользоваться перечнем типов, который открывается кнопкой в углу ячейки. Каждая таблица должна иметь уникальный идентификатор (первичный ключ), который может состоять из одного или нескольких таблицы. При использовании в качестве ключевого поля счетчика Access заполняет его сам и гарантирует уникальность. Если в качестве ключа будет использовано поле другого типа, оно выбирается щелчком мыши, и на панели инструментов нажимается соответствующая кнопка. Для поля, которое будет использоваться в качестве первичного ключа, Access автоматически создает индекс. В область маркировки появится маленькая пиктограмма с изображением ключа.
Определение стиля и шаблона. Создание своего стиля Стиль символа – это совокупность нескольких форматов символов, которой присвоено уникальное имя стиля. Стиль абзаца – совокупность нескольких форматов абзацев и символов, которой присвоено уникальное имя стиля. В стиле абзаца можно задать как форматирование отдельных символов, так и межстрочный интервал, выравнивание, отступы. Можно задать стиль оформления заголовков и использовать его в заголовках определенного уровня. При работе с документом предусмотрена возможность как применения существующих стилей, так и создания нового стиля или изменения существующего. Чтобы создать стиль на основе существующего, выделите фрагмент текста, имеющего стиль, принятый за базовый или установите курсор и выберите команду Стиль в меню Формат. Затем нажмите кнопку Создать. Можно сначала выбрать команду Стиль, а затем в поле Основан на стиле выбрать из списка стиль, на основе которого создается стиль. Порядок действий при создании нового стиля: 1. ввести имя нового стиля в поле Имя 2. в поле Стиль выбрать тип нового стиля: стиль символа или стиль абзаца 3. установить флажок Добавить в шаблон, если нужно добавить стиль в шаблон, присоединенный к активному документу. 4. в поле Стиль следующего абзаца выбрать имя стиля, который будет применен к следующему абзацу 5. нажать кнопку Формат, чтобы задать параметры форматирования нового стиля Стиль документа зависит от его назначения. Информацию о стиле желательно хранить в отдельном файле – шаблоне. Шаблон представляет собой образец документа, который определяет параметры страницы, абзацев, шрифтов и форматирования, стили, элементы списка автотекста, макросы, меню и назначение сочетаний клавиш, панели инструментов. Шаблоном называется специальный тип документа, представляющий основные средства для создания законченного внешнего вида документа. Шаблон ускоряет создание факсов, писем, официальных документов.
|
Связи между таблицами и параметры объединения данных Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что вы можете хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковыми именами или хотя бы с одинаковыми форматами данных. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в этих полях. Это позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов. Существует три вида связей между таблицами: Один – ко – многим Многие – ко – многим Один – к – одному Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей позволяют программе Access производить изменение и удаление записей главной таблицы. Одновременно будут удалены (или изменены) связанные с ними записи подчиненной таблицы. После нажатия кнопки Объединение появляется соответствующее диалоговое окно: 1. объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают 2. объединение всех записей из таблицы 1и только тех из таблицы 2, в которых связанные поля совпадают 3. объединение всех записей из таблицы 2 и только тех из таблицы 1, в которых связанные поля совпадают |
Определение и предназначение базы данных Таможенную систему можно рассматривать как информационную систему, состоящую из элементов и связей между ними, по которым циркулирует некоторая информация. Говорят, что ИС функционирует на базе определенной информационной технологии. В ИТ входят все устройства, носители, методы хранения, переработки и принципы обмена данными. Под базой данных понимают специально организованную совокупность данных, которые отображают состояние объектов какой-либо предметной области. К организации данных предъявляются стандартные требования: - интеграция данных, когда все данные накапливаются и хранятся централизованно, создавая динамически обновляемую модель ПО - максимальная независимость управляющих прикладных программ от данных. Различают фотографические БД (множество сведений об объектах ПО) и документальные БД (произвольные текстовые документы). Выполнение стандартных требований приводит к созданию БД и разработке управляющей программы для манипулирования данными на физическом уровне – системы управления базами данными. СУБД обеспечивает: - пользователей языковыми средствами описания данных - поддержку логических моделей данных - операции создания и манипулирования логическими данными - защиту и целостность |