ПР-21

Практическая работа

Создание форм, запросов и отчетов на основе таблицы базы данных.

Цель работы: сформировать практические умения создания и использования форм, отчетов и запросов в Ms Access.

Оборудование: компьютеры класса Pentium

Сведения из теории

Форма — это средство, используе­мое для ввода и отображения дан­ных таблицы. Форма представляет собой окно с набором элементов управ­ления. Элементом управления называ­ется визуальный объект, используемый для отображения информации, ввода и изменения данных, выполнения опре­деленных действий или просто для ук­рашения формы. Примерами элементов управления могут служить подписи, текстовые поля, управляющие кнопки и графические объекты — линии, рамки и т. д.

Следует учитывать, что сама по себе форма не хранит никакой информации; она всего лишь обеспечивает удобные средства работы с информацией, храня­щейся в одной или нескольких табли­цах. Каждый элемент управления на форме соответствует одному полю таблицы

Использование формы :

Пример формы «Сотрудники» для ввода информации о работниках некоторого предприятия (Рис.1).

Переход на первую запись

Рис.1

Для добавления в таблицу с помощью новой формы: откройте БД, откройте таблицу, для которой создаете форму и перейдите на вкладку Создание - Формы, щелкните ПКМ на имени формы и выберите Режим формы.

Для редактирования уже созданной формы перейдите в категорию Формы (рис.2), выберите двойным щелчком нужную форму из списка и проводите редактирование. Пока вы не закроете и не сохраните форму, данные в таблице, для которой создана эта форма, не появятся.

Рис. 2

Печать форм: делается, как и в других программах Office с помощью команд Параметры страницы, Предварительный просмотр и Печать в меню Файл.

Создание формы: в окне базы данных выбрать объект Формы и один из режимов «Создание формы с помощью конструктора» и «Создание формы с помощью мастера».

В режиме конструктора элементы управления помещаются на форму пользователем (двойной щелчок ПКМ на имени поля из списка, расположенного в правой части), а в режиме мастера поля на форму выбираются из списка, также из предложенного набора выбирается стиль оформления и внешний вид формы.

Запросы. Представляют собой средства для извлечения информации из БД. В результате запроса выводятся только те записи, которые удовлетворяют запросу.

Простейший бланк запроса – это Расширенный фильтр (Записи – Фильтр – Расширенный фильтр). Можно задать критерии отбора по нескольким полям. Далее выполнить команду Фильтр – Применить фильтр.

Простой запрос: в окне базы данных выбрать Создание и далее «запроса с Конструктор запросов» или «Мастер запросов».

Создание запроса с помощью конструктора :

• В появившемся окне во вкладке Таблица выбрать таблицы, данные из которых нужны для запроса, и закрыть это окно;

• В строке «Поле» выбрать имя поля, которое хотите видеть в отчете по запросу;

• В строке «Сортировка» выбрать порядок сортировки, если она нужна;

• В

  

  строке «Вывод на экран» выбрать поставить

• В строках «Условие отбора» и «или» можно записать 2 условия. Например, для таб. номера: Условие отбора >100 или = 10 Выведутся табельные номера : 10 и те, значения которых >100.

• А

  

  налогично ввести критерии запроса для других полей

• Для просмотра результатов щелкните на панели инструментов по кнопке

Редактирование запроса: в окне базы данных выбрать нужный запрос и перейти в режим конструктора.

Отчеты предназначены для вывода на печать. На экране их обычно не просматривают, для этого обычно используют формы.

Стандартные отчеты делятся на столбцовые (напоминают форму. Каждое поле выводится в отдельной строке) и ленточные (в виде таблицы. На различных уровнях этой структуры могут находиться итоговые значения).

Создание стандартного отчета:

• Откройте БД;

• Откройте окно конкретного Запроса или какой-либо таблицы (по которой хотите создать отчет);

• Перейдите на вкладку Создание, выберите кнопку Отчет

• Выберите режим «Создание отчета в режиме конструктора» или «Создание отчета с помощью мастера»

• Удобно пользоваться Мастером отчетов. Здесь нужно выбрать таблицы, необходимые для формирования отчета, и из них выбрать поля, которые вы поместите в отчет.

• Далее добавить уровни группировки (для группировки записей в отчете)

• Далее появляется окно для настройки сортировки

• Если щелкнуть на кнопку Итоги, то в следующем окне можно определить, какие итоговые значения нужно вывести (Sum – сумма, Avg – среднее значение, Min –минимальное значение, Max – максимальное значение)

• В следующем окне выберите вид макета для вывода отчета;

• В следующем окне выберите стиль отчета;

• В последнем окне задайте имя отчета.

Порядок выполнения работы

1. Загрузите базу данных «Кадры».

2. Создайте форму для просмотра записей таблицы «Сотрудники»

3. Добавьте, находясь в форме, 5 новых записей.

4. Для базы данных «Кадры» создайте запрос в режиме Конструктора:

Табельный номер	Фамилия	Имя	Отчество	Отработано дней январь

Причем установить сортировку Табельного номера по возрастанию и задать условия вывода: >135 или <100.

5. Создайте отчет «Отработано в январе», где задайте группировку по должности, задайте сортировку по табельному номеру.

6. Аналогичным образом создайте отчет по сотрудникам и отработанному ими времени за январь и февраль.

7. Сохраните результаты работы.

8. Оформите отчет по работе

Контрольные вопросы

1. Сформулируйте определение формы, запроса, отчета базы данных.

2. Назовите способы создания формы, запроса, отчета базы данных.

3. Расскажите о порядке создания формы.

4. Расскажите о порядке модификации формы.

5. Расскажите о механизме использования расширенного фильтра.

6. Расскажите о механизме создания запроса с помощью конструктора.

7. Расскажите о механизме создания запроса с помощью мастера.

8. Расскажите о механизме создания отчета с помощью конструктора.

9. Расскажите о механизме создания отчета с помощью мастера.

10. Как осуществить переименование формы, запроса, отчета базы данных.