11

Тема 12. Теоретико-методологические аспекты самоменеджмента управляющего

Самоменеджмент — это последовательное применение практических методов управления в повседневной деятельности, направленное на оптимальное и осмысленное использование персональных ресурсов человека (интеллект, воля, способности и т. д.). Искусство управлять собой, своим временем, своей жизнедеятельностью, руководить течением своей жизни, развиваться и совершенствоваться – неполный перечень задач, рассматриваемых самоменеджментом. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так в личной жизни.

То, что эффективная организация деятельности любой личности возможна и необходима, убедительно доказывают теория и практика управления. Особенно это касается процессов социализации и профессионализации. Но, к сожалению, на сегодняшний день новейшие достижения науки в области изучения управления являются достоянием достаточно узкого круга специалистов. Между тем, как показывает практика, персональный менеджмент способствует значительному повышению эффективности деятельности не только профессиональных управленцев, но и практически любого специалиста в любой сфере жизни общества.

Очевидно, что искусству управлять как собой, так и другими, нужно учиться. Кто не научиться управлять собой, тот не сможет управлять другими – гласит древняя мудрость. Как можно хорошо понимать других, если не понимаешь самого себя. Потому, прежде всего, человек должен познать самого себя.

Каждому человеку вообще и в особенности тому, кто готовит себя к работе организатора-менеджера или уже является таковым, в первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой типична неупорядоченность действий, обусловленная внешними обстоятельствами, в ситуацию целенаправленных и выполнимых задач. Даже тогда, когда на вас со всех сторон сваливаются разные задания и работа прямо-таки захлестывает, можно благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, каждый день выделяя резерв времени (в том числе и для досуга) для действительно руководящих функций.

Многие менеджеры слишком ориентированы на процесс деятельности, а не на его результаты. При таком подходе они предпочитают:

• правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;

• решать проблемы вместо того, чтобы создавать творческие альтернативы;

• сохранять средства вместо того, чтобы оптимизировать использование средств;

• выполнять долг вместо того, чтобы добиваться результатов;

• уменьшать затраты вместо того, чтобы повышать прибыль.

Преимущества овладения искусством самоменджмента состоят в выполнении работы с меньшими затратами времени, лучшей организацией труда; меньшей спешке и влиянии стрессов; большем удовлетворении от работы; активной мотивации труда; росте квалификации; снижении загруженности работой; сокращении ошибок при выполнении своих функций; достижении профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

Основными навыками и способностями, которыми должен обладать менеджер для эффективного управления являются: способность управлять собой, разумные личные ценности, чёткие личные цели, упорный постоянный личный рост, навыки и упорство решать проблемы, изобретательность и способность к инновациям, высокая способность влиять на окружающих, знание современных управленческих подходов, способность формировать и развивать эффективные рабочие группы, умение обучать и развивать подчинённых.

Перечисленные качества обеспечивают основу для оценки каждым менеджером своих возможностей по отношению к требованиям их работы. Когда какие-либо из указанных навыков и способностей отсутствуют у менеджера, возникает ограничение. В связи с этим были определены соответствующие ограничения:

1. Неспособность управлять собой, проявляется в том, что руководители рискуют своим здоровьем, позволяя волнениям и рабочим заботам поглощать их энергию. Они не умеют правильно "разряжаться", не полностью используют свое время, энергию и навыки, не способны справиться со стрессами, возникающими в жизни управленца.

2. Размытые личные ценности свойственны менеджерам, для которых не ясны собственные основные принципы или последние у них непостоянны, либо тем, чьи ценности не соответствуют времени.

3. Нечеткость личных целей присуща менеджерам, не способным определять цели или стремящимся к недостижимым либо нежелательным целям — часто к таким, которые не отвечают велению времени. Они недооценивают альтернативные варианты и упускают поэтому важные возможности, а на незначительные вопросы расходуют все время и силы.

4. Остановленное саморазвитие встречается у тех менеджеров, ко­торые не могут преодолеть свои слабости и работать над соб­ственным ростом. Они недостаточно динамичны, склонны избе­гать острых ситуаций, позволяют скрытым способностям так и остаться неразвитыми, теряют природную гибкость, и их деловая жизнь превращается в рутину тем более, чем чаще они в интересах личной безопасности исключают из своей деятельности риск.

5. Недостаточность навыка решать проблемы обнаруживается у тех менеджеров, которые не могут методично и рационально работать над решением проблем и добиваться качественных результатов, проводить совещания по решению проблем, установлению целей, обработке информации, планированию и контролю.

