Практическая работа 2 «Состав и оформление документов справочно-информационной документации»

Цели практического занятия:

- овладение технологией работы составления справочно-информационной документации;

- освоение способов оформления справочно-информационной документации;

Краткие теоретические сведения

1 Виды справочно-информационных документов

Управленческаядеятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на три группы: организационные документы; распорядительные документы; справочно-информационные документы. Третья группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные (служебные) записки, акты и другие документы.

2 Оформление справок

Справка – это документ, информационного характера, содержащий описание и подтверждение каких-либо фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов. Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Текст справки печатается через 1,5 интервала. Если к документу прикладываются другие документы, то оформляется реквизит «Приложение» после основного текста.

Реквизиты справки: наименование организации или структурного подразделения – автора документа; наименование вида документа (СПРАВКА); дата, номер; адресат; заголовок; текст; приложение (если есть); подпись; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

3 Оформление служебных записок

Служебная* записка – общее название докладных или объяснительных записок.

Докладная записка- документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащей выводы и предложения составителя.

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения и оформляется через полуторный интервал. Не следует текст начинать словами: "Довожу до Вашего сведения...". Если к документу прикладываются другие документы, то оформляется реквизит «Приложение» после основного текста.

Реквизиты служебной записки: наименование организации или структурного подразделения – автора документа; наименование вида документа – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА); дата, номер; адресат; заголовок; текст; приложение (если есть); подпись; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.