- •2. Документационное обеспечение коммерческого предприятия
- •3. Общие правила оформления управленческих документов
- •4. Требования к бланкам документов предприятия
- •5. Составление текстов служебных документов
- •6. Основные документы управления
- •6.1 Приказы по основной деятельности
- •6.2 Протоколы
- •6.3 Акты
- •6.4 Контракты
- •6.5 Должностные инстукции
- •6.6 Доверенности
- •7. Составление личных документов
6.5 Должностные инстукции
В комплексе организационных документов коммерческих предприятий (уставе, учредительном договоре, структуре и штатной численности, штатном расписании и др.) особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используется при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.
Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.
Должностная инструкция содержит следующие разделы:
Общие правила.
Функции.
Должностные обязанности.
Права.
Ответственность.
В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.
Хранятся должностные инструкции 3 года после замены новыми (статьи 55, 56 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).
6.6 Доверенности
Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).
По своему назначению доверенность является документом для представительства доверенного лица от имени доверителя перед третьими лицами.
Доверенности бывают двух разновидностей:
официальные, выданные предприятием;
личные, выданные гражданином (физическим лицом).
Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени предприятия.
Доверенность может быть оформлена на бланке предприятия. Если действия, указанные в доверенности, касаются денежных или материальных ценностей, она подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером.
Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий и стипендий, вкладов в банках, корреспонденции, в том числе денежной и посылочной. Перечисленные доверенности нотариального удостоверения не требует (статья 185 пункт 4 Гражданского кодекса РФ).
Доверенности выдаются, как правило, на срок проведения действий, указанных в ней.
Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течении года со дня ее выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи (статья 186 Гражданского кодекса РФ).
Доверенности хранятся 3 года (статьи 80, 314 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).
7. Составление личных документов
В случае необходимости персонального обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.п. к руководству предприятия или в государственные учреждения составляют документы личного характера. Когда автором документа является его составитель. К таким документам относятся:
заявление;
резюме;
автобиография;
расписка;
доверенность (личная) и т. д.
Текст их может быть произвольным и составляется самим автором, но такие реквизиты, как название вида документа, дата, подпись, должны быть обязательно.
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Заявление должно иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, адрес (кому), текст, подпись.
Некоторые формы заявлений могут быть унифицированы и представлены в виде бланков, например, заявление об увольнении.
Резюме – документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие, чаще всего в униформу.
Резюме содержит: название вида документа; дату; указание фамилии, имени, отчества, должности и почтового адреса претендента, телефона; текст и подпись.
Текст резюме состоит из следующих разделов:
персональные данные;
цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел бы получить претендент);
образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы);
опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат);
дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т. д.);
рекомендации (с фамилиями и телефонами).
Автобиография – документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправлений и помарок) дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности.
Автобиография имеет следующие реквизиты: название вида документа; текст (краткие сведения о себе в хронологическом порядке); подпись; дату.
Расписка – это документ подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей.
Расписка содержит следующие реквизиты: название вида документа; дату; текст; подпись лица, давшего расписку. Текст расписки включает:
должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-либо;
перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы);
подпись давшего расписку.
Личная доверенность – это документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя (гражданина). Личная доверенность имеет следующие реквизиты: название документа; дату; фамилию имя, отчество лица, которому выдана доверенность; содержание; подпись доверителя; подпись должностного лица, заверившего доверенность; печать.