6. Недостаток творческого подхода присущ менеджерам, не знакомым с методами повышения изобретательности или же считающим их несерьезными и поверхностными, однако высокая изобретательность требует готовности бороться с препятствиями и неудачами. Руководители, не желающие из-за трудностей экс­периментировать, рисковать или сохранять творческий подход в работе, ограничены недостатком творческого подхода.

7. Неумение влиять на людей присуще тем менеджерам, которые не способны получить требуемые поддержку и участие и в результате не могут обеспечить необходимые для успеха ресурсы.

8. Недостаточное понимание особенностей управленческого труда свойственно руководителям, которые не стремятся устанавливать обратные связи, не способны заинтересовать своих подчиненных перспективой выделения себя среди других. Часто такие руководители недостаточно хорошо понимают мотивацию работников, их управленческий стиль устарел, не соответствует условиям, неэтичен или негуманен.

9. Слабые навыки руководства менеджера проявляются в результатах работы и взаимоотношениях подчиненных в группах. Внутри таких групп роли обычно плохо определены, организация работы расточительна, а взаимоотношения оставляют желать лучшего. Здесь мало кто признает вклад руководителя, и моральное состояние группы зачастую быстро ухудшается.

10. Неумение обучать обнаруживается у менеджеров, не способных помочь подчиненным в их саморазвитии. Требования по их обучению четко не определяются и времени на саморазвитие не хватает. Люди часто работают, не имея обратной связи с руководителем, а его оценки и рекомендации формальны.

11. Низкая способность формировать коллектив присуща руководителю тогда, когда ему не удается превратить группу в квали­фицированный и результативный коллектив, ее работа обычно сопровождается трудностями или не дает отдачи.

Как видим, каждое из ограничений, будучи преодоленным в результате самоменеджмента, способствует повышению профессионального управленческого и творческого потенциала менеджера и тем самым увеличивает его шансы и перспективы успешной деловой карьеры. Это, по-видимому, может служить основанием для использования данной технологии самоменеджмента в осуществлении деловой карьеры. В то же время два ограничения наиболее влияют на ее успех – это "Неспособность управлять собой", что выражается в отсутствии или недостаточности усилий, направленных на поддержание физического здоровья, рациональное распределение сил, преодоление трудностей, выход из стрессов, рациональное распределение и максимальное использование времени и возможностей. Другое ограничение "Остановленное саморазвитие" предполагает выяснение того, что такое саморазвитие, общих ограничений на пути высвобождения личного потенциала, переоценку собственных достижений, профессионального и должностного роста, эффективную обратную связь, развитие открытости и гибкости, определение степени потребности в саморазвитии. Методика самоменеджмента по ограничениям предусматривает исследование с использованием системы тестов своих личных ограничений, уточнение, в чем они состоят и как работать по их устранению. Следующий тест дает возможность установить степень эффективности применения в вашей работе самоменеджмента. При ответе используйте следующую схему самооценки в баллах: 0 — почти никогда; 1 — иногда; 2 — часто; 3 — почти всегда.

Тест.

1. Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования.

2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.

3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.

4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно.

5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. В первую очередь я делаю то, что наиболее важно.

6. Свой рабочий день я пытаюсь, по возможности, освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посе­тителей и неожиданно созываемых совещаний.

7. Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.

8. В моем плане времени есть "окна", позволяющие реагировать на актуальные проблемы.

9. Я стараюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих "жизненно важ­ных" проблемах.

10. Я умею говорить "нет", когда на мое время претендуют другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.

Результат подсчета суммы баллов:

0-15 баллов - Вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из целей Вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его;

16 -20 баллов - Вы пытаетесь овладеть своим временем, но не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех;

21-25 баллов - у Вас хороший самоменеджмент;

26-30 баллов - вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально использовать свое время.

Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности. Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций может охватывать шесть фаз:

1. постановка цели – анализ и формирование личных целей;

2. планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;

3. принятие решений по конкретных делам;

4. организация и реализация – составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач;

5. контроль – самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости – корректировка целей);

6. информация и коммуникации – фаза, свойственная в определенной степени всем функциям, так как и коммуникации, и обмен информацией необходимы на всех фазах самоменеджмента.

Отдельные функции не обязательно строго следуют одна за другой, а могут переплетаться.

1. Постановка цели. Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели (рис.12.1). Для этого могут использоваться различные технологии. Необходимо ответить для себя на следующие вопросы:

- Каких целей Вы хотите достичь?

