Вопрос 1. Организация закупки на предприятие питания

Выбор поставщиков сырья начинается с анализа потребностей заведения согласно меню. Цели и задачи, которые должны быть поставлены перед руководителем производства выглядят следующим образом:

- определение всех видов меню, которые будут внедрены в виде специальных предложений и различных форм обслуживания в течение отчетного периода (месяца, квартала, а желательно года);

- составление полного ассортиментного перечня сырья применяемого в ресторане в течение года. Составляя перечень необходимо стремиться к замене аналогичных по свойствам продуктов наиболее универсальными. Утверждение данного ассортиментного перечня у директора, управляющего или собственника;

- разработка плана продаж блюд каждой из категорий на выбранный период (месяц, квартал, полугодие, год) на основании отчетности предыдущих периодов и плана по увеличению продаж в соответствии с планом маркетинговых мероприятий;

- разработка товароведческих требований ко всем видам сырья (сортность, калибр, форма упаковки, вес единицы продукта, страна происхождения и т.д.). Лучше выбирать упаковку прямоугольной формы. Это экономит до 40% пространства холодильника и морозильника. А также выбирать упаковку объема, максимально соответствующего плану снабжения и плану выпуска.

- приобретение выборочных образцов продукции для дегустации.

Предварительно составленный перечень поставщиков анализируется на основании специальных критериев. Зачастую ограничиваются ценой и качеством поставляемой продукции, а также надежностью поставок. Но к критериям, принимаемым во внимание при выборе поставщика, относят так же: удаленность поставщика от производства, сроки выполнения заказов; организацию управлением качества у поставщика; финансовое положение поставщика, его кредитоспособность и др.

Таких фирм должно быть 2-3 по основным направлениям закупаемых товаров (мясо-рыба, бакалея, напитки, овощи-фрукты, хозяйственные товары). Обычно выбирают крупную компанию поставляющую полную линейку продукции и небольшие компании. Перебои с завозом импортных товаров бывают довольно часто, и поставщик должен быть не один.

После выбора компаний-поставщиков, с ними заключаются договора о поставках. Конкуренция среди компаний высока, что ведёт к повышенному уровню сервиса (особенно от небольших компаний). При высоком объёме заказа делают скидки, при необходимости привозят товар к определенному времени, а иногда, если требуется что-то срочно, то и по телефонному звонку, в течении нескольких часов. Товар обычно хорошего качества, в случае расхождение веса или количества, ненадлежащего качества быстро заменяется курьером).

Доставка продуктов может осуществляться централизованным и децентрализованными способами. Централизованная доставка товаров на предприятия осуществляется силами и средствами поставщиков. При централизованной доставке предприятие освобождается от необходимости иметь свой транспорт. При децентрализованной доставке вывоз товаров от поставщиков обеспечивает непосредственно само предприятие, используя свой транспорт. Необходимо на каждую машину, предназначенную для перевозки продуктов, иметь санитарный паспорт, выданный учреждениями санитарно-эпидемиологической службы. Централизованная доставка является более выгодной в пересчете на логистические расходы, но закупки продукции (независимо от их стоимости) для производства специалитетов или авторских блюд целесообразнее осуществлять у частных производителей.

Мошеничество при закупке товаров. Закупки производятся по завышенным ценам при оплате наличными. Например завышение цены даже на 1-2 рубля за килограмм муки, закупаемой пекарней у фермера, на первый взгляд не вызывает подозрений и может быть легко аргументированно закупщиком, но при месячной закупке 20.000 кг чистая прибыль заведения серьёзно уменьшается. Для предотвращения такой ситуации необходимо контролировать цены на основные закупаемые товары (обычно это 7-10 наименований) и до минимума сокращать оплату наличными.

Закупка значительно большей, чем необходимо партии товара, которая даёт разницу в ценах на оптовые закупки. Также поставщики периодически предлагают выкупить оптом какую-либо партию товара за бонус. Каждая такая закупка должна быть обоснованна (сезонное повышение цен, перебои поставок, снятие товара с производства) и проверена достоверность этой информации и размер скидки.

Покупать товар у "своей" посреднической фирмы, зачастую по более высокой цене или не надлежащего качества. Поставщиков выбирают из тех, кто сам нашел ресторан, принес свои прайсы и предложил за общение с фирмой процент закупщику либо материальный, либо продукцией (так называемый откат). Поставщики используют откаты как средство конкурентной борьбы, и сохранить принципиальность принимающему решение о закупках в такой ситуации очень трудно. Можно утверждать, что это наиболее сложный для вычисления вид мошеничества, тем более что при закупках оплата часто идет наличными. Избежать можно только одним способом: разнесение ответственности за выбор поставщиков, определение цен на продукцию и объёма, приём по качеству между несколькими сотрудниками из разных отделов. Например: выбор поставщиков - руководитель ресторана, мониторинг цен и ежедневный заказ производит отдел закупки или сотрудник склада, приём по качеству - руководитель производства. При этом руководитель предлагаемые проценты от фирмы поставщика берёт продукцией, тем самым уменьшая себестоимость блюд.