Описание аудита
Общие положения.
Внутренние аудиты (далее — внутренние проверки или ВП) проводятся в подразделениях через запланированные промежутки времени, чтобы установить:
а) соответствует ли система менеджмента качества запланированным требованиям;
б) эффективно ли действует система менеджмента качества и поддерживается ли она в рабочем состоянии.
Подготовка аудиторов.
Внутренние проверки проводят подготовленные и аттестованные аудиторы. Программой внутренних проверок и подготовкой аудиторов руководит представитель руководства по системе качества. Требования к квалификации, опыту и личным качествам аудиторов приведены далее. При проведении внутренней проверки один из аудиторов назначается главным ведущим аудитором. Функции и полномочия ведущего аудитора приведены ниже.
Планирование внутренних проверок.
Годовой план внутренних проверок (ВП) на следующий год составляет и утверждает у генерального директора представитель руководства по системе менеджмента качества не позднее 15 декабря текущего года. Количество плановых ВП процессов и подразделений не менее двух в год. Утвержденный годовой план представитель руководства рассылает начальникам подразделений, указанных в плане, не позднее 20 декабря текущего года. Внеплановые ВП вносятся в свободные графы с указанием даты и причины проведения.
Проведение внутренних проверок.
Для проведения плановой или внеплановой ВП представитель руководства по системе менеджмента качества назначает группу из 2—3 аттестованных аудиторов. Один из аудиторов назначается главным для проведения данной ВП. Аудиторы назначаются исходя из принципов независимости от начальника проверяемого подразделения и компетентности в области деятельности, подлежащей проверке.
Примечание. Рекомендуется, если это возможно, каждую следующую проверку процесса (подразделения) проводить другим составом аудиторов.
Фамилии аудиторов, область и дату проверки доводит до сведения начальника проверяемого подразделения ведущий аудитор по данной проверке. Все возражения и замечания начальника проверяемого подразделения по организации ВП рассматриваются на совещании с участием данного начальника, главного аудитора и представителя руководства для принятия согласованного решения.
При проведении проверки главный аудитор может распределить обязанности между членами группы аудиторов. При проведении ВП должен присутствовать представитель проверяемого подразделения. Им может быть:
начальник проверяемого подразделения;
уполномоченный по качеству подразделения;
представитель подразделения, назначенный начальником для участия в данной ВП.
Все аудиторы имеют право на получении полной и достоверной информации о деятельности проверяемого подразделения (процесса), но при этом представителю подразделения следует обращать внимание аудиторов на то, какая информация является конфиденциальной и не подлежит разглашению.
В ходе проверки аудиторы заполняют Протокол внутренней проверки (отчет по аудиту).
Все спорные вопросы и разногласия должны быть сняты до подписания протокола ВП.
Итоговая оценка и выявленные отклонения заносятся ведущим аудитором в «Отчет по результатам внутренней проверки». Начальник проверенного подразделения организовывает проведение анализа отклонений, разработку и внедрение корректирующих действий по всем отклонениям, выявленным в ходе проверки. Корректирующие действия оформляются в двух экземплярах. «Отчет о внутренней проверке» подписывают аудитор и начальник проверяемого подразделения.
Контроль за разработкой и внедрением корректирующих действий по результатам отклонений, выявленных в ходе аудита.
Ведущий аудитор контролирует внедрение разработанных корректирующих действий и в случае срывов сроков немедленно докладывает представителю руководства по системе менеджмента качества.
После внедрения и проверки эффективности корректирующих действий начальник подразделения сообщает об этом главному аудитору, который организовывает повторную проверку. В этом случае проверке подвергается только область обнаруженного и устраненного отклонения.
Требования к квалификации, опыту и личным качествам аудитора
Квалификация (знания):
(организации)
• наличие высшего или среднего специального образования;
• знание основополагающих нормативных документов
• знание документации системы менеджмента качества (СМК) _______________________
_____________________________________________________________________________
(организации)
• знание принципов, методов и организации проведения проверок СМК
• знание статистических методов управления качеством.
Опыт:
• опыт работы в ______________ не менее 1 года;
• умение работать с документами;
• участие не менее чем в двух проверках, проводимых специалистами, допущенными к работе (в течение первого года внедрения СМК допускается участие в проверках аудиторов без практического опыта проверок).
Личные качества:
• умение выслушивать собеседника, коммуникабельность;
• объективность и реалистичность;
• умение аналитически и гибко мыслить;
• целеустремленность в улучшении качества;
• умение устно и письменно выражать свои мысли;
• тактичность, лояльность;
• неразглашение конфиденциальной информации, полученной в ходе проведения ВП.
Функции и полномочия главного аудитора
Функции главного аудитора:
• формирование группы аудиторов и организация ее работы;
• установление и разъяснение объекта и целей проверки аудиторам и руководству проверяемого подразделения;
• представление группы руководству проверяемого подразделения;
• руководство аудиторами в ходе проверки;
• решение спорных вопросов своего уровня и представление нерешенных спорных вопросов представителю руководства;
• составление протокола аудита и утверждение отчета о результатах аудита;
• контроль внедрения корректирующих действий;
• проверка эффективности корректирующих действий;
• проведение итогового совещания;
• передача (рассылка) документов по ВП;
• хранение и ведение документации по аудиту до сдачи в архив ОТК.
Главный аудитор наделен полномочиями:
• получать всю информацию, необходимую для проведения аудита;
• принимать решения по вопросам организации проведения аудита и оценки его результатов;
• контролировать внедрение корректирующих действий;
• назначать дополнительный аудит для проверки эффективности корректирующих действий по устранению отклонений, выявленных в ходе аудита.