- Согласуются ли они между собой?

- Существуют ли так называемая высшая цель и определённые промежуточные цели на пути к главной?

- Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам ещё надо работать (слабые стороны)?

Ситуационный анализ представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).

Путём анализа своих способностей мы определяем, что вообще мы можем совершить, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей мы располагаем. С другой стороны, мы должны ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков. Возможно также составление баланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение качеств, следствием отсутствия которых они были.

Рис.12.1 . Процесс постановки целей

В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией.

При этом необходимо помнить о физическом состоянии, здоровье, о самообразовании и о своём культурном просвещении. Необходимо не брать на себя слишком много и устанавливать также краткосрочные цели, согласованные с достижением своих долгосрочных глобальных целей.

2.     Планирование. Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени. Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на исполнение и в конечном счёте приводит к экономии времени в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы сэкономим. У времени, как у многих других процессов, когда-то наступает оптимум, после которого дальнейшее планирование не имеет смысла. Известно, что если уделять планированию хотя бы 10 минут в день, то можно сэкономить до 2-х часов.

При планировании времени необходимо определить причины дефицита времени, которые часто заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым.

2. Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.

3. Постоянные доработки дома. При этом время отведённое на отдых расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.

4. Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.

5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

6. Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.

7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она порождает хроническую нехватку времени.

Одним из методов определения причин дефицита времени является инвентаризация времени.

Необходимо проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы устранить случайность потерь времени. Симптомы тревожащей руководителя временной проблемы можно определить по следующим признакам:

1. отсутствие чёткого расписания работы на текущий день (руководитель не знает, что ему сегодня предстоит сделать в первую очередь, что – во вторую);

2. секретарь не в курсе дел своего шефа (секретарь – прежде всего помощник своего руководителя);

3. несвоевременность ответа на деловые письма (потому что руководителю всё как-то некогда);

4. продолжение работы над деловыми бумагами дома, по вечерам (в служебные часы не хватает времени);

5. непрерывные помехи в работе, вызванные частыми телефонными звонками и наплывом посетителей (руководитель стремится со всеми разговаривать сам);

6. постоянное выполнение работы за своих подчинённых (в частности, и потому, что руководителю кажется: так надежнее);

7. большой поток всевозможных рутинных дел (руководитель буквально «тонет» в мелочах);

8. частая спешка при выполнении заданий со стороны вышестоящего руководства (очень часто вызвана несвоевременностью начала работы над ними).

Таким образом, техника самоменеджмента включает в себя:

1. анализ использования времени;

2. анализ временных потерь;

3. разбор “поглотителей” времени.

При анализе использования времени прежде всего необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал руководитель. Для этого могут использоваться такие таблицы, как анализ видов деятельности и расхода времени, листок дневных помех. Анализировать можно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. анализировать сильные стороны и слабые стороны.

При анализе временных потерь необходимо вспомнить весь рабочий день и постараться понять где было затрачено времени больше, чем нужно для той или иной задачи. Только при этом можно понять какие были допущены временные ошибки.

Принципы и правила планирования времени. Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать целей мы прежде всего должны чётко представить себе свой бюджет времени и совокупность своих задач. Тогда мы будем готовы перепоручать менее важные дела и уменьшать их число.

При планировании следует придерживаться некоторых основных правил:

1. При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными. Таким образом, 60% - это запланированное время, 20% - непредвиденное время, 20% - время на решение спонтанно возникших проблем.

2. Необходимо документировать потраченное время. При этом надо указывать как и на что оно было потрачено.

3. Сведение задач воедино – план действий. Чтобы составить хороший план необходимо иметь представление о предстоящих делах, к примеру, разделить их на долгосрочные, средне- и краткосрочные дела.

4. Регулярность – системность – последовательность.

5. Реалистичное планирование. Необходимо планировать лишь тот объём задач с которым мы реально можем справиться.

Рис. 12.2. Система планирования времени

Составление планов дня с помощью метода “Альпы”. Этот метод включает 5 стадий:

а) составление заданий;

б) оценка длительности акций;

в) резервирование времени (в соотношении 60:40);

г) принятие решений по приоритетам и перепоручению;

д) контроль (учёт несделанного).

Дневник времени – является важнейшим рабочим средством самоменеджмента. Это и календарь-памятка, и записная книжка. А также дневник является хорошим инструментом планирования, справочником и инструментом контроля.

Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.