П р и к а з

О поощрении сотрудников

Н...ской автогрузовой

таможни

В результате умелых действий сотрудников таможенного поста “К” Н...ской автогрузовой таможни предотвращена попытка контрабандного ввоза в Россию из Болгарии одного миллиона марок внутреннего акцизного сбора, использование которых повлекло бы за собой непоступление в бюджет страны более 12 миллионов рублей. Получатель груза задержан сотрудниками ГУВД Н...ской области.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Объявить благодарность с выдачей премии в размере одной тысячи рублей : ... (список) и т.д.

Разумеется, повествование в констатирующей части приказа совершенно неуместно. Текст должен быть исправлен:

За умелые действия по предотвращению сотрудниками таможенного поста “К” Н...ской автогрузовой таможни попытки контрабандного ввоза в Россию из Болгарии одного миллиона марок внутреннего акцизного сбора

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Объявить благодарность...

Композиция текста определяет его рубрикацию. Значение рубрик - заголовков разделов и подразделов - многообразно. Они организуют, направляют чтение, углубляют понимание содержания документа. Взятые вместе, они раскрывают построение текста. Различаясь по размеру и начертанию шрифта, они показывают связь и взаимозависимость разделов и подразделов текста (входит ли подраздел в состав другого или равнозначен ему).

Язык служебных документов называют регламентированным. Он представляет собой набор форм - языковых клише, штампов, стандартов. Необходимость стандартизации документов определяется с различных точек зрения: экономической (сокращаются затраты на процесс составления документов), правовой (документ всегда порождает те или иные правовые последствия), социологической (адресат и адресант письма - лица коллективные), технической (открывается возможность машинной обработки информации), психологической (облегчается процесс восприятия документа), культуроведческой (унификация языка, стиля официальных документов совпадает с задачей их нормализации).

При унификации текстов документов соблюдаются следующие принципы: строгое соответствие между составом информации и видом документа; объективное отражение в документе социальной ситуации; использование устойчивых оборотов, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т.д.

Каждый служебный документ включает один или несколько стандартных аспектов содержания. Идеальный вариант: “один аспект - один документ”. При необходимости могут составляться и многоаспектные документы. Текст такого документа должен обязательно иметь разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые обязательно должны быть пронумерованы.

Служебные документы в зависимости от своего функционального назначения делятся на несколько больших групп: личные, директивные и распорядительные, административно-организационные, информационно-справочные, служебные и коммерческие письма, финансовые и учетные документы. Каждый документ имеет свою текстовую форму. Формы документов представлены в Типовых инструкциях по делопроизводству.