Типовые ошибки и проблемы, возникающие при выполнении запросов на изменение

Во время выполнения запроса на изменение Access различает четыре категории ошибок:

1. Дубликаты первичного ключа. Эта категория ошибок возникает при попытке добавления или изменения некоторой записи в таблице, приводя к появлению дублирующего значения первичного ключа или уникального индекса. Access не будет обновлять или добавлять записи, создающие такие значения. Во избежание конфликта перед попыткой добавить такие записи следует изменить значения первичного ключа в исходной таблице.

2. Ошибки преобразования данных. Ошибки этой категории возникают в тех случаях, когда вы вставляете данные в существующую таблицу и при этом оказывается, что тип данных полей-получателей не совпадает с типом данных полей-источников (и данные полей-источников не могут быть преобразованы к типу данных полей-получателей). Например, ошибка возникает, если вы добавляете текстовые значения к полю, содержащему целочисленные данные, а текстовое поле содержит буквенные символы или слишком длинную строку цифровых символов. В запросе на обновление ошибка преобразования может возникнуть, если вы используете формулу,  которая пытается произвести вычисления над полем, содержащим буквы.

3. Заблокированные записи. Ошибки этой категории возникают, когда при выполнении запроса на удаление или на обновление вы используете  таблицу, к которой имеют доступ другие пользователи сети. Access не может произвести обновление записей, которые в это время обновляются другими пользователями. Вам следует подождать некоторое время и попытаться снова выполнить обновление или удаление в тот момент, когда данные записи больше никто не использует.

4. Нарушение условий на значение. Если вставляемые или обновляемые записи не удовлетворяют условию на значение для некоторого поля для таблицы, Access сообщает вам об ошибке и не производит вставки или обновления подобных записей.

1. Основные этапы выполнения курсовой работы

1. Определяем вариант по последней цифре. Выбираем тему.

Тема

Разработать информационную подсистему «Зарплата» для автоматизации начисления почасовой заработной платы в бухгалтерии.

На каждого работника хранятся следующие данные: личный номер; фамилия, имя, отчество; отдел; должность; разряд; ставка (руб). месяц; количество дней, отработанных за месяц.

Создать следующие запросы

1. Количество отработанных дней одним из подразделений за месяц 2. Средний оклад работников

Создать форму «Табельный учет». Поля, выводимые на форму

Фамилия, должность, ставка, количество дней за месяц

Создать диаграмму, указав в ней следующие данные.

Количество отработанных дней за месяц

Создать отчет, предусмотрев в нем следующие данные

Фамилия, Должность, Количество отработанных дней за месяц Предусмотреть поле в конце отчета. Общее количество отработанных дней по всем работникам.

В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access может содержать следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль.

Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.

Основная информация хранится в таблицах. Таблица – это совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а строки – записями. Количество записей ограничено объемом жесткого диска, а допустимое количество полей – 255. Таблиц в базе данных может быть несколько. С таблицами можно работать в режиме конструктора или с помощью мастера. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.

2. Определяем количество таблиц. В данном случае достаточно трех таблиц.

Первую таблицу назовем «Данные» в ней будут храниться данные на работников, и она будет содержать следующие поля:

• личный номер (ключевое поле);

• фамилия, имя, отчество;

• отдел;

• должность;

Вторую таблицу назовем «Тариф» в ней будут храниться данные относящиеся к тарифной сетке, она будет содержать следующие поля:

• должность (ключевое поле);

• ставка (руб).

Третью таблицу назовем «Табель» в ней будут храниться данные относящиеся к работе, она будет содержать следующие поля:

• личный номер;

• месяц;

• количество часов, отработанных за месяц.

Рисунок 3.2 Таблица «Данные»

Рисунок 3.3. Таблица «Тариф»

Рисунок 3.4. Таблица «Табель»

3. После создания таблиц определяем связи между таблицами.

Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных». Это удобный графический инструмент, позволяющий создавать связи между определенными полями таблиц, задавать различные типы отношений, устанавливать ограничения ссылочной целостности. При этом изменения сразу применяются в базе данных.

Рисунок 3.5. Схема данных

После этого происходит заполнение таблиц данными.

Рисунок 3.6. Завполненные таблицы «Данные», «Тариф», «Табель»

4. По заданию необходимо создать два запроса: с указанием количества отработанных дней одним из подразделений за месяц и средний оклад работников.

Запрос – это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запросы используются так же в качестве источника данных для форм и отчетов. Запрос содержит SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных.

Рисунок 3.7 Запрос «Количество отработанных дней Администрацией за май» выполненный на языке SQL.

Рисунок 3.8 Запрос «Средняя ставка работников»

5. Следующим этапом работы с базой данных было создание формы.

Форма представляет собой специальный формат экрана, используемый для разных целей, чаще всего для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их и т.д. с применение форм можно представить записи в удобном для пользователя виде. Все элементы добавляемые в форму – поля, надписи, списки, переключатели, кнопки, линия – являются элементами управления.

6. Задание предусматривало создание диаграммы, с указанием в ней общего количество отработанных дней в мае и июне.

7. Создание отчета. По заданию необходимо в конце отчета указать общее количество отработанных дней каждым работником.

Отчеты – это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать и вместе с тем это способ вывода данных из базы на печать в том виде, в котором требуется пользователю. С помощью отчета можно расположить информацию на листе в удобном для пользователе виде с различным оформлением.

Таблица 1

Таблица 2

Таблица 3

База данных