6.3 Консолидация данных
Другим инструментом обобщения и анализа данных является консолидация.
Например, если нужно обобщить данные (просуммировать, подсчитать общее количество, найти среднее, максимум, минимум и др.) из одной и той же ячейки на разных листах рабочей книги или на разных книгах, из нескольких однотипных таблиц на одном и том же или нескольких листах книги либо нескольких книг, следует консолидировать эти ячейки, и тогда заданная операция будет выполняться автоматически.
Таким образом, консолидация данных позволяет собрать в одной области информацию из нескольких источников данных.
Консолидировать данные можно несколькими способами:
по расположению данных;
по категориям;
с помощью трехмерных ссылок в формулах.
Метод консолидации по расположению данных используется, если данные занимают одинаковое число ячеек с одинаковым расположением в нескольких местах одной рабочей книги.
Метод консолидации по категориям (или по подписям) используется, если требуется обобщить данные таблиц, расположенных на разных листах рабочей книги, имеющих одинаковые заголовки столбцов и рядов, но различные макеты диапазонов данных.
Метод трехмерных формул позволяет объединить ячейки с помощью формул, используя в них ссылки на ячейки, расположенные в разных листах рабочей книги или в разных книгах.
Рассмотрим реализацию метода консолидации.
Пусть обобщенные данные необходимо расположить на отдельном листе рабочей книги. Тогда для выполнения, например, консолидированного суммирования числовых данных необходимо выполнить следующие операции.
Создайте таблицы одинаковой структуры посещаемости стран за январь (на новом листе) и за февраль (на новом листе) (см. рис. 6.19).
Рис. 6.19 Таблица посещаемости стран за январь
Выделите на новом листе одну или несколько ячеек.
Используя оконное меню, выберите команды: Данные →Работа с данными→ Консолидация. В результате на экране появится диалоговое окно Консолидация (рис. 6.20).
В диалоговом окне в поле Функция выберите функцию для обобщения данных (в нашем примере, функцию Сумма).
В поле Ссылка укажите первый диапазон ячеек, который будет участвовать в консолидации. Его не следует вводить непосредственно, требуемый диапазон необходимо выделять.
Для включения диапазона в группу обрабатываемых данных нажмите Добавить. Выбранный диапазон отобразится в поле Список диапазонов.
Повторите ввод других диапазонов данных, участвующих в обобщении, используя поле Ссылка и кнопку Добавить.
В зависимости от выбранного способа консолидации установить требуемые значения группы флажков Использовать в качестве имен. Если консолидация выполняется по расположению данных, то флажки не устанавливаются. Если консолидация выполняется по категориям, то устанавливаются флажки, соответствующие подписи верхней строки и значению первого столбца. Для создания связи между источником данных и обобщенными данными установите флажок Создавать связи с исходными данными.
Закройте диалоговое окно кнопкой ОК, что приведет к объединению данных в одну или несколько изначально выделенных ячеек. Консолидация будет завершена.
Рис. 6.20 Диалоговое окно консолидации данных
Рис. 6.21 Результат консолидации данных
Контрольные вопросы
Какова технология подведения промежуточных итогов?
Как выполнить промежуточные итоги по одному или нескольким полям списка?
Что такое сводная таблица? Каково ее назначение и сферы применения?
Какова технология создания сводных таблиц?
Как изменить параметры сводной таблицы?
Назовите основные значения параметров сводной таблицы.
Что такое вычисляемое поле?
Для чего используется механизм создания вычисляемых полей? Как создать вычисляемое поле?
Что такое вычисляемый элемент? Как его создать?
Как сгруппировать и разгруппировать данные сводной таблицы?
Что такое консолидация данных?
Какие существуют способы консолидации данных?
Можно ли выполнить консолидацию и на основе одной таблицы?