9

Лекция 10

Использование шаблонов

Шаблон – это образец документа, который содержит всевозможную информацию о структуре и оформлении документов конкретного типа.

Шаблон – это служебный файл с расширением *.DOT.

Шаблоны позволяют составлять и хранить универсальные бланки документов различного типа: писем, служебных записок, платёжных поручений. Составной частью шаблонов являются стили, определяющие внешний вид символов и абзацев. Начиная составлять определённый документ, сначала вызывается шаблон этого документов, а уже затем он заполняется. Составление документа при этом сводится к заполнению его определённых полей текстом. Один раз сделанный на основе стандартов шаблон может в дальнейшем многократно использоваться для создания документов определённого вида

Шаблоны могут включать следующие элементы:

• Текст или форматирование, одинаковые, для всех однотипных документов;

• Стили;

• Элементы списка автотекста;

• Макросы;

• Меню и назначение клавиш;

• Панели инструментов.

Для открытия нужного шаблона или создания своего на базе готового шаблона выполняется команда Файл \ Создать \ Шаблон. На вкладках диалогового окна выбрать предлагаемые шаблоны (письма и факсы, записки, др.).

	Факсимильное сообщение от [Название организации] [Контактная информация]
Кому: [Введите сюда имя] Номер факса:
Дата: 08.03.2017
Тема: [Введите сюда тему сообщения]
Примечания:

Для присоединения к документу другого шаблона выбрать команду Сервис \ Шаблоны и настройка.

Использование макросов

Макрос – это файл, в котором хранится программа последовательности действий, заданная пользователем на языке Visual Basic.

Макрос создают двумя способами:

1. Автоматически в специальном режиме ТП путём записи последовательности действий пользователя;

2. Программированием последовательности команд, подлежащих выполнению.

По команде Сервис \ Макрос пользователь имеет возможность создать свой макрос.

Автотекст

Автотекст создаётся на основе специального словаря (глоссария), включающего часто употребляющиеся слова, фразы и рисунки, которые по мере необходимости вставляются в документ.

Для ввода Автотекста

1. Установить курсор на месте вставки;

2. Выбрать команду Вставка \ Автозамена \ вкладка Автотекст.

На вкладке Автотекст в группе Имя элемента выделить нужный элемент в списке и нажать кнопку Вставить. Или ввести новый текст в поле над списком и нажать Добавить.

Автозаменапозволяет при вводе одни слова менять на другие. Эффективно используется при вводе длинных названий организаций, их адресов, символов которых нет на клавиатуре, слов в которых допускаются ошибки и т.п

На вкладке Автозамена в полеЗаменитьввести слова для замены, а в полеНа:ввести символы на которые необходимо заменять при вводе слова и нажать на кнопкуДобавитьв словарь.

Слияние документов

Для подготовки большого количества копий одного документа, которые будут отличаться только отдельными деталями, например, именем и адресом получателя имеется возможность организовать слияние документов.

Для выполнения этой процедуры необходимо иметь:

• Главный (основной) документ, содержащий постоянную информацию (любой стандартный текст);

• Документ – источник данных, для хранения переменной информации (база данных или таблица, состоящая из однотипных записей).

Пользователь создаёт общую часть письма и специальный адресный файл из однотипных записей с именами, адресами.

Фамилия – F1, Имя – F2, Отчество – F3, адрес – F4.

Каждая запись включает в себя определённое число полей.

Например, необходимо разослать письма абитуриентам, сдавшим успешно экзамен и поступившим в ВУЗ.

Главный документ – шаблон

F1^F2^F3^F4^

Уважаемый г. F1^F2^F3^,

Сообщаем, что Вы зачислены на первый курс ПГАТИ на отделение Многоканальной электросвязи.

Председатель приёмной

комиссии, профессор

Мишин Д.В.

Орлов Александр Михайлович

Самара; Садовая-220, кв. 15

Уважаемый г. Орлов Александр Михайлович, сообщаем, что Вы зачислены на первый курс ПГАТИ на отделение Многоканальной электросвязи.

Председатель приёмной комиссии, профессор

Мишин Д.В.

Документ – источник

F1^ Орлов

F2^ Александр

F3^ Михайлович

F4^ Самара; Садовая-220, кв.15

F1^ Иванов

F2^ Евгений

F3^ Иванович

F4^ Самара; Тополей- 15. кв. 4

F1^ Семёнов

……

Готовится общая часть письма и адресный файл всех зачисленных абитуриентов. В верхней части письма специальными операторами – это F1^,F2^,F3^,F4^ следует указать, где и какие поля из адресного файла должны быть помещены для каждого получателя. В результатеWordавтоматически напечатает все письма, содержащие помимо основной части адрес и данные каждого зачисленного абитуриента.

Выполняется слияние с помощью команды Сервис \ Слияние.